应收账款流程

应收账款管理制度

第一章 总 则

第一条：为保证公司资金安全，防范经营风险；并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时

间，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，特制定本制度。

第二条：应收帐款的管理部门为公司的财务部门和销售部门，财务部们负责数据传递和信息反馈，销售部门负责客户的联系和款项催收，财务部们和销售部门共同负责客户信用额度的确定。

第二章 客户资信管理制度

第三条：客户的资信管理包括信用额度、信用期限、信用政策三方面的内容，由财务部和销售部共同确定。客户信用档案的建立由销售部在收集整理的基础上建立客户信息档案，客户信息档案包括：有关客户最基本的原始资料，包括客户的公司名称、地址、电话、注册资金、经营规模、所有者、经营管理者、法人代表及与本公司交往的时间，业务种类等。

第四条：客户的基础信息资料由负责各区域、片的业务员负责收集，凡于本公司交易次数在两次以上，且单次交易额达到1万元人民币以上的均为资料收集的范围。客户的信息资料应根据业务员与相关客户的交往中所了解的情况，随时汇总整理后交业务经理定期予以更新或补充。

第五条：客户的信息资料为公司的重要档案，所有经管人员须妥慎保管，确保不得遗失，如因公司部份岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的主要部分，凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续。

第六条：实行对客户资信额度的定期确定制，由销售部、财务部、总经理每年对客户的资信额度、信用期限进行一次确定。信用额度根据客户综合情况滚动制定，确定每个客户可以享有的信用额度和信用期限，建立《信用额度、期限表》，由销售部门和财务部门各备存一份。

第七条：公司为鼓励客户提前还款，缩短收款期，可采取现金折扣的方式，现金折扣政

策必须由总经理和财务经理审批后方可执行。

第三章 产品销售赊销的管理

第八条：产品销售中，凡利用信用额度赊销的，经办人员必须根据赊销合同填写 “开据发票申请单”，注明赊销期限，由分管负责人严格按照预先每个客户评定的信用限额内签批后，财务部门方可开票，仓库管理部门方可凭单办理发货手续；

第九条：财务部会计每十天对照《信用额度期限表》核对应收帐款的回款和结算情况，严格监督每笔帐款的回收和结算。超过信用期限15内仍未回款的，应及时告知财务经理，并及时汇总通知销售部门负责人立即联系客户清收。

第十条：凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。

第十一条：销售人员在签定合同和组织发货时，都必须参考信用等级和信用额度来决定销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须经分管负责人签字后方可盖章发出。

第十二条：对客户应定期、不定期走访；在客户走访中，应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级。

第四章 应收账款监控制度

第十三条：财务部门应于每月后5日前提供一份当月尚未收款的〈应收账款帐龄明细表〉，提交给销售部门。由相关销售人员核对无误后报经销售经理批准进行账款回收工作。该表由销售人员在出门收帐前核对其正确性，不可到客户处才发现，不得有损公司形象；

第十四条：销售人员在与客户签定赊销合同时，应按照《信用额度表》中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。如超过信用期限者，按以下规定处理：

1、超过1-15天时，由经办人上报部门负责人，向客户发出货款催收单并电话通知客户；

2、超过16-30天时，由部门经理上报主管副总经理，派员上门催收，并由业务部门

对经办人给予相应惩罚；

3、超过30天时，并经催收无效的，由业务主管报总经理批准后作个案处理（如提请公司法律顾问考虑通过法院起诉等催收方式），并由业务部门对经办人给予相应惩罚；

第十五条：款项收回时销售员需整理已收的帐款，并填写应收帐款回款明细表，若有折扣时需在授权范围内执行，并书面陈述原因，由销售经理签字后及时向财务交纳相关款项并销帐。

第十六条：业务人员在销售产品和清收帐款时不得有下列行为，一经发现，一律予以开除，并限期补正或赔偿，严重者移交司法部门。

1、收款不报或积压收款。 2、退货不报或积压退货。 3、转售不依规定或转售图利。

第五章 坏账管理制度

第十七条：坏账是指企业无法收回或收回的可能性极小的应收款项。企业的应收账款符合下列条件之一的，应确认为坏账：

1、债务人死亡，以其遗产清偿后仍然无法收回； 2、债务人破产，以其破产财产清偿后仍然无法收回；

3、债务人较长时期内未履行偿债义务，并有足够的证据表明无法收回或收回的可能性极小 。

第十八条：公司可根据备抵法计提坏账准备，计入各期的管理费用，根据目前公司状况具体计提比例如下：

账龄 1年以内（含1年） 1年至2年（含2年） 2年至3年（含3年） 3年至4年（含4年） 4年至5年（含5年） 5年以上 计提比例（%） 3 10 30 50 80 100 第十九条：凡发生坏帐的，应查明原因，如属业务人员责任心不强造成，于当月份计算销售人员销售成绩时，应按坏账金额的---%先予扣减业务员的业务提成。

