２０１３年第１１期 （总第２３７期） 黑龙江交通科技 ＨＥ ＬＬＯＮＧＪＩＡＮＧ ＪＩＡＯＴＯＮＧ ＫＥＪ Ｎｏ．１１，２０１３ （Ｓｕｍ Ｎｏ．２３７） 浅谈如何做好机关档案鉴定工作 张春红 （黑龙江省黑大高等级公路管理处） 摘要：从掌握鉴定的依据和标准、科学取舍、加强组织领导等三方面论述了如何做好机关档案鉴定工作。 文献标识码：Ｃ 文章编号：１００８—３３８３（２０１３）１１—０１８９—０ｌ 关键词：档案鉴定；依据；标准；组织领导 中图分类号：Ｕ４１５．１ 档案鉴定工作难度大、责任重，文书和档案人员往往存 在畏难情绪，怕担责任，索性对归档文件或档案不进行鉴定， 即使鉴定了取舍幅度也不大，造成档案鉴定工作质量不高、 作用不大的局面。那么，如何做好机关档案鉴定工作呢？主 要应做到以下几点： １掌握档案鉴定的依据和标准 档案鉴定是一项主观性很强的工作，对于同一份档案材 料来说，不同的人可以做出不同的判断和决定，有的过于严 格，有的则过于宽松，尺度很难把握。事实上，这两种倾向都 不利于档案鉴定工作的开展，过于严格会造成没有价值的档 案占用了有限的保存空间，过于宽松则会使有价值的档案错 误地被销毁。鉴于这种情况，为了明确标准，统一认识，避免 由于个人的主观性和片面性所造成的档案鉴定的失误，国家 档案管理部门相继出台了《关于机关文书档案保管期限的 规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》以及《文书档 案保管期限表》等规定性文件，明确规定了哪些文件材料应 该归档，哪些文件材料不应该归档，归档的文件材料需要保 存多长时间等，这些规定性文件成为档案工作者开展档案鉴 定工作的依据和标准，对档案鉴定工作具有重要的指导性意 义，从而使工作人员在鉴定时有据可依，而且图表的形式更 易于区分各种文件的不同保存价值和保管期限，因此，工作 人员必须认真学习、全面掌握、深刻领会这些规定，并在工作 中熟练操作，确保鉴定工作的准确性，同时，不断提高档案鉴 定工作质量和效率。值得注意的是，国家档案管理部门颁布 的《机关文件材料归档和不归档的范围》以及《文书档案保 管期限表》是通用的，具有普遍的指导意义，具体到每个单 位应结合实际制定适合本单位的《文件材料归档和不归档 的范围》和《文书档案保管期限表》。另外，这些规定性文件 只适合文书人员立卷归档时使用，在档案保管过程中，涉及 到期档案鉴定和定期鉴定时就不能只局限在这两个规定上， 档案工作者要依据鉴定工作遵循全面的观点、历史的观点、 发展的观点、效益的观点“四大原则”和职能、来源、内容、形 式特征“四大标准”，综合考虑档案自身属性和社会需求等 各方面因素，用辩证的思维分析档案价值，科学全面地进行 判定，仍有保存价值的需重新划分保管期限继续保存，确定 没有保存价值的要按照有关制度规定进行销毁。这不是简 单量化的工作，有一定难度，要求档案工作者必须提高自身 素质，在工作中全面掌握，灵活运用。 ２避免有文必档尤其要做到取中有舍 档案鉴定工作就是对文件材料和档案进行取舍的过程， 在多年的工作中体会到“取”比较容易，“舍”相对来说则较 难。然而，要想真正发挥档案鉴定工作的作用，使室藏档案 得到优化，合理、正确的“舍”才是最关键的。事实上，档案 在移交档案室之前，已经进行过多次鉴定。一是文书人员立 卷归档时的筛选和鉴定；二是档案部门进行业务指导时的检 查和鉴定；三是移交档案室时档案人员对案卷进行的检查。 