高校办公室秘书工作中的沟通艺术

高校办公室秘书工作中的沟通艺术

作者：骆姝

来源：《办公室业务》2016年第02期

【摘要】高校办公室秘书作办公室的重要人员，其重要任务是服务高校领导、教师、学生，在服务过程中办公室秘书不可避免地要与不同的人打交道，需要与不同类型的人进行沟通与交流。因此，高校办公室秘书要努力掌握沟通艺术，不断提升沟通能力，从而为有效开展高校办公室工作奠定基础。

【关键词】高校办公室；秘书工作；沟通艺术

高校办公室秘书担负着“上情下达、下情上报”的任务，能够辅助参与领导管理人员的决策，也能够有效地协调学校科室内部以及科室之间的关系，从而使高校的各项活动能够健康、顺利地开展。这些活动涉及到学校领导、学生以及教师等诸多人文因素，为了保证活动的实效性，高校办公室秘书就需要不断提升自己的沟通艺术。本文主要结合自己的工作实际，简要阐述高校办公室秘书工作中的沟通艺术。 一、与高校领导进行沟通的艺术

办公室秘书是高校领导的助手，有效地沟通是提高工作效率的重要保证。办公室秘书在与领导进行沟通时要掌握一定分寸，讲求艺术，首先，由于领导与秘书所处的地位不同，对于一些事物的看法难免有所差异，秘书在与领导沟通时要准确把握领导的想法，要从领导的角度去思考问题，保持与领导的高度一致。其次，高校办公室工作繁多，在与领导汇报与交流时，要抓住重点，分清主次，将领导最需要的信息及时反馈给领导，以便让领导及时做出决策，切忌“眉毛胡子一把抓”，也可以说抓大放小是高校办公室秘书的必备能力。再次，秘书工作作为“上情下达，下情上报”的重要环节，对领导布置的工作要及时准确地传达给各职能部门和相关人员，对工作的进度要及时了解调度，并将工作的进展情况适时向领导反映，让领及时了解，做到心中有数，这样的秘书领导才会用得舒心，用得放心。最后，秘书在与领导进行沟通时，要注意实事求是、语言简练、态度诚恳，实事求是是秘书工作的基本素质，秘书能否实事求是地反映问题将直接影响到领导的决策，在反映问题时要注意切忌拖泥带水、敷衍了事，一定要做到简明扼要、态度认真。 二、与教师进行沟通的艺术

教师是学校教学和科研工作的主要实施者，也是办公室秘书日常接触较为频繁的人员，在与教师进行沟通时，办公室秘书也需要讲求一定的艺术。一是要正确定位自己。办公室秘书是为学校工作服务的，是对学校领导布置的各项工作进行上传下达的，不是学校领导，这就需要办公室秘书在与教师进行沟通时要体现尊重与平等，要注意态度与语气，切忌高高在上、颐指气使，这样必然会使工作陷入僵局，一发不可收拾，也只有以平等的态度对待教师，才能得到

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教师的支持和配合，才能使管理工作更高效。二是要不吝赞美之词。教师也是普通人，也希望得到他人的认可和赞美，办公室秘书与教师进行沟通时，要注意语言表达，对教师高尚的职业道德，踏实务实的敬业精神要使用合适的语言进行赞美和表扬，这样有助于办公室秘书与教师建立良好的工作关系，从而保证工作的顺利开展。 三、与学生进行沟通的艺术

学生是高校的主体，是学校赖以生存的基础，随着高校管理工作的多元化发展，学生自主管理成为高校管理的重要组成部分，这就不可避免地造成办公室秘书与学生经常进行接触，并将领导的一些要求传达给学生。大学生处于人生观和价值观形成的关键时期，他们思维活跃、思想激进，但又存在社会经验少、是非观念差的缺点，这就需要办公室秘书在与他们进行沟通交流时要注意工作方式方法，作好正确的引导，帮助他们健康的成长。一是要尊重他们的意见和建议。大学生虽然社会经验少，但是已经有较强的独立性，对学校在日常管理中的一些做法、对未来人生的规划等都有一些建议和想法，他们的建议和想法希望得到学校领导的采纳和重视，这就需要在沟通时办公室秘书及时了解，及时上报，体现对其意见的重视，这样有助于促进师生感情，提高工作效率。二是要对学生之间的弱势群体予以关注。学生来自不同的地方和家庭，情况千差万别，很多学生在经济上、心理上存在一定的问题，对于这些学生，办公室秘书在与学生进行沟通交流时要予以关注，将学校领导对他们的关心做好传达，并积极帮助他们克服困难，做好思想辅导工作，以一颗诚心相待，这样有助于建立良好的师生关系，使学校管理工作健康进行。

四、与相关职能部门进行沟通的艺术

高校是一个大家庭，高校管理工作的顺利开展依赖于各个职能部门，办公室秘书作为学校领导的助手，不可避免地与各个职能部门经常接触与沟通，并代表领导协调各职能部门之间的工作，是学校管理工作健康发展的润滑剂。因此，办公室秘书与各职能部门沟通的效果直接影响到学校管理工作的效率，这就需要办公室秘书在与各部门进行沟通时需要注意方式方法。一是要明确自己服务者的身份，各个职能部门都是学校管理的中层领导，在与其进行沟通交流时，一定注意自己的措辞，充分体现自己对他们的尊重，减少其排斥心理，切忌以领导的代言人自居，只有这样才能与各职能部门建立良好的关系，保证工作的顺利开展。二是要对各职能部门反映的问题及时做好汇报。办公室秘书作为高校领导的助手，对于各职能部门反映的情况要第一时间进行反映，以便让领导及时了解学校的正确管理状况，做出准确的判断和决策，从而保证各项管理工作能够协调一致和健康发展。 【参考文献】

[1]李智军.对做好高校办公室工作的思考[J].秘书之友，2014（5）.

[2]莫韬.新形势下高校院系办公室工作中沟通协调职能的探析[J].咸宁学院学报，2013 （3）.

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