第六章 应收账款交接

第二十条：销售人员岗位调换、离职，必须对经手的应收帐款进行交接，凡销售人员调岗，必须先办理包括应收帐款在内的工作交接，交接未完的，不得离岗，交接不清的，责任由交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责；凡离职的，应在30日向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放，由此给公司造成损失的，将依法追究法律责任。离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要交接完成，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任；

第二十一条：“离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，并监交人签字后，保存在移交人一份，接交人一份，公司档案存留一份；

第二十二条：应收帐款交接后一个月内应全部逐一核对，无异议的帐款由接交人负责接手清收，（财务部应随时对客户办理通讯或实地对帐，以确定业务人员手中帐单的真实性。）；交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现帐目不符时由接交人负责。

应收账款流程

审核合同

开具发票 仓库发货单

发票金额确认 合同及发货单确认

与销售员 财务人员、销售人员

对账 有差异

核对 记账错误 无误

编制应收账款明细表及账龄分析表 调整往来

否 检查应收账款是否按时付款 催收并控制后续发货

是

收款 入账，冲减应收款，更新记录

出具应收账款情况说明书

完成

20 年 月往来情况明细表 序号 单位 期初 本期购入 本期付款

期末余额 备注 注：合同原件存放在销售部，复印件两份，一份交财务，一份交仓库 合同移交签字人员：库管员、材料会计、销售部专员

催收流程

销售部催收欠款（1-15天） 催款单

逾期15天、30天催收欠款

否 客户付款 三次催收仍未付款

入账，更新应收款记录

停止发货并及时反映到营运部

检查

是否已发送 否 记录原因

是 与客户联系

完成 协同财务完成清账

催收函

公司：

截止 年 月31日，我公司账面显示贵公司尚有欠款 元（人民币大写 ）。按照贵公司的有关合同协议约定，贵公司应在 年 月 日之前支付上述款项，但我公司至今未收到该笔款项。因此，特请贵公司尽快向我公司支付上述款项。如有其他原因请书面回复，谢谢！

公司（盖章） 年 月 日

应付账款管理制度

第一条：为保证应付账款的及时清偿和合理列示，建立良好的内部控制系统，特制定本制度。

第二条：应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第三条：应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

第四条：应付账款遵循原则 1、集中企业资源，做好付款计划； 2、诚信经营，规范制订采购合同； 3、坚定信用，按期付款； 4、合理展延付款期。

第五条：应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算。

第六条：财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。

第七条：财务部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。如果追查结果表明无会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。财务部应定期从供应商处取得对账单，进行核对、调节工作。

第八条：对于存在质量问题的库存货款，未经总经理批准，财务部不得擅自付款。 第九条：财务部接到已到期的应付账款应及时支付，由采购部提供采购部经理签字生效的采购订货单，经财务部经理审核、总经理审批后才能办理结算与支付。

