“互联网+”背景下高校档案信息共享研究

“互联网+”背景下高校档案信息共享研究文/徐

洁

摘

要：实现档案信息资源的共享已成为档案信息领

域重点关注的问题，尤其是在“互联网+”时代背景下，档案信息资源共享已成为社会各界的共识，也是档案信息学术发展的必然选择。本文从信息资源共享的概念分析入手，分析了高校档案信息资源共享的现状及存在的主要问题，提出了“互联网+”背景下高校档案信息共享的策略。

关键词：“互联网+”；高校；档案

前言

高校的目标是培养各类高素质学术型和应用型人才，是重要的科研、技术创新、应用转化的重要基地，承担着新技术研发、创新的重任。作为人才培养、科研的重要场所，每时每刻都在产生着大量的信息，这些信息是国家信息资源的重要组成部分，对社会经济的发展起着重要的作用。目前来说，各级高等院校对档案信息的管理与社会经济发展建设的需求还存在较大的差距，甚至有许多高校对信息档案的管理依旧沿用传统式的管理，传统模式不仅管理落后、效率低下，其信息档案的局限性还严重影响了信息资源的共享发展。在21世纪里，信息、档案资源的获取能力已成为了市场竞争力的重要组成部分，市场及民众对档案信息的需求已倒逼包括高校在内的档案信息资源聚集单位改变原有的模式，共享共管共建信息档案资源已是大势所趋，正在成为高等院校档案信息管理和建设的重点研究方向［1］。

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“互联网+”环境下高校档案信息资源共享的内涵书馆在自1.1信息愿的资前源提共下享，。以信息互利资源互惠共、平享指的是等为原各则类，型通的过各图

类图书馆间、图书馆与其他信息资源机构之间共同建立协调、互助、相互合作、共建共享等关系，形成互利互惠的信息档案机构联盟，以满足民众信息需求为最大目标的活动或过程。信息档案资源共享的实际本质，就是将分布在不同时空、区域、行业的信息档案资源汇聚在一起，形成一个强大的信息档案网，最大限度地满足民众的信息档案需求，使信息资源发挥出最大的作用，其终极目标就是在一定范围内使每个人都能自由地获取、利用信息资源。信

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息资源的共享与实物共享有着本质的不同，实物的共享是一个不断消耗或减少的过程，而信息资源的共享则是一个不断增加的活动，也可以说信息资源通过共享不仅没有降低其自身的价值，相反还可能将其本身的价值不断增加。下，高1.2校高的校各档案类信息信息、档案资源共可享以。利在用“互互联联互网通的+”时网络代将背景

本校的信息档案资源整合成一体，再把这一整体接入四通八达的互联网，将本校的信息档案变成为整个信息网络中的

一个节点和入口，快捷高效地为民众提供信息档案资源查询、获取等服务，使每一所高校的信息档案资源利用率达到最大化，真正实现高校档案信息资源的共享。

2高校档案信息资源共享的现状及存在的主要问题档案、2.1信息缺少资源要统一的实现标准共，享缺乏，涉整体性及各高统校筹内规外划部的。档案管高校的理、网络和系统建设、安全保护等许多方面的问题。最突出的问题是各高校都以自我为中心开展档案、信息资源的规划建设，难以融合成一个互联互通的高校信息档案共享网络；各高校之间对于信息档案的共享还没有达成统一的建设模式或标准，缺乏整体性的统筹规划，制约了高校档案信息资源共享的建设发展［2］。

响、束缚2.2档案，各信息高校资在档案源共享信息意愿的不管强理。、受安到全、传统互观念利互的影惠、相互竞争等方面各有各的考虑，许多高校依然坚持只为自己本校服务的陈旧观念，甚至有的高校把自己手中的档案、信息资源当做宝贝一样，不愿意与人分享。因此，诸多的原因或理由造成了部分高校主动进行档案、信息资源整合的意愿还不够强烈，影响了互联互通的节点建设。的档案、2.3信息信息的，安全、尤其是知科识研产类的权保护档案和面临信息较大，涉困及各难。高高校校的教学和创新成果，是各高校师生多年的积累。一方面，目前在开放性的互联网中，不乏许多别有用心的网络黑客专门通过互联网来窃取各高校的科研成果、教学成果……各高校自身的成果保护、知识产权问题仍然没有得到有效的防范。另一方面，对于单独一个高校个体来说，为了维护档案信息的互联网安全，需要投入大量的

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人才、资金，然而高校的经费投入有限，难以满足互联网安全的需求。

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互联网环境下高校档案信息资源共享的发展策略门的3.1机构加负责强档案高校信息信息资档案源的资源组织共机构享机管制的理。建设建立与统规划一专

