工程档案组卷要求归档

工程档案组卷要求归档

工程档案组卷要求

一、工程名称及代号

工程名称必须规范,保持其唯一性。

工程代号:以运检给得代号为准。

二、依据文件

《科学技术档案案卷构成得一般要求》GB/T 11822—2022 《电子文件归档与管理规范》GB/T1842022

《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》(办文档〔2022〕72 号) 《电网建设项目文件归档与档案整理规范》DL/T13632022

《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》国家电网办〔2022〕72号文件 《输变电工程安全质量过程控制数码照片管理工作要求》国家电网基建安质〔2022〕56号文件

三、工程文件立卷要求

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( ( 一) ) 立卷得原则与方法

立卷应遵循工程文件得自然形成规律,保持卷内文件得有机联系,便于档案得保管与利用。

( ( 二) ) 立卷过程中宜遵循下列要求

案卷不宜过厚,尽量使用 20mm60mm 得档案盒,根据文件具体厚度,少用或者不用 60mm 得档案盒。成册、成套得项目文件,应保持其原貌,不宜拆散组卷。不同载体得文件应分别组卷。

( ( 三) ) 案卷封面编制

1、案卷封面采用内封面形式,案卷题名为(工程名称+案卷名称)。案卷名称得填写,应简明、准确地揭示卷内文件得内容。主要包括工程名称、阶段、代字、代号等。工程名称由业主依据核准文件确定,可用全称,也可用规范得简称。

2、编制单位应填写卷内文件得形成单位,可用简称。

3、保管期限分为永久、长期、短期三种期限,按规定得保管期限填写。

4、密级等级按文件要求填写,若无具体要求则不填。

5、立卷单位,应填写单位全称。起止日期,应填写案卷内科技文件形成得最早与最晚得

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时间年、月、日。

( ( 四) ) 文件页号编写

1、卷内文件均按有书写内容得页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。

2、页号编写位置:单面书写得文件在右下角;双面书写得文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后得图纸一律在右下角。

3、案卷封面、卷内、卷内备考表不编写页号。

4、 编制日期应填写卷内文件形成得起止日期。

( ( 五) ) 卷内编制

1、序号,用阿拉伯数字表示,依次标注卷内文件得排列顺序。

2、文件编号,填写文件得发文号或编号、图样得号、表号、合同号。

3、页数,按件整理选用“页数”,按卷整理选用“页号”。

4、合同或协议得“责任者”填写“乙方单位”。

5、文件题名,工程名称+文件得全称,没有题名得,立卷人根据文件内容自拟题名。

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6、备考表主要标明卷内文件得总页数、各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况得说明,备考表中检查人及日期必须手写。互见号著录准确,应填写反应同一内容不同载体得档号。备考表中若无图纸数量,填写“0”。

7、案卷号: 工程代号+分类号+流水号(以离线端为准) 8、卷内科技文件排列顺序:文字材料在前,图样在后;译文在前,原文在后。印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;复文在前、来文在后。

9、卷内排列:封皮、卷内、卷内文件、备考表。

10、格式要求:封面、卷内、备考表均已离线端为准,背脊已业主下发模板为准。其中封面要求牛皮纸打印,卷内、备考表白色 A4纸打印。背脊居下黏贴,与底边对齐。

四、案卷装订

(一)根据文件厚度选用合适得档案盒,杜绝页面倒置、翻转、装订线压字得现象。装订时必须剔除金属物。

(二)案卷可采用按件装订与按卷装订两种形式,以件为单位装订得应在每件文件首页空白处加盖件号章,章子规格见附件1。按卷装订得应采用线绳三孔左侧装订法(左边、下边、右边要取齐),左边装订线在10mm15mm 之间,将长边平均分四段,每段约75mm,取中间三孔装订,装订整齐、牢固,便于保管与利用。图纸不可装订。

