文秘行业员工素质要求及大学生现状调查研究

王尧 （文秘班,3110104019,18010611381） 摘要：随着中国国情的发展，企业对文秘行业员工的素质要求越来越高，这就需要一批综合素质高的复合型人才来适应这一发展的需要；本文还通过对大学生学习能力的现状以及创业意识的现状进行了调查研究。研究表明：文秘行业员工的综合素质亟待提高，大学生学习能力的高低直接影响进入企业后的发展,并且普遍大学生创业意识不高。 关键词:文秘行业；综合素质；大学生；学习能力；创新意识 Quality

Investigation and

Study of College Students' Present Situation Yao—

Requirements of The Secretarial Profession Staffs and

Wang （Secretarial Class， 3110105029， 18010610381) Abstract： With

the development of Chinese national conditions, enterprises

increasingly high demands for quality of the secretarial profession staffs, which required a number of high-quality compound talents to meet the development needs; present situation of the students’ learning ability and entrepreneurial awareness were researched。 The study showed that: comprehensive quality of the secretary profession staffs needed to be improved， students' learning ability had a direct impact on the development of enterprises after entering， and general college students entrepreneurial awareness was not high。 Key words： the secretarial profession; comprehensive quality; college students; students’ learning ability; entrepreneurial awareness 0 引言 随着全球经

济一体化步伐的加快，国内和国际市场竞争越来越激烈。企业为了在激烈的市场竞争中获胜，对文秘人员需求量越来越大，对文秘人员的要求也越来越高,尤其是[1

2］不断崛起的民营企业，急需

高素质文秘人员。随着改革开放的深入，特别是中国顺利进入WTO,给各行各业带来了全新的机遇和全新的挑战，对秘书工作提出了更高的要求。在新时代的门槛上，我们把文秘工作的要求概括为“变与不变”。“不变”的是，优秀的文秘人员永远要按秘书岗位职责的要求做好秘书职能中纯技术性工作,成为领导工作的帮手,要尽一切可能用自己的聪明才智为领导出主意当参谋；“变”的是文秘人员须具有足够的数［3

6］字化办公能力和外语能力，以及由此产生的思维方式及观念的更新。

人类社会已经逐步从后工业时代进入信息社会时代（或称知识经济时代），学会学习、终身学习已经成为对人才的基本要求，学校教育包括高等教育已经把教会学生“学会学习”，培养学生的学习能力作为一个重要的教育目标。在高等教育领域，大学生学习能力的培养

成为教育和心理研究者的一个热门研究主题,许多研究成果值得在教育实践中加以吸收和推广。目前研究者主要从学习策略、自主学习能力的角度，对大学生学习能力的现状特点进行[8

12］

[79]研究。此外,还有一些综合性的、相关性的调查研究。这些研究的主要发现是: （1) 大学生普遍已经具备了一定的学习策

略和自主学习能力，但是发展不均衡,水平有限，还有很大的发展空间; (2） 研究大都发现性别、年级、专业因素对大学生的学习策略、自主学习能力具有一定的影响; (3） 大学生的创业意识普遍不高。 1 文秘行业员工综合素质现状分析 1.1 文秘

行业员工综合素质亟待提高 对于目前国内的形式而言，文秘

行业员工普遍综合素质不高的方面有以下几个方面: (1） 口头表达能力不强，言行举止欠礼貌，公关与沟通能力有待提高。企业秘书是在企业办公室工作,企业办公室是企业枢纽机关，企业秘书对内是联系企业部门和员工的桥梁，其主要工作是上传下达。

（2) 文字功底不扎实，应用文写作能力有待提高。企业办公室对

内是制定和执行企业决策、计划的总指挥部,企业文件的起草、形成和制发都是由秘书去完成；对外是“联络的窗口”,日常来往信函，都是由秘书来处理。 (3） 团队合作、敬业爱岗和吃苦耐劳的精神有待加强。在文秘行业的员工中，有的团队合作精神缺乏；有的敬业爱岗精神不强；有的“跳槽”频繁，一年换几个单位;有的吃苦耐劳精神不够等等。企业对文秘行业员工“跳槽”频繁的现象，视为职业道德问题。 1.2 文秘行业员工综合素质不高

