Ｓｃｉｅｎｃｅ＆Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ Ｖｉｓｉｏｎ 科技视界 科技・探索・争鸣 高校档案管理的现状与趋势 杨洁 （北京航空航天大学。中国北京１００１９１） 【摘要】高校档案工作作为高等学校的重要基础工作，但是传统的档案工作量大，工作繁杂，因此档案管理的信息化的完善迫在眉睫。本 文就我国高校档案管理信息化的发展现状与趋势进行了详细的分析和总结，并对档案管理信息化趋势进行了展望。 【关键词】档案管理；高校；信息化；现状；趋势 ０引言 ２．１电子文件的管理与利用 档案是国家和社会组织及个人从事相关工作和活动而形成的各 电子文件的归档．管理和利用。需要在我们高校系统中大党政数 种各样的文字文件、音频文件和声音文件等各种形式的文件。不管是 字文件通过特有的校园政务网络对数字档案进行在线的采集、归档以 档案还是文件．作为人类活动的证据．真实可靠的保存是非常有必要 及管理，这样就非常便于后期的利用．这样也可以使得高等学校不同 的。特别是信息社会迅速发展的今天。档案的管理尤其重要。档案管理 的部门不同的单位资源共享．方便大家利用 但是这个过程中也有需 工作是任何组织的非常重要的基础工作．同时也是管理水平的关键体 要注意的问题．那就就是要加强工作人员的素质和保密意识．以确保 现。 学校教职员工的档案不外漏。在具体实施过程中．需要一定的身份认 对于学校档案来说．记录学校的过去以及现在的每一项工作和各 证或者数字签名的技术手段来保障档案数字文件的真是与完整．同时 种活动的流程。特别是改革开放以来，市场经济不断繁荣发展，信息化 也可以指使得数字档案能够长期有效的保存管理。 的事物不断涌人我们的视野．所以说高校的信息化管理业迫在眉睫。 ２．２集成化的档案管理和服务平台 随着教育事业的不断发展也最档案管理工作提出了更多更具体的要 我们在高校的数字化档案管理过程中．还需要建设集成化的档案 求 管理和服务的平台．这样能更加全民的争抢业务管理．提高大家对电 子档案的管理的能力．同时在这个过程中还要提高系统的网络化服务 １高校档案管理的重要性 的能力，还要确保网络的稳定性。 还有就是在档案采集与分类管理过程中．可以采用条形码阅读 档案的存在与发展有着非常重要的社会功能和使命．而且是很多 机关企业或者高校工作人员的重要依据．是这些组织活动的重要的而 器、二维码阅读器等，提高效率和准确度，使档案管理更加的自动化。 对于学校综合性质的档案馆．更加有义务整理学校各个子单位的 且非常丰富的资料。档案同样是后期科学研究的重要的条件以及基 各个专业档案馆的目录资源．这样能为学校的教师学生提供集中的服 础．档案也是进行宣传教育工作展开时的重要的丰富的素材．是社会 务，比如集中的查询与咨询服务，提高信息的可靠度。 和各种组织发展的不能缺少的而且有着非常重要正面意义的一部分 ２－３强化档案编研和信息资源开发利用 档案可以为领导决策提供参谋作用 以前的档案的很好的管理可 档案馆的档案大量的数值化和信息化．不断完善数字化档案馆的 以是我们便捷的查到原来的档案资料．当领导干部需要对一些重要的 事项或者项目进行决策的时候．在大家讨论没有结果的情况下．历史 进程。这些还是不够的．为了给高校的教职工和学生以及校友提供更 加快捷的服务．我们还可以借鉴先进的收索引擎的尖端技术．建立相 档案可以提供很多以前类似的或者相关的案例．为领导的决策提供有 应的内容关联和内容分类．这样将会大幅度的提高档案的服务的效 力的参谋和借鉴 所以高校的档案有效的保存与整理具有很正面的作 率。提高档案的可用性．