科技公司办公管理制度为弘扬企业文化, 加强公司各部门办公室的内部管理,营造良好的办公环境,提高工作效率和质量,对员工应遵守的纪律和必具的精神风貌,特作如下规定:
一、仪表仪容公司所有工作人员在工作时间应保持良好的个人仪表,精神饱满,举止文明, 礼貌待人。公司所有工作人员必须衣冠整洁,按着装规定要求执行。任何时候,在工作场所不得穿短裤、背心、拖鞋,皮鞋要保持干净、光亮。注意言行举止,不得当众整理个人衣物。
1.员工要保持个人身体、面部、手部清洁,工服要保持干净、整洁。
2. 上班前不吃异味食物以保证口腔清洁。
3．员工仪容、仪表要符合自然大方的要求,头发要常洗,不得有头屑并梳理整齐, 不得混染和制作怪异发型。男员工应每日修剪胡须,发不盖耳遮领,不得剃光头,不留鬓角、胡须。
4. 女员工上班尽量化淡妆,但不得浓妆艳抹和喷过浓的香水,男员工不得化妆。
5. 员工上班期间,应随时自查仪表仪容,发现问题及时纠正。
二、 行为举止
1. 举止应大方得体,与人交谈双眼应平视对方,不要左顾右盼。
2. 遇上级领导或有客来访,应立即起身相迎并问好,先请来访人员入座后,自己方可坐下;来客告辞,应起身移步相送。
3． 站立的正确姿势应是:双脚与两户同宽自然垂直分开(体重落在双脚上),肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹。
4. 注意走路姿势,在楼道内行走脚步要轻,不得奔跑(紧急情况下除外)。
5. 进入上级领导或其他部门办公室前,应先立在门外轻叩门三下,征得同意后方可入内;若进去时门是关住的,出来时则应随手将门轻轻带上。
6. 进出办公室、电梯时,应主动上前一步先拉开门或按住电梯按钮,请同行的客户、女士或来访人员先行。
7. 对客户或来访人员提出的询问、疑难、要求、意见,要耐心倾听,在不违背保密制度的原则下,有问必答并做到回答准确(对自己无把握回答的应婉转地表示歉意,联系有关人员给予解答,或留下文字记录,限时予以回复)。
三、 言谈
1. 声调要自然、清晰、柔和、亲切,不要装腔作势,声量不要过高,亦不要过低,以免客人听不太清楚。
2. 不准讲粗言、使用蔑视和污辱性的语言。
3． 说话要注意艺术,多用敬语,注意"请"、"谢"字不离口。
四、 电话应答
1. 所有来电,务必在三响之内接答;
2. 接电话,先问好,再报单位,后讲"请问能帮您什么忙"不得倒乱次序。通话时,应用文明用语,如"您好!"、"谢谢"、"再见"。忌用勉强敷衍类似"大概"、"也许"的词语;
3． 通话时,听筒一头应放在耳朵上,话筒一头置于唇下约五公分处,不得使用免提功能键,中途若需与他人交谈,应用另一只手捂住听筒或按闭音功能键;
4. 接听电话,语调既要柔和亲切,又要抓住要领,简单扼要,必要时要做好通话记录,通话要点要问清,然后向对方复述一遍。听到通话对方有极大的责难时应保持礼貌和耐心;
5. 对方挂断之后,方为通话完毕,任何时候不得用力掷听筒;
6. 在公司严禁拨打声讯服务电话;尽量避免打私人电话;家人有急事来电,应从速、简洁结束通话,他人接听,只代为记录、转告;
7、 代接同事听电话,应做好记录,并及时转达。
五、 办公纪律
1.员工应严格按公司考勤制度守时守纪。
2. 保持办公室肃静,工作时间不得大声喧哗、呼唤、打闹、嬉笑、奔跑,不得哼唱歌曲、吹口哨,妨碍他人办公。
3．坚守岗位,集中精力做好本职工作。工作时间不离岗、串岗、不吃零食、闲聊、打瞌睡、躺卧、打牌、听看与工作无关的音乐和书刊。
