材料招标小组工作制度

由于现在建筑材料品牌、等级、种类、产地多，市场上存在许多假冒产品，为了确保在工程中使用合格、符合设计要求的建筑材料，并保证所用材料质优价廉和供应商的供货能力和信誉，经公司研究决定成立了材料招标工作小组，此小组下设材料质量和材料价格两个小组，专门负责招标采购工程中除砂、石、砖、石灰以外的土建、安装材料；同时负责公司分包项目所用材料的招标采购工作。为使小组各项正常运转，提高工作效率和小组成员之间的协调、合作能力，杜绝工作中的推委扯皮，防止招标采购工作中的舞弊现象，特制订本工作制度共同遵守。

一、小组成员设置：

二、小组成员工作职责：

（一）材料价格小组成员工作职责 1、材料招标小组组长工作职责

（1）负责材料招标小组全部业务的统筹、安排工作；

（2）负责小组外部、内部全面协调和成员分工，传达公司领导指示，听取小组成员建议；

（3）负责主持材料招标、采购工作；

（4）负责组织价格小组成员开标、评标、定标工作； （5）负责将招标过程和评标结果向总经理汇报； （6）负责批准材料计划；

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材料招标小组组长 材料小组组长 材料小组组长 副组长： 副组长： 材料监督 甲方代表 价格谈判 价格分析 材料询价 材料统计 （7）负责小组成员的管理、监督、考评工作；

（8）接到质量小组对某供应商多次供应不合格材料的报告后，负责应及时组织人员进行处理，并依据合同对该供应商做出相应处罚，并可终止合同，将该供应商列入黑名单中。

2、副组长工作职责

（1）负责起草材料招标文件；

（2）负责汇总整理招标、评标报告报小组组长； （3）负责招标计划的审核，报小组组长批准； （4）负责根据价格小组组长安排落实各项工作任务； （5）协助价格谈判员与中标方谈最终合同价。 3、材料价格谈判员工作职责

负责根据小组前期确定的材料保留底价组织材料质量小组相关人员同中标方进行价格谈判，最终确定公司采购的理想价格，并将谈判结果报小组组长。

4、材料价格分析员工作职责

负责根据材料询价员询出的价格组织小组相关成员分析确定材料的保留底价，并向小组组长汇报。保留底价由分析员密封后保管，所有参与人员要做好保密工作。

5、材料询价员工作职责

（1）根据材料明细表和质量小组要求的材料质量和设计要求进行询价并考察供应商的供货能力、信誉、售后服务等相关情况。

（2）汇总整理询价报告报小组组长。

（3）收到投标书后，及时通知价格小组组长组织开标，评标工作。

（4）建立合格供货商名单，并对供货商进行定期评标，（每半年、一年一次）。 6、材料统计员工作职责

（1）负责起草、运转材料合同，合同中涉及到的质量要求和验收标准应与供货商及质量小组及时沟通，给予完善。

（2）负责根据材料计划、材料明细表和材料合同及时与供货商协调，组织进货； （3）负责采购材料的出、入库登记工作，并做好每月与财务材料统计员和施工单位材料员的对账工作；

（4）负责采购材料现场的清点、分配工作，不允许出现库存现象。并应根据材料明细将公司原有库存逐步应用于工程中；

（5）负责根据材料合同运转材料拨款单据并确保材料票据符合公司及税务相关的规定；

（二）材料质量小组成员工作职责 1、质量小组组长工作职责

（1）负责将材料招标计划批准转价格小组；

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（2）负责将预算部列出的材料采购明细表批准后转价格小组； （3）负责组织小组成员对价格小组提供的材料样品进行评审；

（4）负责根据招标材料明细表向价格小组提供三种（三家）以上熟知的品牌和供应商名单，作为价格小组询价、招标的依据；

（5）负责安排本组人员与价格小组成员一起同中标方进行价格的再次谈判； （6）负责小组外部、内部全面协调和成员分工，传达公司领导及材料招标小组长指示，听取本小组成员建议；

