高校印刷耗材精细化管理的探索与实践

府采购流程与学校内部管理的衔接。结合曲阜师范大学对印刷耗材管理的探索与实践，在分析印刷耗材管理的特点和存在

的问题的基础上，提出通过采购购置印刷耗材，需要以完善管理制度、做好排查摸底为前提，理顺管理流程；借助蓄

水池模型，直观描述做好印刷耗材的入库管理、用户领用、库存管理等环节，以期实现印刷耗材的精细化管理。关键词 印刷耗材；高校；精细化管理；蓄水池模型中图分类号 G7

文献标志码 A

doi：10.3969/j.issn,1672-4550.2019.04.033The Exploration and Practice of Fine Management of Printing

Consumables in Colleges and UniversitiesKONG Bin(Center of Experimental Teaching and Equipment Management, Qufu Normal University, Qufii 273165, China)Abstract In the context of emphasis on budget management, in order to implement the policy and prevent financial risks, print­

ing consumables should be included in the budget of government procurement, and government procurement process should be inte­

grated into the internal management of colleges and universities. Combining with the exploration and practice in Qufii normal universi­

ty, the characteristics and problems of printing consumables management are analyzed firstly. In order to purchase printing consum­

ables through government procurement, we need to perfect the management system, understand the real situation, and streamline the

management process. Therefore, a reservoir model is used to intuitively describe the way of storage management, user requisition, in­

ventory control, etc. The purpose of this paper is to realize the fine management of printing consumables.Key words printing consumables; colleges and universities; fine management; reservoir model2015年，我国正式实施新预算法，明确要求

在预算管理上做到预算完整、公开透明、科学有

1印刷耗材管理存在的主要问题序、执行有效、纪律严明，提高预算质量⑴。加 之，随着高校规模的不断扩大，低值易耗品的需 求量越来越大，经费的投入也越来越高，如何规

范这部分资产的管理和使用，提高高校资金的

1.1重视不够,管理意识较低印刷耗材具有单件价值低、品种多、消耗快、

周转快等特征，在高校日常运行中，涉及的使用

面广，教学、科研、行政和后勤服务等各个职能

部门都需要用到。印刷耗材管理繁琐，难以引起

使用效益，已越来越引起管理部门的重视4”。

山东省财政厅将印刷耗材类低值易耗品纳入《山

管理者重视，使用及管理的规章制度不健全，使

东省集中采购目录》，要求硒鼓、碳粉、墨

用单位往往采取“自用自购，自主管理”的模式，

缺少预算管理机制，在账、物管理方面意识弱化。盒、色带、复印纸等耗材的购置必须编报 采购预算。在此背景下，本文探讨如何充分利

用采购的严肃性，借助信息技术手段，优

1.2购买随意,账面明细不清由于大多数高校对印刷耗材采用分散采购的

化印刷耗材的入库和出库管理流程，提高管理 效率，注重实效，以期实现印刷耗材的精细化 管理。收稿日期：2018-03-30;修回日期：2018-04-11模式，各单位或个人随用随买，随买随报，对购

买程序及时间没有统筹规划，对供货商也没有监

控和约束，加之印刷耗材的流动频率高，这样既

作者简介：孔滨(1981-),男，硕士，实验师，主要从事资产管理和实验室管理工作。• 158 •实验科学与技术2019年8月增加了财务处工作人员的工作量，又容易造成

“管理黑洞”，难以避免非标准化作业现象同，如虚 假购买、开具价格虚高、顶替挪作他用的发

票等情况，从而造成账、物不匹配，实物具体流

向不明。2加强印刷耗材管理的准备工作2.1完善管理制度，提高重视程度建章立制是实施有效管理的前提，以正式发

文的形式出台印刷耗材管理制度，有规章制度保 证，可以初步达到令行禁止的效果。按照《教育部

采购管理暂行办法》的规定，高校财政性资金

和与之相配套的地方资金、自筹资金、借贷资金

等均实行采购，即高校所有的采购都应纳入

采购范围［力。基于这一点，应向各单位和个人 明确，硒鼓、碳粉、墨盒、色带、复印纸等印刷

耗材，无论使用何种经费都不可以自主购买，须

将需求计划报送到资产管理部门，汇总后编报政 府采购预算，执行采购程序。充分利用学校

主页和各单位工作群，以通知的形式将文件精神

广泛宣传，从根本上改变随意购置的状况。2.2摸查需求情况，做好基础工作采购工作执行财务预算申报制度，实施

采购前，需要提前半年甚至一年制定详细、 准确的年度采购预算⑷。按照采购的流

程，预算一旦编成上报采购中心，一般不得随

意变动，因此，需要摸清全校印刷耗材需求方面 的基本状况，尽可能将采购计划编制全面和细致。复印纸和色带比较容易统计，高校用到的复 印纸主要是A4规格的，其次是少部分A3规格，个

