编制红头文件格式

1、作业目的

红头文件是以其文件首页主题为红色而得名，表明它的严肃性和重

要性。

红头文件是公司为了管理的需要，制定的针对一时或一事或者执行有关的

具体措施、方法、决定、意见等。

关于文件以红头文件还是普通通知下发，主要根据文件的重要性和发文主

体而定。

2、红头文件分类

、发布性红头文件：用于发布公司生产经营、行政管理等方面的规

章制2.1

度；重大经营、生产、技术、管理等工作的决定；发布有关奖惩决

定和通报。

、任免性红头文件：用于公司内部人事任免和聘用等事项。2.2 、

批复性红头文件：用于对下属企业上报文件的批复。2.3 、请示性红

------------学资学习网-------提供考研资料-------

头文件：用于对部门请示上报或协调性文件。2.4

3、红头文件格式

、组成红头文件的各要素

3.1

组成红头文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。红头文件

首页红

线以上部分为眉首，红线（不含）以下至主题词（不含）之间部分

称为主体，

主题词以下部分称为版记。 、眉首部分格式

3.2 有限公司》发文单位：公司公文的发文单位《，

由红色字体标示。***** 3.2.1

使用时由集团行政办或分公司综合办统一印制，宋体，定号不限。 需要注意的是请示性红头文件为上行文，发文单位比普通红头文件

低

左右，一方面方便部门批示，另一方面也表示尊敬。上行文应

注明 55mm

签发人、会签人姓名，其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓

名和电话。

发文字号：与发文单位标识下空行，发文字号由发文单位代字（如

3.2.21

太原市阳光实业有限公司对内下发管理制度，代字“并阳办字”）、

年份和序号

1．

组成，用仿宋三号字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年

------------学资学习网-------提供考研资料-------

份应标全

称，用﹝﹞括入；序号不编虚位（即不编为），不加“第”字（如太原市01 1 阳光实业有限公司号文件编为“并阳办字﹝﹞号”）。 2014— 3 3 下划线：由红色下划线划出。 3.2.3 、主体部分格式3.3

主体部分包括标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文时间、

印章

等组成。

标题位于红色下划线下空行，用宋体二号组成，可分为一行或多行 3.3.1 1

居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

主送单位：用全称或规范化简称、统称，标题下空行，左侧顶格 3.3.21 用号仿宋体。但公告、通告等属周知性公文没有主送单位。 3 正文 3.3.3

首页必须显示正文，正文从主送单位名称下一行开始排列，每自然

段开头

左空字，回行顶格。 2 附件 3.3.4 公文中如有附件，在正文下空行左空字，用号仿宋体标识“附件”， 2 1 3

后标全角冒号和名称，正文中附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附

------------学资学习网-------提供考研资料-------

件：

，数字上下要对齐。附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同、”）***1

等效力。附件应与公文一起装订，如附件与公文正文不能一起装订，

应在附件

左上角第一行顶格标识公文的附件号。如转发或引用的附件为正文

配套资料或

内部资料，发文时不加日期，如转发附件为发文单位以外的文件，

保持原有的

格式及日期随正文下发。 成文时间

3.3.5 行，右空”。成文时间距上文空”用汉字将年、月、

日标全，“写为“ 0○3 字。成文时间确定的原则如下： 4 、会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；）1

2．

、领导签发的，以签发日期为准；）2 、规章制度以文件批准日期为准。）3 印章（公文生效标识） 3.3.6 公文除会议纪要外，均需盖印章。一般公文在落款处不署发文单位名称，

只标识成文日期和盖章。联合行文，请示或其它形式的上行文只盖

主办单位章，

下行文各主办单位均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时，应将

成文日期拉

------------学资学习网-------提供考研资料-------

开，左右各空字，主办单位印章在前，采用同种加盖印章方式，保

证印章排 7 列整齐，两印章互不相交或相切，间隔不超过。3mm 、版记部分格式3.4 主题词格式 3.4.1 主题词用黑体三号字，居左顶格标识，后标全角冒号，词用宋体三号字，