（7）负责小组成员的管理、监督、考评工作； 2、质量小组副组长工作职责

（1）负责将预算部列出的材料明细审核后转质量小组长批准； （2）负责向价格小组提供材料质量标准和设计要求；

（3）对没有国家和行业规定的材料标准或是制作安装要求的，负责根据工程特点和中标方的施工方案编制公司制作安装要求和验收标准，经质量小组长批准后提供给价格小组。

（4）负责及时将变更或调整后的材料计划或材料明细表报质量小组组长审批后报价格小组；

（5）参与大宗或重要材料进场的检验；

（6）参与价格小组提供的样品评审，并将评审意见汇总后反馈给价格小组。 3、材料监督员工作职责

（1）参与价格小组提供的样品评审工作；

（2）负责监督、抽查材料的进场验证记录和现场取样送检记录；

（3）参与大宗或重要材料的进场检验工作；必要时，参加其他进场材料的检验； 4、在本小组中甲方代表工作职责

（1）负责所有进场材料物资的检验，并填写材料进场检验单； （2）负责进场材料见证取样工作，并对材料试化验报告进行定期检查； （3）配合价格小组作好现场材料的分配工作；

（4）负责现场材料使用情况的检查，根据公司提供的样品逐批次核对，并填写相关记录；

（5）负责及时向质量小组组长反馈进场材料的质量问题，对多次发现问题的材料，应建议质量小组组长停止使用该供应商的材料。

三、材料招标小组主要工作流程和工作要求

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1、质量小组应按照预算部提供的工程所用材料明细表向质量小组提报材料招标计划表，计划表需经质量小组组长批准。计划表中应包括材料的规格、型号、质量要求、验收标准、大概数量、推荐的品牌、厂家（不少于三家）、材料需进场日期或是使用日期、材料的使用地点等相关资料。材料招标计划表必须提前一定的时间提报给价格小组用于材料的询价、招标、采购。如因提供材料招标计划不及时，导致材料不能及时用于工程中造成的窝工或是索赔，则由质量小组承担责任。

2、由项目经理部根据工程进度编制各类材料或是甲方分包方进场时间计划表经工程部批准后，分别报材料质量小组、材料价格小组和三级监督各一份。工程中直接使用原材料的，质量小组应提前一个月提报材料招标计划表；不能直接使用原材料的，需经过加工制作后，在工程中直接安装的（如门窗工程、护栏扶手工程等），需提前两个月的时间提报材料招标计划表。

3、材料价格小组在接到经质量小组批准的材料招标计划表后，应及时组织人员对计划表进行审核，对于其中有疑问或需补充的内容及时与质量小组进行沟通，然后安排询价人员按照计划表中相关要求进行询价，并将材料样品带回交质量小组进行检验、评审，确定符合要求的样品，并将评审结果提供给价格小组。在询价过程中应对供货商或是制造商的供货能力、信誉、业绩、售后服务等方面进行调查、评价，并将相关资料复印件（加盖被调查方的公章）交给价格小组进行最终确认。

4、根据询出的价格，由材料价格分析员组织1至2名价格小组人员分析确定材料招标的保留底价，由分析员密封后保管。

5、采购总价超过2万元的或是重要材料应编制招标文件，经质量小组和价格小组评审后发售给选定的供货商进行密封报价。

6、价格小组收到报价书后，组织相关人员进行开标，评标、定标，当定标价格高于我们的保留底价时，应由价格谈判员会同质量小组相关人员与中标方在合同签订前再进行商谈，确定最终的中标价格。

7、由材料统计员起草材料合同文本，经评审人员评审后，由材料委托代理人与中标方签订材料供应合同。然后再由统计员运转至各部门存档备案。整个招标采购时间不得超过材料（甲方分包方）计划入场的时间，否则造成的工期延误由价格小组承担。当项目经理部提供的材料（甲方分包方）计划入场时间发生较大变动时，应及时通知部室和小组。

