采购及定制外包
控制程序
文件编号：版本号：讨论稿1编 制：日 期：
生效日期：受控状态：
审 核：日 期：
批 准：日 期：
1 目的
对供方、采购过程及定制外包过程进行控制，保证采购物品及定制
外包交付物符合规定的质量要求、满足规定的时间要求和服务要求。2 范围
适用于公司业务涉及的所有原材料、设备、外协件、配套件的产品供应管理，包括定制外包与采购。
3 术语
本程序采用GB/T 19000—2008 idt ISO 9000:2008标准的术语及定义。
技术分析是指：项目经理发起，由解决方案中心、研发中心和下属公司技术中心对项目进行深化设计，对完成项目所需的设备及软件，进行详细的分析和确认后，提出详细设备及软件清单和定制外包申请的过程。
4 职责和权限
4.1 项目经理：负责提出采购需求
4.2 解决方案中心：协助项目经理明确采购需求。4.3 工程管理中心：负责审核采购需求。
4.3.1 供应链管理中心：负责合供方、分包方管理；建立产品
库；实施管理采购、分包过程。
4.4 质量管理中心：制定《供方、分包方评价准则》、对采购过
程及产品的质量进行跟踪、统计，参与产品质量问题的处理
5 控制程序 5.1 总则
整个采购及定制外包管理流程按照：技术分析流程―采购及定制外
包审批流程－采购及定制外包实施流程－产品出入库流程－产品验收流程五个阶段完成。5.2 技术分析流程
5.2.1 项目经理发起技术分析流程；
5.2.2 解决方案中心对项目进行深化设计，详细的分析和确认完
成项目所需的设备。
5.2.3 解决方案中心协助项目经理完成对项目所需设备、软件的
拆分，明确列出涉及定制外包的部分，并对外包方提出资格要求。5.2.4 项目经理根据技术分析编制设备清单并提出外包申请。
设备清单应包括：设备品牌、规格型号、数量、技术要求、计划到货时间等项内容。
定制外包申请应包括：定制内容、数量、技术要求、实施要求、质量要求、服务要求、完成时间和验收标准等内容。5.2.5 项目经理将确认无误的设备清单、外包申请提交工程管理
中心总监审核；
5.2.6 工程管理中心总监审核无误后将设备清单和外包申请提交
供应链管理中心按清单完成市场调研。对于未审核通过的设备清单或外包申请由项目经理再次整理确认后提交审核。
5.2.7 当不能一次提交完整的设备清单或外包申请时，可分项提
交，技术分析和审批的流程相同。原则上外包分项只提交一次，项目经理及参与设计的技术人员应当特别谨慎。5.3 采购审批流程
采购及定制外包审批流程：供应链管理中心根据项目经理提交的、经过审批的设备清单、定制外包申请单，发起设备清单、定制外包申请单审核流程，具体流程如下：
5.3.1 根据设备清单、定制外包申请单的要求，供应链管理中心
从合格供方名单中选择多家，咨询、谈判价格和供货周期、付款方式等，并据此核算项目采购或定制外包成本，形成《XX项目成本核算审批表》；
5.3.2 5.3.3
工程管理中心组织相关人员对《XX项目成本核算审批表》评审。
采购成本核算评审通过后，参加评审人员签字确认，由工程管理中心总监审核，报请主管副总或总经理批准；
5.4 采购及定制外包流程
采购及定制外包流程：供应链管理中心依据审核确认的设备清单及定制外包申请，进行采购和组织外包。具体流程如下：
5.4.1 供应链管理中心根据《XX项目成本核算审批表》，在合格
供应商名录中选择相应的设备供应商或分包方，进行综合性谈判，对各家谈判内容进行统计、对比列表，经过评审后确定供应商和分包方。
对于核算的采购成本大于XXXX万元人民币时，一般情况下启动定向议标流程。对于核算的采购成本大于XXXX万元人民币时，一般情况下启动招标流程。
议标、招标过程按《采购及定制外包招标控制程序》执行。
5.4.2 供应链管理中心根据《XX项目成本核算审批表》，与确定
的设备供应商或分包方草拟采购合同和定制外包合同。
5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6
供应链管理中心汇总草拟的合同和《XX项目采购、外包付款计划表》（财务部、计划部共同制订），报请公司主管副总或总经理批准。
采购合同在签订前应通过合同评审流程，参考文件为《评审管理控制程序》。采购合同在供应链管理中心存档，同时交与财务部进行备案。
设备采购和定制外包合同执行过程中，供应链管理中心要对采购合同或外包合同的执行情况进行跟踪，保障合同的顺利执行（项目现场的执行部分可以委托项目经理完成，供应链管理中心提供合同条款的控制细则和标准）。 配套《采购情况一览表》，对合同情况动态跟踪管理。
5.5 出入库流程
出入库流程按《库房管理规定》实施。
5.6 设备验收流程
设备验收：工程实施前，由项目经理组织，业主或监理参加的设备检验。具体流程如下：
5.6.1 项目经理组织业主或监理进行设备验收，如果通过验收，
向供应链管理中心回传《收货通知单》，设备采购工作即
全部完成；如未通过验收，项目经理必须与供应链管理中心共同解决验收中出现的问题，直至通过验收为止。
5.6.2 5.6.3
外包项目的验收以项目外包过程中所签订的验收条款进行验收。
项目经理将业主或监理签字的设备验收清单或进度报告交供应链管理中心门备案，即采购或外包工作完成。
5.7 供方选择、评价
