过

ANSHUN UNIVERSITY

本科生毕业论文（设计）

（2010～2014年）

题 目： 浅论秘书的职业素养

系 别： 人文学院

专业班级： 汉语言文学（文秘方向）2010级 学生姓名： 王秀 学号： 201001044033 指导教师： 周辉 职称： 起讫日期： 2013.9.1～2014.4.9

目 录

引言 ................................................. 1 一、相关理论概述 ..................................... 1

（一）秘书的概念 ................................................ 2 （二）职业素养的定义 ............................................ 3

二、秘书应具有的基本职业素养 ......................... 4

（一）心理素养 ....................................................................................................................... 5

（二）才干素养

三、秘书职业素养的重要性 ............................. 7

（一）秘书业务能力提高的保证

（二）有助于秘书工作活动的开展 （三）有助于提高企业的工作效率

四、培养秘书职业素养的途径

（一）严谨细致、办事稳当 ........................................ 7 （二）积累经验、灵活办事 ........................................ 8 （

三

）

完

善

自

身

性

格

、

终

身

学

习 ...........................................................................9

结语 ................................................. 9 参考文献 ............................................ 10 致谢 ................................................ 11

浅论秘书的职业素养

专业：汉语言文学(文秘方向) 学 号：201001044033

姓名：王秀 指导教师：周辉

摘要

秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员自身职业素质修养直接影响着所在单位的质量与效率。在科学技术日新月异的21世纪，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置以及知识的生产、分配，使用或消费为最主要特征的经济时代，即知识经济时代。随着我国经济的不断发展，21世纪需要的是实用型、技能型、复合型的高素质的综合性秘书人才。因此,本文主要以现当代社会不断发展为前提，论述了秘书应具备的基本职业素养、秘书职业素养的重要性以及培养秘书职业素养的途径。

关键词：秘书 职业素养 重要性 途径

Shallow theory of secretary's professional quality

Secretary is an integral part of a special positions in the social life, the secretary personnel own professional quality training directly affects the quality and efficiency of the work unit. In the ever-changing 21st century science and technology, human beings will gradually enter a possession to intellectual resources, configuration, and knowledge production, distribution, use or consumption as the major features of the economy, the knowledge economy era. With the continuous development of our country's economy, the need of 21st century is a practical and technical, high-quality comprehensive secretary talents. Therefore, this article mainly on the premise of modern and contemporary social development, this paper discusses the secretary secretary should have the basic professional quality, professional quality and the importance of cultivating the secretary professional way.

Key words：The secretary，Professional quality，The importance of，way

引言

素养存在于人们的社会日常活动的各个环节，有史以来，人们生活的每一个时期和每一个行业都各有各的素养，素养是人们用来调整彼此间相互意识形态的行为准则，而秘书人员的职业素养体现在各种各样的工作作风之中，是知识与技能的结合，它是秘书人员在各种社会实践活动中经过锻炼与学习所达到的水平和境界。就目前国内外有关研究秘书职业素养的著作主要有《秘书学》、《现代秘书心理学》、《秘书职业道德准则》以及《秘书》。其中，《秘书》杂志为国际论坛领域主要刊物，其内容主要是传递交流秘书工作方面的新知识以及新技能。

一．相关理论概述 （一）秘书的概念

秘书的概念不是历来就有的，它是秘书人员在社会工作活动中长期实践的产物，具有科学的抽象性，因此，秘书的概念是在不断实践和不断认识的过程中所形成的。对于秘书的概念，历来是众说纷纭。为此，秘书有狭义秘书和广义秘书之分。

“狭义的秘书是指掌管文书并直接协助领导者全面处理日常事务的专门人员。”这里所说的秘书一般是指文字秘书、领导者的个人秘书、机要秘书以及经常跟随领导参与各种活动的秘书人员。而广义的秘书则是指凡是跟随领导者身边或在中枢机构工作，主要从事办文会，办文和完成领导者交办之事为最主要目的辅助性专门人员，统称为秘书人员。”在我看来，往大了讲，秘书就是领导者的助手。详细来说，就是为领导者处理日常文书信息和提供事物服务。