的原因 文秘行业员工综合素质不高的普遍原因有很多，最直接

的原因就是其在学校没有养成良好的习惯，既有主观原因，也有客观原因，如下：一，有相当部分的高职院校领导和文秘专业教

师对高职文秘专业学生培养目标、就业方向、就业岗位等认识不足,导致文秘专业的《企业秘书写作》课程内容设置偏向行政机关和中文专业；二，教学实践环节不够重视，没有走进企业；三，教材编写虽然在不断改革,但仍然存在学科型的痕迹；四,教学模式、教学手段和教学方法还是比较传统，采用“填鸭式”居多；五，高职文秘专业学生对本专业培养目标、就业方向、就业岗位等认识不足。 2 文秘行业员工素质要求 2.1 政治素养与

职业道德修养 具备过硬的政治素质是做好文秘工作的基础和前

提条件。文秘工作具有较强的政治性和政策性,这就要求文秘人员要全面了解并掌握党的政策法规，立足社会经济发展大局，树立全局意识，自觉服从和服务大局.文秘人员还要具备政治上的敏锐性和判断力,严格要求自己，明辨是非。通过不断学习,文秘人员要学会用发展的眼光看问题，从全局出发,抓主要矛盾，透过现象深入挖掘事物本质，学会用辩证唯物主义观点去观察和分析问题，充分发挥文秘人员的参谋与辅助作用。 具备优秀的职业道德修养是做好文秘工作的保障。文秘人员只有具备良好的职业道德修养，才能恪尽职守、忠诚敬业,才能不惧困难、勇于挑战，才能在文秘工作中做到求真务实，做一个合格的领导的“左右手”。做好文秘工作,必须具备正直、缜密的性格和忠诚的敬业精神。 2。2

外语能力的高要求 现代的秘书必须具有相当的外语能力。根

据我国的情形，这里主要指英语能力，要求能

够译出公务文件或誉写速记,能够正确拼写，正确使用标点符号以及文字写得符合语法，这将成为现在和将来秘书工作的基础。这些要求的重要性，怎么强调也不会过分。但秘书不是外语专家，如同他不是计算机专家一样.秘书也不是谈判中的外语翻译，这就是说，秘书的外语能力应有其具体的内容: （1） 应能够起草一

般英文信件或公文。 （2） 应具有专业化的外语口语技能，现代秘书应具有使用外语单独工作的能力. (3) 要求具有一定的知识面,了解典型的英美行政公文或商业文件。在语言精通的前提下，知识越渊博，理解越透彻,“目标语言”就越精确清晰。在商务翻译中，由于缺乏商务知识而引起误译会导致外贸上的巨大损失,故而强调翻译的准确性。 （4) 必须针对现代文秘工作对因特网的使用呈增强的趋势，要求文秘人员具有一定的网上英语能力。网上英语具有许多自身的特点，不一定成其规则，但使用的人都感到相当自如，甚至有些优越感,因为它代表着一个时代或一个地区或一个特定群体的某种性格。尽管在主流的电子商务、网上办公等场合,不管是国外或国内都还是以传统和正式的英语交流为主，但作为秘书，不懂得网上流行英语的特殊表达式，即便有很高的英语水平,也有可能在某些场合造成误会或失去机遇. 2。3数字

化办公能力及探索创新能力 就目前的情形而论,一般单

位的秘书实际都已具有电子设备的文字及图形、表格处理的能力。要全面加强知识、道德和人格的修养,紧跟时代的脚步，掌握信息并会利用现代化设备。 (1） 树立信息化意识。秘书工作人员要积极培养自已的信息敏感性、随时随地捕捉工作的信息，及时把握利于工作的信息，及时把处理后有价值的东西提供给领导，使有效的经济能量释放出来.因此要主动了解计算机、网络的发展状况，捕捉最新技术用于秘书业务之中。 （2) 掌握现代化办公设备，缩减工作时间，提高工作效率，加快工作步伐，加快生活的节奏.秘书人员只有学会使用现代化办公设备，熟练掌握计算机、传真机、复印机等办公设备的操作技能，才能为秘书信息化处理奠定坚定基础。 (3） 一个优秀的秘书必须知道当前软件市场流行什么样的办公软件,什么样的办公软件对某一类文秘工作的效能有多么大的提高，必须知道目前流行的最新的病毒及其处