同时高校档案馆还可以进一步加强和拓展档 用。 案管的信息网站的建设。档案的信息网站也是档案馆的宣传．同时也 档案对于学校的教学管理．也有着非常积极的意义。在学校的管 是收集档案的，提供优质的服务的非常重要的窗口。可别是在数字化 理过程中，会遇到各种各样的事宜。当学校制定很多具体的规章制度． 档案馆建设和完善以后．可以通过档案馆的在线的信息服务网站给大 发展蓝图与计划以及学校的管理、教学制度都需要全面的考虑到很多 家提供优质的业务服务。拓展其服务的范围．提高服务效率和便捷性。 情况这样才能使相关的规定全面有效没有漏洞。这样在制定这些事物 的时候就需要全面的了解情况．通过档案了解学校的原来的制度基础 ３总结 等等．为制定全面的管理以及教学制度提供全面完整参考 为教学科研工作提供依据。学校的重心工作还是教学与科研．优 随着信息时代的到来产生了电子档案．是目前档案管理不可规避 秀的教学和科研工作才是学校长远发展的基础。为了使学校的教学更 的，需要档案从业人员学习多种学科的．多种专业化的工作．而且还需 加规范而且有条不紊的进行和提高发展．就要有合理的教学大纲．教 要有做个部门的系统合作 对于学校档案来说．记录学校的过去以及 学流程以及教学评价体系规定。而在制定教学大纲等教学的具体文件 现在的每一项工作和各种活动的流程 特别是改革开放以来．市场经 的时候就需要．查找相应的历史文件．看以前的工作者是怎么制定的 济不断繁荣发展．信息化的事物不断涌入我们的视野．所以说高校的 再对其进行优化补充．这样也是学校传统风格的继承和发展．使得学 信息化管理业迫在眉睫 随着教育事业的不断发展也最档案管理工作 校的文脉绵延不息。对于科研就更是这样了．这样就是说．档案对于学 提出了更多更具体的要求 信息档案管理事物是保存和发展学校的工 校的教学管理有着很深远的促进作用 作成果会对学校的发展和教研事业的进步有着非常积极重要的作用． 档案为教师评定职称提供依据．在学校中很重要的管理工作就是 但是这一个工作也不可能一蹴而就。要很多环节协同合作．要进行精 教师的职称评定。在教师的职称评定过程中．比较完善的教师档案．应 细的合作才成为大家提供幼稚的服务。这样就对需诶学校的档案管理 该包含教学质量．教学成果．科研经费项目与成果．都是教师评定职称 人员提出了严格的要求。要求他们提高素质和知识面．树立全新的观 的重要依据。 念从而才能实现档案工作更加科学更加现代。● 档案管理部门为广大校友提供学历证明．很多校友从学校毕业 后，在后续的入党提干．求职等等活动过程中．有时需要必要的学历证 【参考文献】 明，这样就需要我们学校为广大校友提供必要的学历证明 当档案管 ［１］姜亮，张宇阳．浅谈数字化档案管理ＩＪ１－云南档案，２Ｏ０８（０１）：０１２． ［２］刘碧华．高校档案管理的现代化建设ｆＪ１．邵阳学院学报：社会科学版，２００５（１２）． 理工作很好的情况下．就非常便于为校友提供这项服务 ［３］朱宝钧．浅议高校数字化档案管理Ｌ丌．开封教育学院学报，２００３，２３（２）：８１—８２． ２高校档案的发展趋势 ［４］涂丛英．以校园网为依托推进高校档案数字化建设ｆＪ］．档案学研究，２００５ （００２）：４８－５１． ‘但是对于高校的档案管理工作．从国外国内的情况可以看出现在 ［５］王艳玲．浅谈高校档案管理信息化建设『Ｊ１．现代情报，２ｏｏ７（ｏ１）：３１—３４． 的趋势在于建设和发展数字化的档案馆。而谈到数字化的高等学校档 案馆，不仅仅在于传统的很多业务计算机参与化．其实在这个过程中 ［责任编辑：汤静］ 还有很多方面很具体的工作需要去完善。 ｓｃｉｅｎｃｅ＆Ｔｅｃｈｎ。 。ｇｙ Ｖｉｓｉ。ｎ科技视界Ｉ ２。９