第十条：各类应付、预付账款没有特殊要求的，应避免用现金支付。

应付账款流程

订货

市外 市内

采购网上订货生成订货单 电话通知 （采购人员）

部门经理签字 加盖公司公章 传至供应商确认订货单 供应商盖章签字 回传至公司 财务部打款（根据回传订货单）

凭银行回单 通知对方发货

入库（见入库流程） 财务部按入库单及随货同行联，确定往来金额

凭对方提供入库单

客户联

每月与供应商对账

核对无误

财务开出往来对账单，注明日期，金额 财务人员、对方对账人员 共同签字确认

月末编制往来情况明细表 表格同上

往来对账单

经审核：________________________公司，截止____年 ____月至___ 年 ___月，往来金额为：__________元。

**单位：_________ 会计：___________

*********公司 日期

往来对账单：一式二份，一份留底，一份交对方单位 签字人员：对账当事人，本单位会计

其他应收款管理制度

第一章 总 则

第一条：其他应收款是指除应收票据、应收账款和预付账款以外的其他各种应收、应付款项。主要包括：

1、应收的各种赔款、罚款。 2、应收出租包装物的租金。 3、应向职工收取的各种垫付款项。

4、备用金（向单位各职能科室、车间等拨出的备用金）。 5、存出的保证金，如：租入包装物支付的押金。 6、预付账款转入。

7、其他各种应收、暂付款项。

第二条：其他应收款业务主要有两个方面：一是对外发生的债权，二是发生在单位内部的备用金借款和员工差旅费借款等。

其中对外发生的债权控制应比照应收账款的控制进行。发生在单位内部的备用金借款控制依据《现金管理制度》，本制度针对员工因公借款的管理，主要包括差旅费借款、零星采购借款和其他临时性借款。

第二章 建立健全其他应收款的管理责任制度

第四条：财务部门负责其他应收款的管理工作。

第五条：单位各部门凡涉及有其他应收款在账的，部门负责人负有督促其按时归还借款之责任。

第六条：管理原则

事前控制、事中监管、事后清理。 第七条：借款支付方式

借款可使用现金、支票方式予以支付，视不同情况和公司财务规定而定。 第八条：借款程序和标准 （一）因公出差借款。

1、员工因公需借支差旅费时，应填写借款申请单，注明预借金额。 2、经部门负责人审查，财务负责人审核，总经理审批。 3、到财务部领款。

4、财务部以借款单为依据办理借款。

5、员工出差回单位后 日内，应持相关凭证到财务部办理报销手续。

6、财务部结合借款单的内容审核差旅费报销凭证的真实性准确性，办理差旅费的报销并冲销借款。

（二）零星采购借款

1、由相关部门做出书面采购计划，注明需预借的金额。 2、经部门负责人审查，财务负责人审核，总经理审批。 3、到财务部门领款。

4、财务部门以借款单为借款依据办理借款支付。

5、零星采购业务完毕后 日内，应持相关发票等凭证到财务部办理报销手续。 6、财务部结合借款单的内容审核采购发票报销凭证的真实性、准确性，办理报销并冲销借款。

（三）其他临时性借款

1、个人临时性借款一般不予办理，特殊情况经公司领导批准方可办理，有借款尚未还清者，一律不准进行二次借款。

2、借款人填写借款单，注明借款用途。

3、借款单需经部门负责人和分管领导审查、财务负责人审批。 4、财务部以借款单作为借款、还款的依据。

5、个人借款的一般不得超过 个月的工资总额，超过时须有单位担保人。 第七条：借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作他用；否则，应视情节轻重追究责任

第三章 建立定期报账制度

第八条：员工借款必须在业务发生后及时办理报销或还款手续。职工因公出差预借差旅费，必须在返回后 日内报销清账，报销后的余额应及时交回。对于领用支票、汇票结算的零星采购业务，应于使用后 个工作日内办理报销手续，

第九条：员工其他借款原则上不应超过 个月。

第四章 逐笔清欠制度

第十条：无论何人、何事，在第二次借款前必需首先报清上一次借款，若上次借款尚未报账，原则不能再借款。

第十一条：财务部门应定期、不定期清理暂借款。对逾期未还、未报销者，发送《借款报销（还款）催办单》通知当事人，仍未执行者，采取扣除工资和其他措施，特殊情况需报公司领导批准。

第五章 建立健全其他应收款年度清查制度。

第十二条：每年年终时，要组织专人对其他应收款的占用情况进行清理，与债务人核对

清楚，并取得对方欠证。对业务尚在进行中的借款，已开支的要报账，尚未开支的要在还款后再重新办理借款手续。做到债权明确，帐证、帐实相符。如不能取得欠证，应及时向领导汇报，查找原因，研究处理办法，写出书面材料，归入档案。

第十三条：财务部门每年末应对其他应收款进行账龄分析，对账龄1年以上的其他应收款项进行重点分析，并在年度财务分析报告中逐笔披露，列示产生原因，通知业务部门组织清理。

