Ａｒｃｈｉｖｅｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ档案管理 新形势下不动产登记档案管理探索 以南宁市不动产登记档案管理为例 一梁连高 南宁市国土资源档案馆 何英昌 南宁市不动产登记中心 摘要：本文基于南宁市不动产登记档案管理的现状，分析 了不动产登记档案管理存在的问题，提出在新形势下，从 整合不动产登记档案信息资源、完善不动产登记档案管理 制度和业务标准体系建设、加强不动产登记档案资源建设、 改善档案保管条件、构建档案利用体系等方面加强不动产 登记档案管理，旨在不断提高不动产登记档案的现代化管 理水平。 关键词：不动产登记档案；管理现状；问题；探索 在新形势下，不动产统一登记制度已在各地全面 贯彻落实，不动产登记档案是这一制度的必然产物。 不动产登记档案是证明不动产权利归属的重要依据， 是一种新型的档案门类，数量庞大、数据海量、种类 繁多，不动产登记档案管理面临新的挑战和困难。结 合不动产统一登记制度的特点，按照档案管理规范要 求，笔者就构建不动产登记档案管理模式进行探索， 旨在不断提高不动产登记档案管理规范化、标准化、 现代化水平，为依法开展不动产统一登记和信息查询 提供基础保障。 不动产登记档案管理现状 ２０１６年７月，南宁市开始实施不动产统一登记。 目前，不动产登记资料已按职能的划转移交至不动产 登记机构，包括纸质资料和电子数据，数量庞大，数 据海量。一是纸质档案分散管理。历史土地登记档案 和新产生的不动产登记档案存放国土资源档案库房， 住建部门移交的数百万卷历史房屋档案存放于原房产 档案库房。二是存量电子数据存储不同系统，数据暂 未关联。实行不动产统一登记后，历史土地登记数据 ４８／２０１８ ０５·Ｉ‘蓝秸藏 已经整体迁移至不动产登记系统，历史房屋登记电子 数据分别存储于不同版本的登记系统中，数据暂未实 现关联。三是档案查询利用分散提供服务，基本满足 日常利用需求。不动产登记档案查询分别设置不同查 询窗口，现场查询、专线查询、自查查询相结合，基 本满足利用要求。四是不动产登记档案的分类及整理 按旧标准。目前国家层面未出台不动产登记档案的分 类及整理标准，仍沿用以前土地登记档案的整理标准 进行整理。 二、存在的问题 （一）档案分散存放，管理不规范 目前，不动产档案分别存放于不同的地点，档案 的管理工作难以做到统一规范，土地登记档案和房屋 登记档案分散存放，库房的设施设备不够完善，档案 的存放要求难以达到档案存放标准。档案分散存放， 档案的安全也存在一定的隐患。 （二）档案库房面积不足，新增档案面临无库房 存放问题 目前，房产部门移交档案后，用于存放房屋登记 档案的库房已全部放满档案，无法继续存放新增的不 动产登记档案。国土部门原建设的档案库房面积有限， 无法满足今后新增档案的需求。 （三）历史档案数据未整合，档案查询服务效率 低 目前，历史土地登记数据已经整体迁移至不动产 登记系统，但历史房屋登记数据还分散存放于住建部 门不同时期的不同版本的系统中，虽然住建部门已将 数据整体拷备并移交不动产登记机构，但因数据量大， 档案管理Ａｒｃｈｉｖｅｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ 目前不动产登记机构尚未完成不同版本系统数据的整 合。因此，在档案查询过程中，工作人员需查询多个 系统才能出具查询结果，工作效率难以提高。 （四）不动产档案整理规范有待完善 目前，相关部门未制定不动产档案的整理规范， 新增档案的整理仍按土地登记档案的整理规范进行， 房地统一登记后，新增档案的材料与原土地登记档案 的材料已有较大的差别， 无统一的不动产档案整理标准，新增档案的整理 工作难以开展。 三 新形势下完善不动产登记档案管理的措施 （一）整合不动产登记档案信息资源 在大数据背景下的不动产登记档案信息资源整 合，现阶段主要是整合现有纸质档案和电子档案，以 原登记机构现有的档案资源作依托，通过网络实现档 案资源共享，消除“信息孤岛”，为逐步过渡到统一 的不动产登记档案管理信息平台打牢基础，为不动产 统一登记提供全方位的基础保障服务。 （二）完善不动产登记档案管理制度和业务标准 体系建设 不动产登记档案制度体系建设是一项长期的系统 工程，做好不动产登记档案管理工作的基础是完善的 管理制度和业务标准体系建设。