进入21世纪的今天，我国劳动和社会保障部在《秘书国家职业标准》中明确规定：“秘书人员的主要任务是从事办公室程序性工作，协助上司处理社会生

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：赵中利：《现代秘书心理学》，高等教育出版社，2008年版。

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活中的日常事务并为领导者的决策及实施提供帮助的人员。”为此，本文研究的是广义上的秘书。秘书工作更多的是与人接触的工作，人的思想以及情感都是复杂难懂的，秘书人员只有掌握一定的职业素养，才能更好的处理人与人、人与事以及事与事之间凌乱复杂的关系，才能提高工作的质量与效率，从而得到领导者以及他人的认可。

秘书是一种职称，也是一种职务，秘书工作看似简单，但其实要求工作者有很强的职业素质。秘书工作是一项相当基础性的管理工作，秘书人员工作的最大特点就是具有明确的辅助性。秘书工作性质的特殊性要求秘书人员要具备为领导综合服务的能力。因此，秘书要懂很多，要具备相当广泛的知识以及各种技能技巧，要熟练掌握并能够运用各项秘书技能技巧，更重要的是要能够明白诸多工作方法和拥有一系列的基本职业素养。 （二） 职业素养的定义

职业素养体现在人们社会日常活动的各个环节。而秘书的职业素养则是指“秘书人员在与各种类型的上司和谐相处的过程中，具备办事细致，处事严谨，能够进行严格的自我管理，对待工作积极主动，遇到挫折能够进行自我调整的一种行为规范。职业素养是秘书人员在工作中必须具备的职业品质，也是秘书人员在本职工作中担负社会职责和义务的集中体现。”如今，随着科技的进步，现代社会秘书人员的工作目标日趋升高，企业也对秘书人员的工作要求日趋严格，秘书人员工作的内容日趋标准化和现代化，因此，全面提高秘书人员的职业素质就成为秘书工作发展的一般要求和趋势。 二.秘书应具有的基本职业素养

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：陈颖：《浅谈秘书职业素养》，华北电业出版社，1997年版。

（一）心理素养

首先，秘书人员要时刻保持积极乐观的精神状态。在当今社会条件下，随着社会经济的不断发展，为适应社会的需求，我国许多著名专家就秘书心理品质等方面提出过许多见解，以此来减少秘书在工作上的认识错位。为了对秘书工作活动中的心理学问题作进一步的分析与探讨，赵中利综合关于心里学研究的最新成果，在《现代秘书心理学》中提出秘书人员对加强自身心理修养，培养心理健康等方面应努力保持积极乐观的精神状态。

对于秘书人员来说，在工作中遇到问题是很常见的，甚至是不可避免的，万不可有半点自卑心理，要相信没有战胜不了的困难，没有过不去的难关，只要具备良好的心态，时刻保持积极乐观的精神状态，对工作踏实认真，履行好自己的工作职责，准保可以完成领导吩咐给自己的各项任务，也就可以成为一位合格的秘书。例如：在《时尚女魔头》中，面对像米兰达魔鬼一般的上司，安德里亚每时每刻都紧张焦虑，但是尽管如此，安德里亚还是始终保持着积极乐观的心情，她总是能够很好地找到控制自己情绪的方法。就像她在文中说：“我决定从现在起凡事要往好处想，也许米兰达会在我回来之前死掉。也许，只是也许，她会被什么奇怪的东西绊倒，然后我们就此从悲惨中解脱。”这些无不需要秘书人员具备积极乐观的精神状态。

另外，性格品质也是秘书的主导心理品质。被誉为中国“职业秘书”培训第一人的谭一平在接受《秘书》杂志记者专访的时候说过，他很看重秘书人员的性格，他选择秘书的一个必备条件就是性格开朗，秘书人员的工作大多是在用钢筋和水泥包围的办公室里进行，因此，一个性格开朗的秘书能够让被钢筋和水泥包围的办公室充满勃勃生机，有助于办公室里的其他工作人员提高工作效率。而与