别单位印试卷用到极少量B4规格。色带的使用范

围和数量都很少。针对复印纸和色带，编制采购

计划的第一年，可根据各单位报上来的需求量进

行统计汇总，编制采购预算；使用一年后

（一个采购周期），可以得到比较准确的全校复印 纸和色带的使用量，可以此为基础直接编制全校

年度复印纸和色带的采购预算，而不用各单

位每年报计划。工作的重点和难点在于弄清楚全校在用打印

机、一体机、复印机使用的硒鼓和粉盒的规格型 号及确定其采购数量。截止到2017年底，曲阜师 范大学在用的打印机、一体机、复印机的型号以

及对应的硒鼓、碳粉盒如表1所示。表1打印机、一体机、复印机型号及对应的硒鼓、碳粉盒设备型号硒鼓型号粉盒型号耗材类型惠普 1020/1010/1018/10053052/1012/3050/1022/2612A—鼓粉一体佳能 2900/1121惠普 1007/1008/1106/1107/1108/126/226388A—鼓粉一体兄弟 7470/20联想 7650/2650/7600LD2441LT2441鼓粉分离惠普52007516A—鼓粉一体惠普 5100/50004129X—鼓粉一体惠普 1536/1606278A—鼓粉一体惠普 1000/12007115A—鼓粉一体惠普 400/40]280A—鼓粉一体惠普 701/706192A—鼓粉一体惠普2055505A—鼓粉一体惠普3015255A—鼓粉一体佳能3018CRG912—鼓粉一体京瓷1060—TK1123鼓粉分离东芝2006—T2507鼓粉分离京瓷1801—TK4108鼓粉分离京瓷2530—TK1133鼓粉分离京瓷6530—TK478鼓粉分离理光30—SP30C鼓粉分离东芝2809—T2809C鼓粉分离东芝2803—T2309C鼓粉分离奔图3100PT-300—鼓粉一体奔图3425PD-300—鼓粉一体施乐1810—CT201911鼓粉分离三星761D101S—鼓粉一体奔图7205—TO-400鼓粉分离惠普M203—230A鼓粉分离惠普M132—218A鼓粉分离理光 AP600LU400型—鼓粉一体由表1可以看出，打印机、一体机、复印机的 型号种类繁多，而且存在一种硒鼓适用于多种打

印（复印）设备的情况。使用单位或个人有使用需 求时，一般按照打印机或复印机的型号申请领用 耗材，并不关心耗材型号，而采购预算的编 制和发布招标公告，都是根据硒鼓和粉盒的型号,