4. 上班时间严禁炒股或办私事,因公外出应向本部门负责人请假,说明去向和工作内容。
5. 接待来客询问,不得泄露公司管理制度、ISO9000质量体系内容等有关公司秘密的事项。
6. 参加各类会议,应按时到会,保持会场肃静,对重要事项应做好记录。
7. 保持办公区内整洁、有序、卫生清洁,不在办公场所内吸烟、吐痰。
8. 爱护一切公司财物,节约使用办公用品,节约用电,做到人走灯灭,关闭门窗、空调。
9. 下班后,及时整理办公桌椅,锁好门窗、抽屉及文件柜。
六、 办公场所卫生
1.保持办公区的整洁卫生,办公室应窗明几净,办公桌要求无尘土,严禁在室内放置和乱扔各种杂物。
2. 办公桌面上的文件、办公用品和设施要码放整齐,便于查找,严禁放置与办公无关的杂物,严守保密制度。
3．办公区内,所有废弃物及容器等须在指定地点集中堆放,专人负责管理。
4. 临时离开办公桌时,座位要放回原位。
5. 办公室内墙面除悬挂与工作有关的地图、规章制度、奖状、白板之外,不得悬挂与工作无关的物品,悬挂物要统一悬挂在同一水平线上。
七、 办公场所安全
1. 办公场所不得随意堆放易燃易爆等危险物品;不得存放现金、首饰等私人贵重物品。
2. 办公电器设备(电脑、传真因工作需要除外)下班后必须断电,以免发生意外事故。
3． 办公室无人时,一定要锁好门窗,防止物品及文件的丢失;下班后要仔细检查并确认任何治安、消防隐患后方可离开。
4. 办公桌椅、消防器材和设备应根据实际布置定期检查、保证完好。公司机要部门(财务部、档案室等)应有加固的防盗门窗和防盗、报警设备。
八、 办公室文件收发的工作要求:
1、 公司所有来往信件由行政人员办理收发工作;
2、 凡属于挂号、快件、境外机关及重要信函均应进行统一登记,收件人在领取信件时要办理签收手续;
3、 公司人员寄发挂号、快件等信件时,应进行统一登记。承办人员及时将回执凭证交有关人员;
4、 员工订阅的报刊、杂志邮递到公司后,领取时要办理签收手续;
5、 对送交的信件,应问明情况并记录来人有关事项后再予签收。
九、 名片管理:
1、 员工的名片按公司统一格式并由行政部设专人统一办理印制;
2、 试用期内的员工原则上不予印制名片;
3、 员工离职,应缴回手中所有名片,不得再持原名片进行对外联络;
4、 员工需要印制名片时,应至少提前三天向行政部申请办理。
十、 接待来访人员的规定
1.公司各部门业务关系人员来访或洽谈合同等事宜,由人事行政部向被访人员予以通报。
(1) 经被访人员确认后,由前台秘书负责将来访人员领入会客地点。
(2) 被访人员拒绝接待的,前台秘书应婉转回绝或请来访者留下口信,信息由前台秘书转达当事人。员工应在外部会客区(前厅会客室)或临时会客区接待来访客人,不得擅自带外来人员进入办公区域。特殊情况,须在前台登记经批准后,方可进入办公区,进入办公区不得影响他人的工作。
2、 被访人员不在公司,可以通知被访人员直属上级或由人事行政部前台人员予以接待,并将信息转达当事人。
3、 一般来访,应在前厅会客室接待。
4、 外来人员需要进入公司办公区域协助工作的,时间在2天以上的,应到人事行政部备案,由人事行政部配发临时工作证件,凭此出入公司。
5、 员工与客户的交往要恪守开拓、高效、诚信、求实的宗旨,提供优良服务,接待客户 态度热情、谦和礼貌。
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