此同时，也可以看出她具备一定的沟通和交际能力。由此可见，秘书人员应努力在工作中培养乐观开朗的性格品质，因为，性格开朗是秘书人员积极乐观的一个外在表现，它制约着秘书人员各项工作活动的开展，在秘书人员各项心理活动中处于核心地位。

由此可见，保持积极乐观的精神状态是秘书人员顺利完成工作的保证。在面对寒风中气冲而来的上访者时，一杯开水，一个微笑，就能够起到缓解矛盾的作用。

其次，要具有成熟稳重的人格魅力。对于秘书人员来说，秘书工作头绪繁多，需要联系各方面的事务，工作量极大，常常加班加点，超负荷运转，因此，这很容易引起人身体和心理上的疲惫，造成心理失调。秘书人员要具有成熟稳重的心理品质，要能够时刻保持清醒的头脑，甘愿当无名英雄，能够吃苦耐劳，任劳任怨。秘书人员一定要明白完成事务的先后顺序以及处理问题的程度，因此，成熟稳重的人格魅力是秘书人员在繁杂的社会实践活动中理清思路的一个重要保证。

谭一平在接受《秘书》杂志记者专访中对“为人稳重”作了详细解释。他说：“为人稳重就是成熟，也就是说她至少是一个已经具备了自我管理能力了的社会公民。”总的来说，为人稳重表现以下几个方面：第一，办事不马虎。文件中不会出现错别字，也不会荒唐地把客户的电话号码少记或多记一位数；第二，口紧。要能够管得住自己的嘴巴，不能说的绝对不说，看见的也能当作没看见。第三，不能随随便便使小性子。一点小事就跟人家闹矛盾，甚至赌气，抓着无关痛痒的小问题不放。因此，秘书人员要善于通过意志努力，抵制和战胜不良情感，要努力培养自我调节的本领，提高自身的情感修养。秘书人员在工作中，一切要以秘书工作的需要为目的，不能浮夸气燥，也不能狐假虎威。

总之，改革开放以来，市场经济越来越显示出它的巨大作用，人类社会经济活动的各个领域都充满了竞争，尤其是企业日益凸显。因此，秘书人员应具备积极乐观的精神状态和成熟稳重的人格魅力，因为积极乐观的精神状态和成熟稳重的人格魅力是秘书人员在如此纷繁复杂的社会环境中形成良好社会效应状态的保证，也是秘书人员进行自我调节，从而达到符合当今社会需要的合格的全方位秘书人才的一种手段。 （二）才干素养

首先，要具备丰富的知识储备。秘书人员作为领导身边的参谋和助手，承担着为领导出主意、想办法、提预案、收集信息以及提供材料的职能。秘书人员只有及时、全面、广泛的获得准确的信息和资料，领导者才能做出科学的、前瞻性的决策。因此，秘书人员在具备一定法律知识、哲学知识以及文化理论知识的同时，还需要掌握一定的社会学知识和经济学知识。

现代社会的21世纪是“创新者存，守旧者忘”。市场经济的创造性以及前瞻性，要求秘书人员要树立与之相适应的工作方法和思维方式，要具备丰富的知识储备。现代企业要求秘书人员办事速度要快，效率要高，在处理不同的事务中要能够准确运用不同的处理手段和方法，当日常问题出现的时候可以自己应付，在其它事务方面也可以稍微独当一面。另外，对于秘书人员来说，撰文要及时妥当，内容要适宜，简繁得体，秘书的工作要尽可能做得出色，那就得拥有丰富的知识储备，要具备一定的办事能力，要能够准确无误的理会上司所交代的一切事务，要听得懂，听得快，记得牢。为此，秘书人员要在工作中具备深刻的理解力，集中的注意力，牢固的记忆力以及灵敏的反应力。

俗话说：“一个好汉三个帮”。能力再强的经理老板们每天也只有二十四小时

的时间，日理万机的老板们在面对社会生活中的各种日常事务时，都需要一位强有力的“左右手”。而秘书人员扮演的正是这样的角色。因此，秘书人员特殊的工作职位和工作性质要求秘书人员具备丰富的知识文化储备。