因此，事前的调研摸底，统计全校在用的打印机、 一体机、复印机的型号，并了解清楚打印、复印 设备与耗材之间的匹配关系至关重要，这些数据

信息是连接用户需求和采购之间的纽带，而

第17卷第4期孔滨：高校印刷耗材精细化管理的探索与实践• 159 •且也是采购到位后出库时的依据。因此，这一步 工作是必须做好的基础性工作。编制采购计划的

方法与复印纸和色带类似，第一年由各单位报送, 一年后，管理部门根据库存数量和年度使用量宜 接进行编制。3借助蓄水池模型，演示规范印刷耗材管理

流程出台文件、下发通知、编报采购预算等 工作是实现印刷耗材的精细化管理的准备工作，

是“堵塞子”的操作，要改变以往各单位和个人

对印刷耗材购买的随意性和报账的不规范，不能

光靠“堵”，还得注重“疏”，即从采购供货、办

理入库到耗材的日常领用和库存管理等环节，需

要有明晰的操作流程，并实现高效运作，否则会

引起用户端不满情绪的强烈反弹，留下抱怨的口 实。鉴于此，借助蓄水池模型对印刷耗材实施精

细化管理的流程进行演示和分析。3.1 \"主副两条管子注水”，明确购买途径如前所述，在编制采购预算的过程中， 已经做了大量扎实工作，对需购买的印刷耗材的

型号、数量有了比较准确和全面的统计，因此，

采购结束，货物到位后，学校全年需求量基

本可以满足，此过程可以看作是向“蓄水池”注

水的主管道。从预算编成上报采购中心到下

次上报窗口开启一般需要一年时间，这期间难免

会发生需要补充印刷耗材的情况，例如：1）预算 上报后，又买到的全新型号的打印机或复印机，

需要更换耗材；2）周期的后半段时间，个别用量

大的耗材存量不够等。针对这些情况，可由学校

采购中心参考采购模式采取询价、竞争性谈

判、公开招标等方式就近确定供应商，学校根据

实际情况制定合同，确保货物质量和供货及时， 这一步可看作“蓄水池”的副管道，作为采 购计划的补充。3.2 \"一个池子蓄水”，安排专人管理按照“方便教师，注重效率”的原则，应安

排专人管理“蓄水池”。通过设置专人负责，可以 向各职能单位和在校教师传递提高管理意识、强 化管理责任的重要信号⑼。同时，需要加强对管理

人员的业务培训，加强法规学习，掌握预算

管理、采购等方面的相关，严格按照相 关规定办事；加强思想政治教育，增强工作责任

心，提高其服务意识和服务态度3。专门管理人 员在实际工作中，不断积累和研究，进一步完善

印刷耗材的管理体系和管理制度，提高管理效率。3.3 “一个龙头放水”，引进信息管理系统充当水

龙头随着科学技术的迅猛发展，计算机和互联网

已经深深地影响到我们工作和生活的各个方面， 建立基于网络的信息化管理系统是实现现代化、 规范化管理的重要途径⑴-⑵。在确定购买途径和理

顺管理流程的基础上，需要搭建低值易耗品信息

化管理平台，才能实现对印刷耗材的精细化、高

效率管理。采购印刷耗材到货后，首先，按

照供货清单一次性将耗材的名称、种类、规格、

单价、数量等信息录入系统，实现一站式服务； 入库审核通过后，即可打印入库单，附在后

作为报账凭证；最后，每次领用，由专人负责出 库管理，打印出库单。管理系统自动生成的出库 单内容包括领用人、使用部门、使用方向（教学、

科研或者行政）、使用地点、使用经费等信息。出

库单打印一式两份，管理部门和财务处各执一份,

领用人拿出库单找本单位负责人签字盖章，管理 人员凭单据发放印刷耗材。领取单据和耗材的过

程可安排学生助管帮助完成。按照“谁使用，谁

付费”的原则，出库单上需注明开支的经费项目，

由管理部门收集一定量后，统一到财务处扣除相

应项目的经费，这样可以省去单位和个人每次领 用后都去财务处报账的工作项，也相应减轻了财

务处前台人员的工作量，从而简化了程序，提高

了服务效率。需要强调的是，通过非采购买 的耗材，也需办理入库和打印出库单，跟财务处

沟通协调，出库单是报销印刷耗材的必须凭

证，确保信息管理系统起到唯一 “放水龙头”的

角色。应用信息管理系统，建立全校印刷耗材的

电子台账，清晰记录入库详细情况和每一笔出库

的流向，实现了有账可查和数据统计，为制定年

度采购计划提供依据；还减少了用户办理业务时

间，提高了办事效率和水平。信息化管理系统的

使用，规范了印刷耗材的管理程序，为防止随买 随报现象提供技术保障，切实达到“一个龙头放

水”的阀门效果。• 160 •实验科学与技术2019年8月3.4 “定期清淤”，加强库存管理管理人员应对印刷耗材每月进行一次账物核

对，内容包括：1)根据信息管理系统显示的库存

清单盘查实物，若发现不一致情况，及时查出原 因；2)将信息管理系统里记录的出库单数量与打

印的带有各使用单位签字盖章的纸质出库单进行 比对，确保二者一致，并及时到财务处进行账务

处理。下一采购周期前，需要对信息管理系统内 的数据进行分析，掌握每种印刷耗材的年使用量,

再结合库存余量，为编报下一年度采购预算做充 分准备。4结束语印刷耗材作为高校低值易耗品的一部分，将

其纳入预算管理，并做好采购与内控管理环

节的衔接，整个流程高效运行，这样，可以提高

全校资产管理意识、积累管理经验和完善工作流

程，实现印刷耗材的规范化管理。管好印刷耗

材，能够起到以点带面的作用，在此基础上，进 一步将工作推进，实现高校低值易耗品的精细化

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4-7.编辑张莉