档案信息化背景下拓展高校档案馆服务功能研究

档案信息化背景下拓展高校档案馆服务功能研究文/李梓泉

摘

要：随着信息化技术的不断发展，高校档案馆单

一的服务功能已经不能满足高校师生日益增长的服务功能需求，拓展高校档案馆服务功能势在必行。本文基于档案信息化背景，阐述了拓展高校档案馆服务功能的重要意义，对拓展高校档案馆服务功能的具体形式进行了分析研究，提出了拓展高校档案馆服务功能需要采取的具体措施，希望能对高校档案馆管理人员提供参考。

关键词：档案信息化背景下；拓展；高校档案馆；服务功能

2000年12月，在北京召开的全国档案工作会议上，正式提出“档案信息化”这一概念。档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化［1］。高校档案馆作为高等院校档案管理的责任主体，如何依托现代化信息技术，深度挖掘档案信息资源的价值，拓展高校档案馆服务功能，提高高校档案管理服务水平，是当前高校档案管理者都在思考和研究的课题。

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拓展高校档案馆服务功能的意义1.1档案的是档案信息信息化管化理管，理区别价值的于体现

传统管理模式的价值在

于：档案管理的有效性和合理性更强，档案信息的服务模式更多样，档案信息在共享的过程中更能兼顾“开放”和密”的统一化管理。［2］而高校档案馆服务功能的拓展，正是档案信息化管理建设的实现路径，是档案信息化管理价值的体现。

1.2高校是其他对高职校能其他部门职能，虽部门然承功担能着不部足份的档案馆工作的弥补

职

责，参与了一部份档案收集和整理的工作，但是受制于档案信息资源整合的局限性，很难实现档案馆可以实现的服务功能拓展，高校档案馆承担高校档案收集整理、开发利用的职能，对于全校档案信息资源的整合有着自身的优势。因此，拓展高校档案馆服务功能，可以弥补高校其他职能部门功能的不足。

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拓展高校档案馆服务功能的具体形式

笔者认为，拓展高校档案馆服务功能要充分依托现代化信息技术，具体形式主要有以下几种：

2.1电子文件管理中心

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当前，随着无纸化办公概念的引入，OA办公系统已经在高校得到了广泛的应用，而高校档案馆信息化管理水平仍相对较低，依然以纸质档案的借阅提供档案信息服务的模式为主，存在工作效率低、便捷性不够等问题。以笔者所在的高校档案馆为例，馆藏档案约8万件，皆以纸质形式保存，档案信息服务水平很低，档案馆的服务功能仅限于纸质档案的借阅利用服务，对档案信息化服务理念与服务导向不明确。再加上校园信息化建设的严重滞后，档案数字化水平很低，部份纸质档案已经发黄霉变，存在着档案信息资源流失的风险。档案馆作为高校收集和保管档案

的枢纽，应充分发挥档案信息化管理规范化、网络化的优势，主动承担起电子文件呈文部门和利用部门之间档案信息的转换和传递职责，成为高校的电子文件管理中心。这样，高校档案馆既可以实现传统的档案保管借阅功能，也能够顺应时代的潮流，将实体档案与其包含的档案信息分离，再依托档案管理系统实现线上查阅电子文件功能，实现文档一体化管理，从而有效提升档案信息化水平。

2.2校务信校务息信息公开是公开高中心

校将自身建设发展过程中的决策及

落实情况主动公之于众的行为。校务信息公开保证了公众对高校执行情况的知情权，提高了高校的执行力。在档案信息化背景下，电子政务的运用拓展了校务信息公开的途径，衍生了高校档案馆成为校务信息公开中心的理念。高校档案馆可以着眼于打造校务信息公开平台，依托“大数据”技术，对档案管理系统和档案馆门户网站的信息检索情况进行分析，精准找到群众下载量大的信息文件，主动公布在档案馆门户网站等平台上，从而最大限度的方便群众。

高2.3校学档案馆术交流每年中心

收集整理全校教学、科研等档案材料，涵盖了全校师生的学术成果信息资源，而这一部分档案信息并没有被充分挖掘利用。以笔者所在的高校为例，档案馆每年收集的国家自然科学基金项目结题材料、教学成果奖材料等科研、教学档案多达500件。这些学术成果除了每年被主持或参与项目的教师借阅用于作为职称评审的支撑材料外，其余时间都被“束之高阁”

，其他教师学生和根本不会借阅，更别谈用于分享和交流学习了。这是学术交流成果的极大浪费。在档案信息化背景下，高校档案馆应从学术交流中心的角度出发，利用网络管理技术和档案管理系统打造一个线上的学术交流平台，将合法、可公开的学术成果档案通过档案数字化转换成电子档案挂接