理措施，必须了解网络的资源与陷阱；他不必成为使用新软件的专家，但必须把握新软件的发展动态。 （4) 创新是一个民族进步的灵魂，是我们的事业兴旺发达的不竭动力。文秘人员在工作中要敢于探索新领域、研究新问题。新的问题必然要用新的方式去解决，这就要求我们要与时俱进,开拓创新，提高自己发现问题和解决问题的能力.只有创新才能激发无限活力，只有创新才能创造奇迹。 3 大学生现状调查研究 3。1 大学生学

习能力的现状调查研究 通过自身和周围同学的学习

能力，以及网上资料的搜集查询可以发现: (1） 从大学生学习能力的状况中发现，从“学会学习”的角度来衡量的大学生学习能力水平一般，知识获得与应用能力、学习过程自我监控能力、学习资源管理与应用能力都只是处于中等水平，仍有待提高。当然，这所谓的“中等水平\"只是跟理想状态相比，只能说明大学生的学习能力仍有很大的提升空间。 (2） 从大学生学习能力的性别差异中发现,大学生学习能力的性别差异显著。男生在知识获得与应用能力上优于女生，但差异只是接近于0.05的显著性水平;而在学习过程自我监控能力、学习资源管理与应用能力及总学习能力上女生优于男生，差异达到了0。05的显著性水平.相关研究也有类似的发现，比如，女生比男生具有更高的学习动机，也更注重学 习结果的及时评价,学习时间的管理和学习环境的创设[4］.又如，男女生在学习策略的运用上表现出差异，男生比女生更主动地去获取课堂外的知识，来丰富自己的知识面，并尽可能的把已有的知识联系起来，再探求新的知识，而女生比男生更善于制定计划，合理安排学习和练习时间[5]。 （3） 从大学生学习能力的年级差异中发现，大学生学习能力的年级差异不显著，大学生的学习能力并没有随着年级的增长而提高，反而略有下降。一些研

究有相似的发现.有研究发现，大学生的总体策略水平并没有随着年级增长而相应地提高,一年级大学生的元认知策略水平和资源管理策略水平低于其他年级的大学生,而认知策略水平和情感策略水平高于其他年级的大学生［3].还有研究发现，大一学生的学习自主性均显著的高于大二、大三与大四的学生［4］。 (4） 从大学生学习能力的专业差异中发现，除了知识获得与应用能力外,文科学生的学习过程自我监控能力、学习资源管理与应用能力、学习能力总分均显著地高于理科学生。一些研究有相似的发现，如“文科生的学习动机强于理科生,且更注重学习方法的调整及学习环境的利用\"[4]，又如“文科生的认知策略和资源管理策略水平显著高于理科生”[3]。学习内容及其评估方式的不同可能是造成大学生学习能力差异的一个重要因素［4］。文科生的学习内容（如人文科学、社会科学等内容）具有一定的思辨性、开放性、灵活性、主观性以及较高的个性化,学习评估的指标也较具多元性和灵活性，而理科专业的内容往往逻辑性、封闭性、机械性、客观性较强，学习评估的指标比较模式化和固定化。总之，文科专业的学习比较人文化和个性化，因此学生会采用一些个性化的学习方式、理解方式，从而其知识获得与理解能力相对较好，其学习过程的自我安排、自我监控和自我反思也比较主动和积极，对学习资源的利用与管理也比较合理、充分。 3。2 大学生创业意识现状

调查研究 目前我国大学生创业仍处于较低的水平.这与我国当

前的经济发展程度、教育水平、人才培养模式以及资本风险意识等有直接的联系。就目前大学生创业存在的问题来看，有以下几个方面： （1) 学生要全面分析创业条件,理性创业。就调查情况来看，大学生创业的热情很高，有约37％的学生曾表示会考虑自己创业。然而据相关资料显示,最终能下定决心走上创业道路的仅仅不足3。5％。可见，大学生创业的繁荣景象其实还是存在着相