词目之间空字。类别词类属词文种，除类别词外最多可选个。另

—

— 1 5—— 外须注意，如文件内容在一页内并且带有附件，主题词须另起一页，不能跟正

文放在一页。 抄报、发格式

3.4.2 公文如有抄报，在主题词下一行，居左顶格用

仿宋三号标识，后标全角冒

号，抄报单位之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报单位对齐，

在最后一个

抄报单位后标句号。 印发单位和印发日期

3.4.3 位于抄送单位之下（无抄送单位在主题

词之下）占行位置，用号仿宋 31 体。印发单位左空字，印发日期右空字，印发日期以公文付印日期为准， 1 1 用阿拉伯数码标识。

校对和印数

3.4.4 校对一般为拟稿人，用号仿宋体，校对后冒号与

主题词后冒号对齐。 3 印数用号仿宋体，右空字。 4 3

红头文件格式（该页为下行及平行文首页格式）

3．

------------学资学习网-------提供考研资料-------

发文单位宋体，字号不

限 发文字号仿宋 3 号

号 中鲁办字〔2013〕11

年度述职报告会”的通知 关于组织“2013

集团各部门、各分公司领导：

号标题宋体 2主送单位，仿宋号 3

2013 年的工作历程即将结束，新的一年需要系统布局与安排，

为了更好地总结过去，计划未来，发现问题，调整改进，集团公司决

定组织 2013 年度述职工作，现将有关事宜通知如下： 一、组织部门：集团人力资源部

正文，仿宋号 3

二、述职人员：

集团：投融资总监、人力资源总监、财务总监、行政总监； 地产事业部：总经理、工程副总、经营副总、营销总监； 力鸿：总经理； 居然物业：总经理； 三、述职时间安排及地点：

（该页为上行文首页格式）

------------学资学习网-------提供考研资料-------

4．

发文单位宋体，字号不 限

号发文字号仿宋 3

签发人：11 号〕中鲁办字〔2014

关于×××××的请示报告

小店区：

号标题宋体 2 号主送单位，仿宋 3

太原市正式出台《关于进一步改革户籍管理制度的意见》，

决定在全太原市范围内取消农业户口和非农业户口的划分方式，实行

城乡统一户口登记、“居民户口”管理。从 6 月 1 日起，符合条件者

即可到各派出所办理落户手续。根据《太原市关于进一步改

正文仿宋号 3

……革户籍管理制度的意见》文件要求

------------学资学习网-------提供考研资料-------

〇一四年二月二十七日二

），电话：（联系人：

联系人、电话：只在请示文中标注 5．

------------学资学习网-------提供考研资料-------

词用宋体三号字，词目之间空字 1 主题词黑体，三号抄报仿宋三号

用 3 号仿宋体，印发单位左空 1 字，印发日期右空 1 字

报告×××请示主题

词:

抄报: 董事长

2014年2月27日印发山西中鲁物流有限公司

共印 2 份校对： 仿宋，三号，印数右空字 4

编制普通通知格式

6．

、作业目的1

普通通知，是印发上级单位和本级单位有关公文，批转下级单位公文，传

达上级单位指示，发布法规和规章，以及要求下级单位办理、执行或

------------学资学习网-------提供考研资料-------

周知事项

的公文。

2、通知的分类

根据适用范围的不同，可以分为以下几大类

2.1、批转性通知：用于上级单位批转下级单位的公文，给所属人员，让其

周知或执行。

2.2、转发性通知：用于转发上级单位和不相隶属单位的公文给所属人员，

让其周知或执行。

2.3、指示性通知：用于上级单位指示下级单位如何开展工作。

2.4、事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或

------------学资学习网-------提供考研资料-------

要求用通知的形式传达给有关单位或人员。

2.5、发布性通知：用于发布规章制度或规程等。

3、通知格式

3.1 通知的编号

为方便查找，通知在页眉部可加编号，用宋体五号字齐右排列，编号规则

为公司简称+年份+月份+日期+份数序号-文件密级（A 一级、B 二级、C 三级、

D 四级），太原市阳光实业有限公司 2013 年 12 月 6 日发的第二份普通通知，

编号为 YGSY2013120602-D。

3.2 通知的标题和主送单位

------------学资学习网-------提供考研资料-------

3.2.1 标题用宋体三号字体加粗，可只写“通知”二字，如事情重要或紧急

7．

也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。也有在“通知”

