法律分析：1、会议举办时间、与会人数以及租赁方的责任和义务，同时对承租方的责任和义务都应该进行明确的约束；
2、对双方的责任与义务更好进行表述；
3、确保座位数、视听设备、台设置以及场地布景等等方面有更好的处理，而且能够确保会议可以如期举行；
4、通过合同来约束双方时，也是一种服务型合同。
法律依据：《中华人民共和国民法典》
第七百零三条 租赁合同是出租人将租赁物交付承租人使用、收益,承租人支付租金 的合同。
第七百零四条 租赁合同的内容一般包括租赁物的名称、数量、用途、租赁期限、租金及其支付期限和方式、租赁物维修等条款。
第七百二十二条 承租人无正当理由未支付或者迟延支付租金的,出租人可以请求承 租人在合理期限内支付;承租人逾期不支付的,出租人可以解除合同。
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