当的泡沫。究其原因，一方面是由于媒体对于某些创业神话的过分渲染与炒作，使得整个社会舆论对于大学生创业寄予很大的希望，从而对大学生的选择产生了潜移默化的影响.另一方面由于大学生社会经验较少，对于创业过程中存在的诸多困难估计不足,盲目的选择创业最终导致以失败告终。因而，我们应一方面引导媒体如实报道，另一方面学生也要理性分析创业的可行性，共同营造一个比较理性的、有助于大学生创业选择的社会环境。 （2) 优化高校人才培养模式。首先，学校应努力培养学生适应时代要求的新的就业观念，指导学生做到“三破三立”：破等待国家安置的旧观念,立自主创业的新观念；破一业而终的旧观念,立准备从事多种职业的新观念;破安于现状的旧观念,立开拓进取的新观念。[1] 通过创业意识的教育使学生认识到自主创业是生存的需要、发展的需要和社会进步的需要。 ［2］第二，重视创业教育，引导学生坚持创业与专业相结合，提高创业的成功率。学校要加强对学生创业品质的熏陶和培养，包括以下两个方面:一是激发学生的创造意识，即创造的愿望和动机;二是培养学生的创造思维能力和创造性的解决问题的能力。总之，在高校的“两课”及专业课教学中,应从多方面激发学生创造欲望,提高创业思维能力，掌握创业的方法和策略,从而为学生在毕业后实现自主创业打下良好基础。 （3） 社会要推动，政府要扶持大学生创业.大学生创业需要社会各界的大力支持，要改变传统的对年轻人的轻视,重视新锐青年科技创业的巨大价值;可以利用民间闲散资金设立

民间风险投资基金，支持大学生创业，解决创业资本不足问题；在目前房地产和股票市场调整的背景下,积极探索引导私人财富投资于大学生创业项目的市场课题。［3］ 4 结论 秘书工作涉及的工作方面很广，常常要求具备截然不同的能力。而秘书行业的员工本身就存在着一些问题，如大学时候学习能力不强等。研究

表明： （1) 文秘行业员工的综合素质亟待提高； （2) 文秘行业员工的外语能力、数字化办公能力以及创新能力亟需加强； （3) 大学生学习能力普遍存在问题，这不仅与自身的学习习惯、学习方法有直接的联系，也与学校等外界环境的因素相关； （4） 大学生需培养创业意识，提高自己自主创业的能力。 参考文献 [1] 赵新华. 新时期高职学生综合素质培养模式探析[J］. 北京:现代企业教育，2009（22)：15—19. ［2］ 黄巨龙。 《企业秘书写作》对提高高职文秘专业学生综合素质的探讨［J].广东:广东轻工职业技术学院学报，2009(12）：21—25。 [3］ 夏文，阮毅. 试论入世后我国文秘工作的新环境与秘书素质的新要求[J]。湖北：咸宁师专学报，2002（10）:30-34. ［4］ Joseph S. Rabianski. Employee quality of life in corporate location decisions. Journal of Corporate Real Estate, 2007—1， 52:61。 ［5] Analisis Economico。 World Trade Organization Trade Policy Review Report by the

Secretariat Mexico. Boletim do Museu Paraense Emilio Goeldi, 2010—3, 125：132。 [6］ Barry W。 Boehm。Using WinWin Quality Reauirements Management Tools: A Case Study. Annals of software Engineering, 2004—1, 87：95.. [7］ 林国耀，连榕。 大学生学习能力的现状调查研究［J]。厦门：集美大学学报，2010（01):09—13. [8］ 刘电芝. 学习策略研究［M］。北京:人民教育出版社，1999。 25—30。 ［9] 杨易. 大学生学习策略的研究与测评[D］.开封:河南大学，2002：Ⅰ—Ⅱ. ［10］ 高志惠. 大学生创业意识现状调查研究[J］。上海:科学时代，2009（02）:27. [11］ 何婷英，张丽萍。 大学生创业意识的调查与研究［J].中国青年研究，2007（01)：48. [12］E H。 A study of hypnosis in improving academic achievement of college students. Psychological reports， 1992-3, 18:25。