8、对于新型材料或是本地市场还没有大量使用，公司没有采用过的材料，在无法确定保留底价的情况下，应在定标后，再由价格谈判员与中标方商谈我们认为的理想价格作为最终中标价格。

9、当招标总价不足10000元或是选择的投标方不足三家时，可采用比价的方式确定中标方。

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10、签订材料合同后，由材料统计员根据各项目材料需求计划及材料进场日期联系供应商组织供货。并按到货日期及时通知材料质量小组、督察办、工程部、相关项目经理部组织现场验货，由项目经理部填写材料检验记录表。检验合格后，材料统计员要及时与供应商和施工单位办理材料出入库手续，并与每月月底前同公司财务统计员、施工单位材料员核对一次。必要时，在拨款时核对一次。

11、因甲方原因变更导致材料计划调整时，质量小组应及时通知价格小组，并将变更后的计划或是补充计划报价格小组。

12、材料统计员应根据公司现有库存材料情况，调拨到工程项目中。使用新采购材料不得再出现库存。

13、材料统计员根据材料供应情况和合同约定，运转材料拨款单据。所有材料单据要明确拨款金额与合同约定相符，同时应清楚供应商所开单据的户头为哪个施工单位，并保证单据符合税务部门的要求，必要时由财务部配合鉴定。

14、供货结束后，由质量小组会同价格小组对供应商进行再次的评价，合格的，可继续作为我公司的合格供货方；经评价不合格的，由询价员列入黑名单中，以后不再采纳。

四、相关处罚制度

1、如因材料招标计划表提供不及时，导致招标不及时引起的工程窝工或是工期索赔，每次扣质量小组500元；如因材料招标计划内容不全面导致的招标结果错误，每发生一次扣质量小组200元；

2、如质量小组按工作要求中规定的时间提供的材料招标计划表，价格小组未在规定的时间内完成招标、采购工作造成工程窝工或是延期的，每次扣价格小组500元；未造成窝工或是延期的，每次扣价格小组300元；

3、询价人员应在规定的时间内完成询价工作，并将询价结果报价格小组组长，每拖期一天扣50元；

4、保留底价需密封保管，每泄露一次价格分析员和参与人员应承 担3000元的罚款，并接受公司的相应处罚；

5、超过工作要求规定应编制材料招标文件而未编制的，每发生一次扣编制人员50元；

6、报价书应密封报价，如接收报价人员收到明显不符合要求的报价书，每发现一次扣50元；

7、如质量小组未将变更或调整的材料计划及时提供给价格小组，造成库存增加或是工期索赔，每次扣价格小组300元；

8、质量小组应建立合格供应商名单，应有真实、有效的相关证明资料，如资料不齐全，每发现一次扣50元；如询价人员提供了虚假资料，每次扣询价人员50元；

9、招标过程和评标结果应编制报告，每缺少一次扣质量小组编制人员50元；

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10、价格谈判人员应将谈判报告报小组组长，每缺少一次扣谈判人员50元； 11、如材料统计员未按规定做好出入库工作，造成材料供应混乱，账务不清，每项次扣50元，并接受公司的相应处罚；每月应与财务和施工单位核对材料一次，每缺少一次扣50元；如工作不认真，导致账物不符，每发现一次扣100元，并接受公司的相应处罚。

12、工程中使用了与样品不符或是不合格的材料，每发现一次扣项目经理部2000元，参与入库验收的其它人员每次扣500元；

13、材料统计员未及时通知质量小组人员材料进场时间，造成材料未经检验就入库，每发现一次扣统计员100元；

14、需取样送检的材料未按规定取样送检，每发现一次扣项目经理部500元； 15、每批次材料验收记录不齐全的，每发现一次扣项目经理部100元。 本制度自 年 月 日起实施。

2014.8.26

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