结合不动产登记档案 的特点，加强顶层设计，认真规划，以国家档案管理 法律法规及档案业务标准为依据，建设包含不动产登 记档案管理制度、档案业务规范等方面的内容。档案 管理制度具体涵盖不动产登记档案管理办法、人员及 经费管理制度、安全维护管理制度、电子档案及纸质 档案管理制度、应急预案等方面内容。档案业务规范 囊括了档案整理规范、档案分类方案、文件材料归档 范围和保管期限等内容。 （三）加强不动产登记档案资源建设 不动产登记档案资源包括纸质资料和电子数据 等。按照“存量数字化，增量电子化”的要求，做到“新 账不欠，老账逐步还清”。 １．建设不动产登记档案管理信息系统，集中统一 管理不动产登记档案资源。按照《电子文件管理系统 通用功能要求》（ＧＢ／Ｔ ２９１９４．２０１２），开发不动产登 记档案管理信息系统，使其具备档案收集、管理、存储、 查询、利用等基本功能，实现不动产登记系统与档案 管理系统无缝衔接，推进文档一体化。 ２．开展不动产登记档案存量数字化，建设档案数 据库。集中力量完成历史数据整合和纸质档案数字化 工作，积极采取购买服务的方式，引入竞争机制，通 过采购、招标方式向社会购买档案事务性管理服务。 在“全面数字化”战略的指引下，开展存量档案数字 化工作，力争传统载体档案数字化工作达到１００％，建 立目录数据库、图像数据库、专题数据库，捕获数字 化元数据与目录数据组合形成纸质档案数字副本元数 据库。 ３．实现不动产登记档案在线归档。从业务受理、 审核到归档，各尽其责，互相补充，避免重复劳动。 保障归档效率和质量，逐步形成一条高效的工作流水 线。在优化档案运行流程的过程中，可以分为两个环节， 一是业务部门使用不动产登记系统办理业务，接收材 料并扫描上传到业务系统，业务流程办结后，通过电 子文件归档接口，将业务系统的电子文件推送至档案 管理系统，包含整个卷宗材料及纸质材料。二是档案 管理部门通过使用不动产登记受理编号，负责接收、 归档、上架、入库等工作。档案系统与登记系统无缝 衔接，互通互联。通过以上工作模式实现了电子文件 在线及时归档，保证数据的真实性、完整性、有效性。 （四）改善档案保管条件，确保档案实体和档案 信息的绝对安全 不动产登记档案实体整合后，档案库房容量压力 问题突显。登记机构应将档案馆库建设列入议事日程， 积极争取专项经费，按照《档案馆建设标准》《档案 馆建筑设计规范》建设大面积、高标准档案馆库，以 解决库容压力。运用现代技术加强库房管理，利用二 维码等先进技术与电子登记信息形成唯一关联。档案 库房配备安全监控、自动报警和自动灭火设备，落实 “三铁九防”措施，完善人防、物防、技防系统建设， 畦拈圣２０１８ ０５／４９ Ａｒｃｈｉｖｅｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ档案管理 确保不动产登记档案资源绝对安全。 案信息资源开发利用水平，为社会经济建设、广大人 （五）构建不动产登记档案利用体系 不动产登记档案信息涉及不动产登记、公检法办 案、民政婚姻状况、财政、社保证明等一系列问题， 档案利用率非常高。因此，不动产登记档案利用应以 “电子档案”为基础，对纸质档案进行封存管理。构 建大档案、大数据、大服务的档案信息资源整合模式， 依据统一平台、分级管理、全程监控、安全保密的特 色档案云查询体系，构建不动产登记档案利用体系， 进一步提高各部门办公效率。 建立和实施不动产统一登记制度是党的十九大提 出建设人民满意的服务型的重要举措。不动产登 记档案是不动产权利的最终法律凭证。不动产登记机 构要采用新技术、新设备，逐步实现不动产登记档案 的数字化和网络化管理，实现数据安全传输、充分共享， 为社会提供的、一体化的信息服务。不断提高档 民群众、国土资源管理工作提供快速、准确的不动产 登记档案利用服务。 参考文献： ［１】刘金格．大数据背景下不动产登记档案海量信息资源整合研究 ［Ｊ】＿住宅与房地产，２０１ ６（５）． ［２］王红红．如何加强不动产登记档案信息的管理——以南京市不 动产档案管理为例［Ｎ］．中国档案报，２０１ ７—１ ２—１ ８（５） ． ［５］燕杨．构建完整的不动产登记档案管理体系［Ｊ】．中国不动 产，２Ｏ１ ７（６）．