5.7.1 对供方的评价采用审核供方资质文件、公司规模、经营业
绩、供货周期、产品价格、产品质量、服务质量、技术支持情况的方式实现，必要时可由解决方案中心对待评价供方的产品进行产品试用或由供应链管理中心、质量管理中心、解决方案中心进行分包方考察，提出“产品试用报告”或“分包方考察报告”作为对供方选择和评价的依据。
5.7.2 供应链管理中心根据公司业务需要收集与公司业务有关的
供方或分包方信息，初步审核后认为可以作为备选的便填写《合格供方、分包方评审表》，组织相关部门对供方、分包方按《合格供方、分包方评价标准》进行评审。
5.7.3 评审通过后由供应链管理中心将供方或分包方纳入《合格
供方、分包方名单》。
5.7.4 对合格供方、分包方的评价原则上每十二个月进行一次，
特殊情况下可以增加临时评审，对于以往在用的合格供方、分包方，每十二个月重新评价一次。对于评审所形成的《合格供方、分包方名单》应报送主管副总或总经理备案。
5.7.5 需临时增加的合格供方、分包方由供应链管理中心填写
《合格供方、分包方评审表》，评审通过后纳入《合格供方、分包方名单》。
5.7.6 对供方、分包方进行评价/选择/再评价的准则是质量管理
中心制定的《合格供方、分包方评价标准》。
5.7.7 对分包方的选择和评价应在参照供应商评价标准的基础
上，充分考虑分包方技术实力、以往业绩、资金情况、人员配备以及商业信誉等多方面因素，具体标准可根据具体
项目随时制定评价标准。
5.8物资分类
A类物资：重点物资（对产品的质量有关键影响的设备、部件、器件、材料、
软件等）。
B类物资：主要物资（对产品的质量有较重要影响的设备、部件、器件、材
料、软件等）。C类物资：一般物资（对产品的质量影响不大的设备、部件、器件、材料、
软件等，或对产品质量没有影响的辅助物料等）。
注：A类、B类物资采购和定制外包必须在《合格供方、分包方名单》中选择供方和分包方，名单中未涵盖的，应由供应链管理中心提出并组织评审，经批准后纳入《合格供方、分包方名单》才能进行采购和定制外包。
5.9不合格品控制
采购产品、外包产品的不合格情况，按《不合格品控制程序》的规定处置。6相关文件
《合格供方、分包方评价标准》《不合格品控制程序》
《采购及外包招标控制程序》
7记录
采购申请审批表
项目名称：
设备生产厂详细技术要
序号规格型号产地单位
名称家求
1 2 3 4 5 6
意
工程中心：日期：
见：
主管领导批示：日期：
意见：
说明：
1、表中各项，生产厂家、规格型号、产地3项无法确认时可不填写，其细填写；；
2、供应链管理中心仅依据本采购需求清单的要求进行采购，不依据招文件等其它文件的要求；
3、表中如不能完全体现项目要求时，可另附表单（如技术要求、设计为采购清单的组成部分。
4、备注里必须填写配置方案、必要配件、随箱资料、售后服务与质保装卸、二次运输及装卸、推荐厂家及联系
人、安装服务要求、调试要求及其他要求；若无此项说明，视同无
采购成本预算审批表
项目名称：
设备生产详细技术单
序号规格型号产地数量单价
名称厂家要求位
供应链管理 日 意见： 中心:期：业务负责人
审批：主管领导审批：
意见：意见：
日期：日期：
采购合同评审表
合同编号: 项 目 情 况项目名称：项目总金额：
项目编号：回款情况：
采购合同基本情况
合同内容：
供方单位名 称：
供方单位联系
电 话：
人：
本合同总金 额：
供应链管理中心： 日 期： 年 月 日主管领导批示：日 期： 年 月 日
设备到货确认单
项目编号：项目名称：设备名称：
接收地点：
设备数量与发货清单是否一致设备名称与发货清单是否一致
设备验货情况外包装是否完好
出厂合格证、使用说明书 等与工程验收相关的资料是否齐全
其它补充说明：
日期： 年 月
项目部签字：
日
说明：
①、本确认单为设备到达公司库房或工程现场后设备到货验收凭单，请认真填写；
②、请项目部在收到设备后的2个工作日内，将本单与设备清单一起发送到供应链管理中心；
③、设备较多时，设备名称可另附表格填写。④、本凭单在供应链管理中心存档。
合格供应商评审表
基本信息供应商名称注册地址评定项目企业营业执照税务登记证组织机构代码证
ISO认证其它分值201020
评分
供应链管理中心 评定时间主营产品评定部门
签名
资质评定项目技术能力质量管理技术支持情况评定部门技术部门质管部门工程中心技术部门供应链管理中心
工程中心
签名 售后服务情况产品交付情况付款条件合 计评审结果15
1520
100
（总分≧60分即为合格）
供应链管理中 心
工程中心
供应链管理中 心
供应链管理中
心
供应商监督检查报告
供应商名称项目/产品名称监督检查人员
监督检查阶段：
报告日期
监督检查内容
项目/产品过程管理是否规范并有效控制
资源是否
满足要求（人员、设备、材料、环境等）
技术规
范、工艺文件、作业指导书、质量记录是否准确、完整
质量控制
与保证能力
监督检查结论及建议改进意见
签字： 日期：
供方变更审批表
评定日期： 年 月 日 编号：
原供方名称
供方
编号
采购或外协生产产品类别
变更供方原因
提交提
人 交日
期
生产管理部意见
签名：
质量管理部意见
签名：
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