前写上发

通知单位名称，或写上通知的主要内容。

3.2.2 写被通知者姓名或单位名称，距标题间隔一行顶格写，宋体四号字。

3.3

通知的正文，空两格宋体四号字体。

3.3.1 通知缘由：发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示

很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。

3.3.2 通知事项：这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出

的方法、措施和步骤等，都在这部分中有条理地组织表达。内容复杂

------------学资学习网-------提供考研资料-------

的需要分

条列项。

3.3.3 执行要求：发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行

的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。

3.4落款：行文日期写在正文右下方，距正文空 3 行，右空 4 字。

------------学资学习网-------提供考研资料-------

通知格式

在页眉处 宋体五号 8．

通知的标题，宋体三号字体加 编号YGSY2013120602-D

关于组织“2013 年度述职报告会”的通知

主送单位，和标题间隔一行，宋体四号

集团各部门、各分公司领导：

2013

年的工作历程即将结束，新的一年需要系统布局与安排，为了

更好

地总结过去，计划未来，发现问题，调整改进，集团公司决定组织 2013 年度

述职工作，现将有关事宜通知如下：

一、组织部门：集团人力资源部

二、述职人员：

集团：投融资总监、人力资源总监、财务总监、行政总监；

------------学资学习网-------提供考研资料-------

地产事业部：总经理、工程副总、经营副总、营销总监；

力鸿：总经理； 通知的内容，需要思字，距正文空 3

二〇一三年十二月六日

9．

------------学资学习网-------提供考研资料-------

路清楚、表达意识清 楚，宋体四号字体

发文的时间，宋体四号， 行右空四

编制会议纪要格式

作业目的

1.

组织召开会议必须编制会议纪要，这是为了避免泛泛而谈，议而不

决，决

而不行；是为了提高会议效率，切实解决实际问题。同时也是为了

减少所谓

“事出有因，查无实据”等扯皮现象。编制人通过一定的编制和归

纳技巧，把

分散的意见以适当的文字引导成统一的决议，便于参会各方理清思

路，加强遵

照执行的自觉性。 2.主办单位

会议纪要由召集和主持的会议的单位指派人员负责编制。 3.作业描述 3.1

会议纪要格式示范

太原市阳光实业有限公司（宋体三号加粗）

单位：

标题：×××××会议纪要（宋体三号加粗）

文号：[2014]第 9 次（宋体三号加粗）

文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，

------------学资学习网-------提供考研资料-------

并

次。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，

5用“[]”括入，

如：[2014]第

但是在办公例会中一般要有文号，如 “第

X 次”，写在标题的正下

方。

会议日期：（年月日午时） 会议地点： 主

持 人：

出席对象：出席单位、姓名 缺 记

席 人： 录 人：

（一部门一段）

上周工作：

本周工作任务：（一部门一段）

10．

领导布置工作任务：（一事一段）

标题性文字用宋体四号加粗，正文统一用宋体四号字。 3.2

作业要求

正文部门是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精

3.2.1

神、主

要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。具体要

求如下：

3.2.1.1

要从会议的客观实际出发，从会议的具体内容出发，抓中

------------学资学习网-------提供考研资料-------

心，抓

要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作。所谓

要点，就是

会议主要内容，要对此进行条理化的纪要。 3.2.1.2

会议纪要是以整个会议的名义表述的，因此，必须概括会

议的共

同决定，反映会议全貌。凡没有形成一致意见的问题，则需要分别

论述并写明

分歧之所在。 3.2.1.3

为了叙述方便，眉目清楚，常用“上周主要工作”、“本周

工作任

务”、“领导布置工作任务”等词语，作为段落的开头语。也有用在

段中的，仍

起强调的作用。 3.2.1.4

属于介绍性文字，记要者可以灵活自由叙述，但属于引用

性文字，

必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。 3.2.2

由本单位主持的会议，会议纪要由本单位指定专人编制，本

单位为

主要出席对象的会议，本单位应主动要求承担编制会议纪要。 3.2.3

对于个人发言先做好记录，意见统一的编入会议纪要。如有

持不同

------------学资学习网-------提供考研资料-------

意见者坚持要求将其意见记入会议纪要的，决议表述力求清晰明确，

不可含糊

其词而引发歧义。 3.2.4

会议纪要由专人编制完成后由主持人负责审核，确认无误后

由编制

人以电子形式转发所有参会人员。 11．

会议纪要格式

山西中鲁物流有限公司月度工作会议纪要 号和次序号，宋体三号加粗 次 4 [2014] 第

时间：2014 年 2 月 20 日 8 点 30 分

70 会议 主 持：

参会人员： 会议的时间、地点、主持人、会 议内容等标题，宋体四号加粗 :人席

缺

------------学资学习网-------提供考研资料-------

公司名称、会议标题、年度

一、 1、1

记 录 人： ※ 所有正文内容 为宋体四号会议内容：

上月主要工作内容 （一）集团 XXX 部： 月份的工作基本已经按计划完成；

2、销售工作，……； 3、年底，……； 4、管理调整：……。 （二）XXX

公司

本月重点工作 体四号加粗

会议内容标题，宋二、

（一）集团

XXX 部：……。

1、……。本月计划工作情况， 2、重点工作：…… （二）XXX 公司…… 三、领导布置的工作

（一）要切实汇报工作的完……。 （二）2014 年……。

（纪要完毕）

距边间隔格，注 2 明纪要完毕

------------学资学习网-------提供考研资料-------

12．

------------学资学习网-------提供考研资料-------