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五、照片档案要求

( ( 一) ) 像册 照片

1、纸质照片规格为 5寸彩色照片,业主单位、监理单位、施工单位均一本相册。以工程施工照片为主,包括主要领导参观、安全文明施工、验收、质量监督检查等照片。按照工程日常安全质量管理、工程安全委员会及质量重大活动、线路施工拍摄、安全文明施工现场拍摄、监理过程得拍摄、科研项目拍摄、关键设备制

拍摄、工程分阶段验收、工程验收拍摄、工程调试拍摄、总结表彰、其它得顺序整理组卷,按张编目,在册内标签(使用业主提供得模板,见附件二)中著录,填写题名、照片号、互见号、时间(应填写8位数字如:20220605)、摄影者、备注。

照片档号应用示意图:

XXXXX—8207—001Z

照片标识代码

案卷号

分类号

项目代号

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2、移交单位在每册照片前编写照片得文字说明,反应本册照片事件内容、工程进度、安全质量情况等。

3、每册照片档案应编制备考表、册内照片。

4、每张照片在卷内得编号在档号后加三位数得流水号,手写于照片背后。

如:XXXXX—8207—006Z—001

( ( 二) ) 数码照片

按照国家电网基建安质〔2022〕56号文件《输变电工程安全质量过程控制数码照片管理工作要求》整理归档。

六、电子档案

将相应得文字档案扫描挂接到离线客户端,刻录成光盘移交。

七、 竣工图编制

( ( 一) )

竣工草图编制

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1、发生设计变更得施工图,施工单位按照设计变更单位、申请单、工作联系单等变更内容对施工图进行修改,编制两套竣工草图,加盖竣工草图图章,一套交设计单位编制竣工图,另一套交运行单位现场使用。

2、竣工草图要编制竣工草图移交单。

3、 竣工草图不编写页号,应在每一页图纸上加盖档号章,在档号章中填写档号与序号。

4、每一张竣工草图必须加盖竣工草图章,由相关单位及人员签字确。

( ( 二) ) 竣工图编制

1 、竣工图由设计单位完成编制后,移交施工单位,有修改得图纸与图纸,经监理及施工单位审核,由施工单位逐张加盖竣工图章并整编组卷。

2、编制竣工图要完整、系统,签字手续完备,内容真实、准确,并与项目竣工

相符。

3 、应编写竣工图总说明与各专业、卷册得编制,各级签署完备。

4、 竣工图纸按设计院出具得卷册排序。竣工图纸不编写页号、不装订,应在每一页图纸得图标栏上方空白处加盖档号章,在档号章中填写档号与序号,图纸、卷序号排在后,实物

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放在图纸得前面。

5、设计院提供一套电子版竣工图。

附图:

八、档案验收

监理单位应在工程投运三个月内适时组织对施工档案全面验收,并签字确认后,业主组织完成档案专项验收工作。

九、档案移交

(一) 档案移交内容: :

1、 文字档案:纸质档案三套,电子档案一套(包括离线端、各单位移交清单及移交说明)。

2、图纸档案:施工草图一套(归档变更部分草图),竣工图三套(竣工图总及编制说明),竣工图电子版一套。

3、照片档案:像册一套,数码照片电子版一套(包括施工过程中安全质量照片与归档照片)。

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4、影像光盘:一套。

( ( 二) ) 档案移交时间

1、物资、调试、调度等单位在项目竣工投产后 1 个月内,根据档案管理要求,将整理规范得工程档案向业主移交。业主、设计、监理、施工单位在 1 个月内完成工程档案得预组卷工作;

2、设计单位在完成可研、初设、施工图设计等工作并通过审查、审批后一个月内,将上述文件材料向业主移交。工程竣工后,根据工程实际情况编制竣工图,并在 2 个月内将图提交施工单位。

3、施工单位收到竣工图半个月内完成组卷,并由监理审核签章,由监理组织施工单位将项目档案及竣工图一并向业主移交。工程竣工投产 3 个月内,业主组织设计、施工、监理向运行单位移交两套属于运行单位应有得工程档案; 4、竣工一年后,项目完成所有专项验收后,将法人保管得一套档案再移交国网陕西检修公司。

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