其次，要能够准确定位自己的位置。从一定程度上来说，秘书是和领导最接近的人，了解领导很多的个人习惯甚至秘密。久而久之，秘书和领导之间的关系越来越密切，在潜移默化中，秘书工作人员的职业前景与领导相关联着，也就是说一荣俱荣，一损俱损。例如在《时尚女魔头》中，最后当安德里亚得知杰奎琳将取代米兰达时，她第一时间想到的是立刻告诉米兰达，看看还有没有回旋的余地。这中间固然有安德里亚对米兰达更深了解后的关心，但换个角度来讲，如果米兰达被换了，她自己的工作也就丢了。所以，秘书人员要能够承担来自各种各样的职业压力，能够在自己的本职工作中站立脚跟，进行准确的自我角色定位。

秘书可以说是一个职位相当基础性的工作，对于刚参加工作，或者跳槽到一家新公司的人来说，干的最多的就是秘书。秘书的工作琐碎又繁杂，对于从事如此琐碎又繁杂的工作来说，很少有人甘愿一辈子做这个工作，大多都只是把秘书这一工作当做职业生涯中的一个跳板。很多人会认为做秘书这一工作是屈才了，总感觉自己被大材小用，小事不愿做，而大事又做不好，持续下去，就会产生期望值与现实不对等的不平衡心态，工作只会越做越差。那么这个时候，就要求秘书人员必须进行准确的自我角色定位，以此来确保在工作中有一个平衡点。以保证工作的顺利开展。

如今，随着市场经济的不断发展以及现代社会的矛盾日益突出，企业对现当代秘书人员的素养提出了更高的要求。秘书人员在从事秘书工作中，要能够灵活

处理各种社会日常事务，要能够在社会实践活动中进行准确的自我角色定位。现代社会的21世纪，虽然经济在不断地发展，但是各种纷繁复杂的社会关系也越来越凸显，因此，秘书人员要能够在物欲横流的现当代社会，培养抗腐蚀性的能力，始终保持清正廉洁、恪尽职守的工作作风。要时刻提高自己的思想品格修养，切忌不能因自身工作之便为自己或他人谋好处。

再次，要善于把握人际关系。秘书是一个让人又爱又恨的职业，秘书机构沟通上下，秘书人员经常跟随在领导者的身边，她们可以接触到各行各业、各种各样和领导有来往的人，人际关系网络非常复杂，但这也是一个非常广的人脉资源，如果能够正确地处理这些关系，就会心情舒畅，干劲倍增，提高工作效率，对自身的职业生涯有极大帮助。例如《时尚女魔头》中的安德里亚一开始是一个不懂时尚的人，但她善于把握人际关系，因此，在奈杰尔的帮助下，她变身一个时尚女秘书，工作也是越做越胜利。反之，如果人际关系紧张，相互猜忌和怀疑，就会产生摩擦和内耗，引起心里冷漠，从而影响秘书工作的开展。

从一定程度上来说，秘书工作的成败往往不在效率第一，而在人缘第一。秘书人员代表着领导的形象,秘书是各部门之间的中枢机构，秘书人员要想获得科学的信息，那就必须具备良好的人脉资源，以此来提高自身的工作效率。从而保证各部门之间的工作质量。因此，谭一平在《职业秘书实务》中就加大了如何处理人际关系等内容的篇幅，他认为“随着办公自动化程度的提高，IT技术和因特网日益渗透到文秘人员的日常工作与生活之中。在秘书工作中，单纯地像保管档案以及打字这类的工作已经越来越少了，当今社会的秘书人员主要负责帮助上司收集各种资料与信息，以及处理各方面复杂的人际关系。因此，谭一平在《职业秘书实务》中主要讨论了秘书的基本职业素养，提出了秘书人员在处理人际关

系方面能力的重要性。

由此可见，秘书不仅参与着方针、的实施，而且还影响着企业的发展以及进步。秘书人员的活动，渗透在各行各业的领导管理活动的各个环节。所以，秘书人员必须具备良好的基本职业素养，才能够适应不断发展着的现代社会的需要。