但是，文书和档案工作者在鉴定过程中，对文件材料和档案 进行取舍时常常有顾虑，为难情绪较重，即使对不属于归档 范围内的文件也觉得可惜，恋恋不舍；另一方面，有些档案工 作者在认识上存在误区，认为室藏档案数量越大意味着室藏 收稿日期：２０１３—０５—１２ 越丰富，档案室规模也就越大，才能够达标升级，因此，在立 卷归档时不加判断，“有文必档”，致使一些不具有保存价值 的档案混淆其中。然而，现实情况是，由于办公场所限制，一 般机关档案窒的库房面积、容量是有限，短期内是不用担心 库房会紧张，但随着时间的推移，形成的档案会越来越多，如 果任由没有价值的档案充斥其中，这个问题就会慢慢凸显出 来。另一方面，我们也应考虑到，档案保管是有费用和成本 的。档案保管设备、装具需要购买，档案信息存储、复制、修 复等要发生费用，人员要有工资支出，而且室藏档案量越大， 保管期限越长，相应的这些费用也就越大。我们知道，一个 单位用于档案管理方面的经费是有限的，冗余档案太多，就 会增加保管成本，势必造成资金紧张，从而影响整体档案保 管的质量和利用效果。以往，我们在鉴定档案时只考虑文件 的内容、来源以及社会需求等方面因素，近些年，档案界又把 保管费用因素也提出来，因此，我们在鉴定文件或档案时，要 充分考虑保存档案所产生的成本与其所产生的价值之间的 关系，能够做到忍痛割爱，在“取”的同时，也要有“舍”，避免 “有文必档”，盲目增加室藏量，最好在档案进室之前就层层 把关，把没有价值的档案剔除掉，减少将来人力、物力和财力 的浪费。 ３加强对档案鉴定工作的组织领导 档案鉴定是决定档案命运的一项责任非常重大的工作， 稍有疏忽就会造成无法挽回的损失，因此，建立完善的组织 领导机构、严格按照制度规定办事，是避免工作失误的重要 保障。第一，档案鉴定工作要在机关主管领导的带领下有组 织、有程序地进行。首先，要成立鉴定委员会，由单位领导组 成，确定鉴定工作原则标准和运行程序，并对鉴定工作中遇 到的难题进行商讨和决策，确定存毁；其次，要成立鉴定小 组，有计划地对接收和到期档案进行鉴定。在人员组合上， 要选择素质高、业务能力强的档案工作人员，另外，各业务部 门也要推荐业务骨干参加，以弥补档案人员对部门专业知识 的薄弱。我们说，个人的思想认识和工作经验难免会有局 限，鉴定失误的可能性也就很大，而集体的智慧就会大大提 高鉴定工作的准确性。因此，在档案管理的有关制度中明确 规定，“机关的档案鉴定工作应在机关分管负责人的领导 下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组进 行”。目前，大多数单位都能按照制度规定设立鉴定小组，但 有的单位仅存在于文件中或挂在墙上，形同虚设，没有真正 发挥作用；另一方面，有的成员忽视了自己在组织中的价值， 认为有没有自己参与都不会影响工作，就责令其他人全权代 劳。因此，目前需要解决的问题是使各类组织人员各就其 位，而且要在其位谋其政，积极参与，集思广益，共同决策，充 分发挥鉴定委员会和鉴定小组的作用，从而对档案价值做出 准确判断。鉴定工作的结果就是一部分档案保存，另一部分 档案要销毁。档案一旦销毁就再也无法恢复，因此，销毁档 案必须严格遵循批准和监销制度，确保手续完备，程序严密。 文书和档案部门对确认已无保存价值需要销毁的档案要进 行登记造册，送主管领导和单位负责人批准后才能销毁。在 销毁时，要选择两个人进行监销。必须严格履行送审和签字 手续，决不能代签。 ・１８９・