第十四条：业务部门应估计各项应收款项的可回收性，预计可能产生的坏账损失，通知财务部按规定计提坏账准备。

第十五条：对确实不能收回的其他应收款，在认真清查核实的基础上，报经上级主管部门和相关部门批准后，做坏帐损失处理。

第六章 人员调离

第十六条：公司员工在办理调动、离职时，必须经财务负责人签字，证明其已办理还款等财务手续后，人力资源部（或办公室）方能为其办理调动，离职手续。

第七章 责任追究制度

第十七条：对于不能收回的其他应收款应当查明原因，追究责任，并根据责任人的责任范围和失职损失程度给予经济处罚．

第十八条：对不按时报账还款的人员采取强制措施，如从工资、奖金款项中扣除借款、通报批评、给予纪律处分等处罚。

第八章 附则

本制度自文件下发之日起执行。

借款流程

填写借款申请单

注明金额及用途 部门负责人审查并签字

财务负责人审核并签字

总经理审批

出纳审核签字手续是否齐全

领款

凭借款单 财务挂账

报账（费用报销流程）

否 财务发出《借款催办单》

是 仍未办理

工资中扣除销账

其他应付款管理制度

第一条：本科目核算企业除应付票据、应付账款、预收账款、应付职工薪酬、应付利息、应付股利、应交税费、长期应付款等以外的其他各项应付、暂收的款项。企业（保险）应交纳的保险保障基金，也通过本科目核算。主要包括：

1、租入固定资产和包装物的租金。 2、存入保证金。 3、应付承包风险抵押金。 4、单位和个人借款。 5、暂收其他单位的款项。

第二条：其他应付款应按应付和暂收等款项的类别和单位或个人设置二级科目进行明细结算，每月终了对各明细款项的余额，列出分户清单，以便通知有关部门或个人及时报帐结算。

第三条：建立健全其他应付款的管理责任制度，财务部门负责其他应付款的管理工作。 第四条：管理原则：检查长期挂帐的其他应付款，查明原因，并做出记录。

第五条：检查应付股东、高级管理人员、董事、联营企业和关联企业的款项。检查企业有无利用其他应付款截留收入、虚挂费用或隐瞒盈亏。

第六条：支付方式

可使用现金、支票、银行存款方式予以支付，视不同情况和公司财务规定而定。

第七条：附则

本制度自文件下发之日起执行。

往来会计岗位责任

一、严格执行《企业会计制度》的相关规定。

二、认真审核入库单、出库单，保证财务核算工作的准确性，对入库价格差异较大的要及时记录，对号码丢失、下错帐、或未下帐的出库单要说明原因 三、准确提供财务经理所需的各项成本

四、负责编制材料进销存明细表（外账）和各供应商应付结算明细表 五、负责与各相关负责人核对各项往来

六、监督并协助仓库做好库存盘点工作，对盘点结果进行审核、分析，并提出处理意见 七、负责对《管理软件》进行管理和维护，规范材料入库、出库操作流程，监督仓库及配件的编码，货架的整理等工作。

八、督促预支差旅费的员工及时办理报销还款手续。及时清理各种暂收、暂付、应收、应付款，对确实无法收回的，应通知有关部门查清原因并上报公司领导，按规定办理好销帐手续，及时清帐；

九、做好往来账款管理工作，认真做好往来账的账龄分析工作，及时提供分析报告，并提出合理化建议；

十、妥善保管好工资单等各种发放单及各种原始凭证，并按会计档案管理制度要求装订成册，移交会计档案管理员

实施细则：

1、与企业管理当局、财务部门、相关业务部门及管理部门进行交流，相互配合，上传下达，共同做好往来账款的管理工作。

2、详细了解公司的销售政策、采购政策、往来的流程、赊销的审批制度等相关的制度； 3、往来挂账手续是否齐全（合同、入库单、出库单、随货同行单、相关人员的签字），编制工作底稿；

4、导出往来明细，编制往来明细表，将明细表与总账、明细账、会计报表进行核对，保证账账、账表相符；

5、对长期挂账的往来款项查明原因；

6、是否存在未入账的往来款和不属于结算业务的债权； 7、采用询证法核对往来款项；

8、核对完成后，按照账龄对往来进行账龄管理并对其进行分析； 9、建立建全相关的管理制度

达成效果：

1、保证核算的及时性和正确性。

2、真实反映企业经营状况，正确评价企业经营绩效，有利于完善内部核算制度和真实披露会计信息；

3、清晰的了解每笔往来款项逾期情况，便于进行往来款项的催收； 4、对于拖欠的情况，作为以后客户交易资金审批的参考； 5、对于客户的回款情况，能及时调整信用政策；

6、按账龄长短制定坏账损失率计提坏账，加速公司资金的周转；