总之，秘书是一门广博的学问，想要学好还得多实践。

三.秘书职业素养的重要性

李晓丽在《语文学刊》发表的《改革文秘专业教学模式培养秘书职业素养》中以及柳雯在《人力资源管理（学术版）》上发表的《秘书职业素养培养探析》中皆写到秘书职业素养对于秘书工作的重要性，她们一致认为应把秘书职业素质纳入文秘专业学生教学的主要内容，在实施教学的过程中，要充分调动学生的积极主动性，让学生培养正确的学习理念，以此来提高秘书从业人员的职业素养。现代教育和秘书培训机构也应把培养秘书从业人员的职业素养放在首要地位。因此，本人将从秘书业务能力提高的保证、开展秘书工作活动的前提以及有助于提高企业工作效率三个方面分析了树立正确秘书职业素养的重要性。 （一）秘书业务能力提高的保证

职业素养是秘书人员在社会实践工作中处理日常事务的集中体现，秘书人员是领导者的外脑，要想当好这个外脑，就要具备德才兼备的工作能力和工作方法。一个秘书人员只有在工作中具备德才兼备的能力，勤于调查，勤于学习，勤于总结，勤于专研，才能不断提高自己的综合文化素养。秘书人员只有在工作中知晓办事渠道，遵循办事程序，获知职权范围，准确理解和领会上司所交办的一切事

务，才能够保证各项工作的顺利开展，秘书人员想要在纷繁复杂的社会关系中不被淘汰，那就必须努力提高自身的办事能力，交际能力以及处理各项日常事务的应变能力。面对矛盾关系日益复杂的现代社会，提高自身的职业素质修养是秘书从业人员顺利完成工作的前提条件。因此，培养秘书良好的职业素养是秘书业务能力提高的保证。

（二）秘书各项工作活动开展的前提

21世纪的当今社会是知识经济社会，知识量剧增，浩如烟海，要适应新时代的这种新变化以及新情况，秘书人员必须具备丰富的知识储备，全面提高自身的职业素质修养，才能够跟上时代发展的步伐，与时俱进，开拓创新。秘书人员的工作处在各种各样的领导层之中，要想保证自身秘书工作的顺利开展，就必须具备诚实守信的工作作风。俗话说：“人无信不立，业无信不存，国无信不兴”。因此，具备诚实守信的个性特征是秘书职业素养的一个内在要求。秘书从业人员只有取得他人的信任，组织的各项活动才能落到实处。因此，良好的职业素养有助于秘书人员各项工作活动的开展。 （三）有助于提高企业的工作效率

改革开放以来，面对新时代的发展特点，现代企业也进行了新一轮的改革发展热潮，在以知识与信息为特殊标志的时代，知识是新时代的主要生存方式，在知识经济时代，各企业间的竞争也在不断加大，企业内部各部门之间的联系也越来越密切，在如此纷繁复杂的现当代社会中，企业要想在各种市场竞争中立于不败之地，唯有不断提高自身的工作质量与效率。

人才资源作为特殊的资源，在科学技术日新月异的21世纪，竞争的最主要资本就是人才，而21世纪人才的支点就在于职业素质的提高。如今，职业素质

教育已被中国社会纲要列为教育改革的主要内容。秘书作为各部门之间的枢纽，在企业的生存和发展中占有十分重要的地位，拥有大量高素质的人才是企业在市场经济竞争中脱颖而出的最大优势。 四.培养秘书职业素养的途径 （一）严谨细致，办事稳当

培养严谨细致以及办事稳当的工作作风是秘书从业人员顺利完成工作的重要保证。自古以来，具备严谨细致的大有人在，三国时期，楚霸之争，诸葛亮在处理任何事情的时候都心思缜密，不让别人钻空子。吕端无论是面对大事还是小事都不马虎，井井有条，严谨细致。因此，古人云“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂”。秘书岗位是企业以及各部门之间的枢纽，既要保证政令的畅通，又要抓好工作的落实，肩负如此重要的工作职责，因此可以说是位置紧要，责任重大。秘书人员在向领导者提供信息以及审核文稿的时候，要确保其中各项事务的准确无误。在向领导者汇报工作之时，要确保详尽周到，为避免让领导者产生误解，绝不能出现“可能”、“大概”、“差不多”之类字句，要养成严谨细致的工作好作风。

