档案现代化 关于档案管理 现代化的思考 文／宋 冰 档案管理现代化的目的，就是要保护好各类档案实体， 延长档案寿命；迅速、准确地为社会各界提供档案信息，为 经济发展和社会进步服务。档案管理现代化，主要体现在档 案管理工作技术与设备的现代化、档案工作组织的科学化、 档案管理业务技术的标准化和档案工作人员的专业化。经过 多年的探索与实践，档案管理现代化建设取得了很大成就， 但也存在一些不容忽视的问题。为此，必须提高认识，认真 做好工作。 一、档案管理现代化是历史发展的必然要求 管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。注重用现 代科学技术理论、方法手段来研究和处理管理工作中的问题， 使管理工作趋于完善与规范。档案管理现代化是档案工作发 展的必然趋势。随着经济、社会发展和管理活动的增加，档 案数量剧增；随着科学技术的发展，计算机的应用最为广泛， 它已成为档案馆不可缺少的现代化设备之一。应用现代科学 技术成果，改善档案保管条件，研发档案保护技术，成为档 案部门的日常业务范围。 档案管理现代化将提高档案工作的整体水平。随着信息 化管理工作的逐步推广，档案管理工作应从管理手段和内容 两方面提升水平。首先是管理手段方面，要引入相关软件， 提高管理的信息化水平。这既有利于提升日常档案管理工作 效率，也有利于提高档案使用者的查阅效率。其次是档案的 内容方面，逐步将一些纸质档案电子化，既节约空间成本， 又有利于档案的长久保存和精细化管理。为此，要加强宣传， 提高单位领导对信息化环境下档案管理工作的重视程度，增 强其对新时期档案管理现代化重要性的认识。 二、先进的技术设备是实现档案科学管理的前提和 基础 １．提高贮存、收藏能力。缩微、光盘等技术的采用， 极大地提高了存贮密度，减少了存贮空间。是解决日益增多 的档案的存储和管理问题的有效途径，进而使档案部门收藏、 存贮的信息量大增，成为社会存贮信息的基地。 ２．提高信息处理能力。当今社会已进入信息时代，档 案信息以它所独有的最原始、最真实的特性，在信息领域占 有特殊的地位。档案工作人员要有敏锐的信息意识，广泛收 ３６ 集信息，精心加工、准确提供、快速传递、充分利用，以适 应领导决策和民众利用的客观需求。 计算机的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、 鉴定，进行各种统计分析等。在这些业务中代替人工操作， 能大大加快工作进度，提高工作效率和服务水平。 ３．提高档案信息资源开发利用能力。计算机在数据处理、 实时控制、辅助设计、文字处理、数字通信、智能模拟及多 媒体处理等方面都有成熟的技术，档案部门的业务管理工作 可在其网络技术中进行。要积极建设本部门的计算机网络系统， 充分利用网络技术，为民众利用服务。 三、实现档案管理现代化的对策 １．坚持实用原则。实用，就是从本部门、单位的实际需 要出发，选择那些确实能够获得比手工劳动高效的计算机项 目。要从实际需要出发，既要防止功能不足，又要防止功能 多余。离开实用原则，就会使计算机的应用变为一种装饰门 面的累赘。 ２．积极解决计算机应用方面存在的问题。在计算机的开 发试验中，出现两种欠妥的做法。一是完全依赖计算机专业 技术人员去研制。因为这些专业人员对档案管理业务缺乏了 解，以致开发的产品实用性差。二是主要由档案工作者去研制， 以致产品的功能低。只有对档案管理业务有着足够的了解， 熟悉计算机软件知识，才能设计研发出档案管理软件，二者 缺一不可。因此，为扩大计算机在档案管理中的应用范围， 需要档案业务与计算机应用两种知识的结合，档案业务人员 要主动进取。 ３．提升档案部门工作人员的素质。要增强档案人员现代 化意识。档案工作人员要树立与现代化建设目标、方法相适 应的思想观念，在管理科学理论的指导下，从实际出发，大 胆探索和改革，强化并推进现代化管理工作。要调整知识结构。 实现档案管理现代化，要求有较高的知识结构和专业化水平 的队伍，全面地掌握档案专业知识，学习现代化科学技术尤 其是计算机软件应用等方面的知识，使自己成为复合型人才， 以适应现代化的需要。 要开展计算机普及教育。档案管理与 计算机应用有着不可分割的关系，在档案工作人员中普及计 算机知识尤为重要。通过有针对性和实用性的计算机知识的 普及，提高档案工作人员的能力。只有抓住计算机技术 带来的良好机遇，不断提高档案工作人员的应用技能，才能