发展，是提高校档案信息资源共享的保障。各高校的档案、信息资源共享是一项系统性较强的工程，需要从档案信息的数字化到各高校间同类资源的整合，从网站的建设到档案、信息资源数据库的设计、对接都必须从整体性、全局性来进行考虑。在实现高校档案、信息资源共享的整个建设过程中必须由专门的机构来统一管理。若没有统一的筹划与组织机构，各成员之间的相互协作就会大打折扣，甚至导致资源、资金的巨大浪费。所以，在各高校档案、信息资源共享的不同模式下，组建合适的领导组织机构进行统一的管理，是推动各高校、各区域间档案信息资源共建共享的关键所在。各高校在档案信息资源共享建设中，必须树立互利互惠、合作共赢的宽广胸怀和开放的意识。在规划、设计、建设和管理方面实行统一的标准和尺度，整体推进高等院校的档案、信息资源共建共享工作，形成统一完善的高校档案信息网络，方便民众的实际需求。

“互联3.2网+加”快环制定境下档案，高信息校档案、资源数字化信息资源统一共的享标过准程和中规范数字

。

化的处理、数据库的结构、软硬件的配置等问题都需要统一的标准。高校档案、信息资源共享的建设与发展必须建立在长远的、全局的发展规划统筹之下。首先，要根据各个高校档案信息共享所具备的条件，建立起不同模式的档案信息资源共享模式；其次，再按照全面、系统布局的总体要求，制订各高校档案、信息资源建设与发展的规范，最后，需要协调各高校间的责、权、利以及各高校间的关系，确保高校档案信息资源共享建设规范、健康、有序的方向发展［3］。

校的3.3档案、强化各信息高管校间理工作档案与“信息互资联源网数字化+”模整式联合。系将起各来，高

构建数字化的档案信息资源共享模式。从档案信息的源头抓起，必须将传统的纸质档案或信息进行数字化处理、信息化加工；强化对互联息的归档、整理和收集，拓展档案的分类和线上线下收集渠道，门类和收集渠道，进一步丰富高校的档案、信息资源，为共享资源更好地服务于社会需求。

平。积极3.4利利用用“微互信联、网网站+”、提微高博档案、QQ信息等网资络源社的交共平享台服务，进水行档案、信息资源的共享服务工作；利用信息技术不断优

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化检索的工具，扩大档案信息资源网络检索范围；完善模糊检索、扩展检索、联想检索等功能，满足不同层次和需求使用者的检索要求［4］。具体来说，高校档案、信息资源的共享实现机制由以下三个部分组成：

（1）运行保障机制。“互联网+”环境下，运行机制保障是高校档案、信息资源如何在网络更持久、有效的共享的重要保障，运行机制保障的核心在于标准机制、法律法规机制和利益平衡机制三个方面。（2）合作与激励机制。高校档案、信息资源具有公共物品的属性，但并不是公共资源，必须制定必要的规则或协议，不能随意获取。通过合作机制的建立来进一步明确各个共享模式下组织成员间的权利和义务。此外，必须建立与各高校成员责权利相应的激励机制，通过定期或不定期的交流，及时总结共享的效益，激发参与成员的积极性，从而提高档案、信息共享的效果，为资源共享体系的良性循环打好基础。因此，高校档案、信息资源共享既需要合作机制约束，也需要激励机制推进。（3）共享平台管理机制。高校档案信息资源共享是依托共享平台实现的，从经济角度管理和优化配置高校档案信息资源，可以简化高校档案数字资源管理流程，减少人工干预，提高档案信息共享自动化和充分化程度，进而达到共享效益最大化。

联息3.5加安强全高保校障档案机制、建设信息是的高网校络档案、安全防信息范。资源完善共享的的互

头等大事。要建立“互联网+”时代背景下，高校的档案、信息安全法律保障体系，完善档案、信息资源共享的管理规章制度，增强维护人员的信息安全意识；采用二代身份证认证、加密、数字水印、防火墙等信息安全技术加强信息安全管理，保障档案信息资源在存储、传输和共享查阅过程中的安全［5］。

参考文献：

［1］孙细妮.基于SWOT分析法的高校档案信息资源共享模式研究［J］.企业技术开发（学术版），2013，（11）.

［2］葛正美.高校档案信息资源共享的基本策略初探J］.经济研究导刊，2014，（6）.

［3］杨凡.高校档案信息化与数字档案馆建设探析———基于网络环境下资源共享的视角［J］.卷宗，2015［，4］（8魏）晓明.

援关于信息化背景下档案信息资源共享问

题的探讨［J］援黑龙江档案，2011，（2）.

［5］秦书凰，王琨，连聪颖，刘瑜，张京平援网络环境下高校档案信息资源共享探析［J］援机电兵船档案，2010，（3）.

（作者单位：西北民族大学档案馆）

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