另外，为做好秘书工作，还要求秘书人员办事要稳当，工作经验要丰富。谭一平在接受《秘书》杂志记者专访中说：“我认为一个秘书至少要有5年以上的工作经验才有可能成为一个合格的职业秘书（professional secretary）”。很多刚刚从学校毕业的秘书，她们的年龄都在28岁以下，不可否认，她们充满活力，朝气勃勃，拥有大量新鲜的知识储备，外语也很优秀，但是，无论她们悟性多高，毕竟没有任何工作和阅历。因此，具备严谨细致，办事稳当的工作作风是做好秘书工作的最基本要求，特别是对于现当代秘书而言，更应该高度重视，自觉加强

此方面的锻炼和修养。 （二）积累经验，灵活办事

俗话说：“实践出真知”。对于秘书人员来说，秘书工作是非常繁杂的，秘书人员面对周围所发生的一切，要能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事务的本质特征。要多接触各方面的情况，多做事，实践出真知，秘书工作者要善于在实际工作中积极探索，积累经验，逐步提高，准确领会上司的意图，绝不能见风使舵，投老总之所好，看眼色行事。

秘书人员的工作看似具有一定的被动性，但优秀的秘书能够做到在被动中求主动，主动配合领导者的工作，秘书要善于观察以及掌握老总的性格和工作作风，以形成工作上的默契一致。秘书人员还要善于运用自身的才智提高工作效率，更要灵活运用自身的优势调动各方面的积极性，努力把各项工作做好。 （三）完善自身性格，终身学习

秘书人员要善于在工作中保持热情的工作态度。爱默生说过，古今中外有史以来，所有伟大的事业都是因为工作人员持热情态度的结果，对工作持积极热情的态度是成就一件伟大事业的前提条件。因此，对于秘书人员来说，应完善自身性格，充分发挥自身才能，在工作中获得自我价值，让自己在工作中尽情的释放内在的人格魅力。

面对知识日益剧增，浩如烟海的21世纪，终身学习成为了21世纪的生存概念、生存方式和生存手段。人类社会进入21世纪的今天，知识和信息容量日益增多，人的智力因素将决定知识经济发展的水平，知识经济的崛起必然使信息的飞跃发展，并导向一个学习意识普遍化，学习行为社会化的学习型社会。因此，面对瞬息万变的知识经济社会，学习的重要性不言而喻。所以，“终身学习”的

问题便很自然的摆在了现当代每个人的日常生活中。

结语

秘书人员作为领导者身边的参谋和助手，要时刻提高自身的警惕性，时时刻刻都要做到身体力行，要在工作中勤于学习，不断提高与丰富自己的学识，发挥好参谋作用。把对职业素养的认知贯切到实际工作和日常生活中去，努力使自己成为一个具有高尚品质的合格的综合性秘书人才。秘书的职业素养不是一朝一夕就可以养成的，而是一个长期的不断磨练和不断实践的过程，秘书人员在工作中要做到学识与技能相结合，因为把学识与技能相结合是秘书职业素养的最基本要求，也是秘书职业素养的外在表现，更是秘书从业人员在社会实践活动中改造自我观念的集中体现。

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致 谢

本论文是在我的导师周辉老师的悉心指导、循循善诱下完成的，周老师是一位很好相处的老师，她严肃的科学态度，严谨求实的作风，踏踏实实的精神，深深地感染和激励着我。在整个论文写作中，不管是为人处事，还是知识学习，周老师都悉心的教导我，让我受益匪浅。在我论文的初期、中期、后期，周老师都对我进行耐心的讲解和辅导，使我的论文的各阶段都能按时完成，不管是开题报告、还是论文初稿，只要我有不懂的或者写错的地方，周老师都会不厌其烦的给我批注，教会我怎样进行论文的修改和改进。使我从一开始的迷茫到后来渐渐的学习到很多东西，并顺利的完成了毕业论文，也使我在毕业之际各方面都有了一定的进步，在此向周老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。