2020.2下

兰台内外

“保在档案管理系统中，并及时在学术交流平台上发布更新的学术资源，由档案馆专人负责，进行线上交流和线下培训，指导师生如何在档案管理系统中获取自身所需要的信息，在学术交流平台上互相学习交流。

2.4习近党建教平总书育记在基地

第十七次全国高等学校党的建设工作会议上指出：“加强和改进高校党的建设是建设高等教育强国的根本。”可见党建教育在高校当中的重要作用。高校档案馆蕴藏着大量学校党建工作中的成果档案，既可以为党建教育提供实证素材，又可以为党建教育基地提供经典教案，是宣传党的理论创新成果和积极推动理论创新的重要基地。高校档案馆可以以档案信息化发展的技术环境为契机，通过在档案馆网站上开通党建教育专题栏开展多媒体教学，和开展扶贫工作成果电子图片展等形式打造一个新时代党建教育基地，有效实现高校档案馆服务功能的拓展。［3］

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拓展高校档案馆服务功能的措施3.1拓展确高立校信息档案馆“共享服务”的功服务能的理前念

提，是确立档案信息

共享”的服务理念。当前，档案馆的主要工作模式仍然是收集档案资料，进行装订归档，最后存入档案柜；此项工作耗费了大量的人力物力，但最后装订归档的档案绝大部分使用率很低。随着高等教育的不断发展，高校师生挖掘知识信息的需求与利用档案信息的能力不断提高，高校档案馆如果仍然采取传统“重储存，轻利用”的管理模式已经满足不了档案利用者对档案信息的需求。因此，要确立档案信息“共享”的理念，档案的信息资源才能被充分开发利用，才能更好地为高校师生提供便捷高效的档案查询服务。［4］

3.2信息提化升背档案景下，信息提化升水平

档案信息化水平使得档案信息存

储更安全，档案信息共享更流畅和档案信息获取更精准，是拓展高校档案馆服务功能的基础。提升档案信息化水平，可以有效解决纸质档案借阅不便、档案信息共享率低等问题，档案管理者可以将数字化后的纸质档案挂接在档案馆门户网站或者档案管理系统中供档案利用者下载；或者储存在光盘或U盘上供利用者使用。其次，可以研发新的档案管理系统提升档案信息化水平。

3.3人力加资强人源的才保的障培是养拓和展引高进

校档案馆服务功能的必要条

件。目前，多数档案工作者虽然具备专业的档案管理知识，但对一些必备的计算机技术运用掌握不足，比如对于大数据”、微信公众号等新技术的掌握存在很大的缺陷。在档案信息化背景下，依靠当前的档案工作者实现高校档案馆服务功能的拓展存在较大的困难。因此，高校档案馆既要加强对现有人才的培养，又要注重人才引进工作。对

2020.2下

兰台内外

档苑论坛

档案馆现有人才应组织开展技能培训，对计算机应用、微信公众号设计开发等内容开展专项培训，不断提升现有人才的计算机应用水平。人才引进方面，档案馆需制定专项方案，明确引进人才的目标，分步骤、循序渐进地落实，引进的人才既要有良好的服务意识，又要有过硬的专业技术能力。这样才能为档案信息化管理，拓展档案馆服务功能提供必要的支撑。

3.4校园完信善息校化园建信息设的化完建善设

是高校档案馆服务功能拓展的

重要保障。无论是线上档案信息的收集还是电子文件的转递，都需要在校园信息化的大环境中进行，高等院校要加强顶层设计，成立校园信息化领导小组，结合当前实际情况和未来一段时间的学校发展规划，结合高校信息化水平的现实情况，制定一套完善的校园信息化建设方案，从校园信息化技术服务水平的提高和校园信息化资源整合着手，完善校园信息化建设，档案馆档案信息化服务的质量、效率和能力水平。

4结语

综上所述，在档案信息化背景下，高校档案馆应该主动承担起新的历史使命，在现有的服务功能的基础上利用现代化信息技术拓展自身的服务功能领域，通过确立“信息”共享的服务理念、提高信息服务的技术手段、加强人才的培养和引进、完善校园信息化建设等手段，将自身打造成一个集电子文件管理中心、校务信息公开中心、学术交流中心、党建教育基地为一体的现代化高校综合档案馆。

参考文献：

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［3］谢咏含，王运彬.新时代档案馆建设爱国主义教育基地研究［J］.档案与建设，2019（06）：23—26.

［4］冯晓莉.浅析高校档案馆功能的拓展［J］.科技与管理，2008（04）：116—120.

［5］王兴国.优化电子政务推进信息公开的路径J］.辽宁行政学院学报，2019（06）：29—32.2012淤（17于）艳：红58.

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析［J于］王.档案庭芸时.互空联，网2018背景（12下）数字化：41—档案42.

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功能的拓展［J］.科技与管作者简介：李梓泉（1991—），海南医学院档案馆

助理馆员，从事综合档案管理室工作。

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