浅谈高校教学秘书工作职能素养的体现及要求

人才培养浅谈高校教学秘书工作职能素养的体现及要求

吴　婧

(宿迁学院，江苏　宿迁　223800)

【摘　要】高校教学秘书是高校院系置配的教学管理人员，肩负着高校的教学管理、上传下达、协调关系，保障学校日常教学正常运行的重要职责。教学秘书所具备的职业素养对教学管理的水平有直接的影响。随着当今高校教学改革逐步深化，教学模式多元、多样化，对高校教学秘书的职能和素养提出了更高的要求。教学秘书需要从政治观念、理论意识、【关键词】岗位职责；工作职能；职业素养

教学管理是高校的核心工作，教学秘书在高校管理中占有重要的地位，教学秘书的工作质量直接影响到学校的教学管理。它联系着学院教学机构、老师和学生，在其中起到上传下达，协调关系、保障日常教行的作用。另外教学秘书还是教学院长的得力助手，帮助教学院长处理日常的教学事务，成为学院管理部门、教研室及师生之间的联系枢纽，建立良好的工作关系，教学秘书的职责严谨、科学、规范、及时，在高校教学工作中起到不可忽视的重要作用。

一、高校教学秘书的工作职能

1.协助教学院长制定或修订教学计划

教学计划是课程设置的整体规划，是保障教学质量和人才培养规范的基本文件，对学校的教学、教学实践、课内实验等作出全面安排，具体的规定了教学设置的学科课程、课程开设顺序及课时分配，并对具体的学年、学期进行划分，教学计划的制定和完善，是学院安排教学任务的基本依据。教学秘书在分管教学院长的领导下，根据专业要求，按照教学规律组织教研室主任制定教学计划；并根据各自专业自身发展的需要，调整、修订教学计划。同时教学计划又是一种具有法规性的重要教学管理文件，教学计划的权威性、稳定性和连续性，是教学过程中需要保证的，不得由他人任意更改教学计划。这也就要求教学秘书应对自己所在院系各专业的情况了如指掌，不但要认真完成日常教学管理工作，还要具有敏锐的观察力能洞察到专业教学中可能会发生的问题，或新的问题，及时提出修订、调整教学计划的建议，确保教学计划更加合理化。

2.协助教学院长实施教学过程并监控运行

教学过程运行及监控管理是将教学计划实施的重要教学环节，它以教师为主导、以学生为主体，师生相互配合，教学管理部门总体监管于一体的教学过程，从计划到实施，复杂而有规律。相互之间协同合作，严格执行教学管理规定，规范各项制度，确保教学工作稳定运行，不得随意超前或拖延滞后，任何一种违规做法都会对教学造成难以弥补的损失。在整个实施监管过程中，教学秘书需要做到及时上传下达学校教学管理部门的工作部署，组织落实教学工作，督促教师严格执行教学计划，严格实行调停课制度，及时处理执行过程中出现的问题或事故。教学秘书是教学领导与教师、学生之间的桥梁和助手，在工作中起到既发挥指令又服务师生双重作用，他人难以替代。在教学管理工作中，教学秘书通过推行教学行政管理质量，协调各教学环节，使教学能有序运转，为完成教学任务、确保人才培养质量发挥了重要作用。

3.学生管理工作

学生管理工作主要是由教学秘书联系学生会及班级班长、学习委员来完成。学生的各项报名、考试均由教学秘书联系学生干部并配合学工系统共同完成，在学院对学生日常学习的管理中起到了传达和服务的作用，同时对学生的学习及心理健康等也要给予帮助。

4.做好学期末考务及成绩管理的工作

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人才培养劳动保障世界

教学管理程序性很强，教学过程从计划到实施到监控，是一个按部就班的过程，课程完成后会有教学考核的过程，教学秘书重要的一项工作就是按照教学计划和学院教务处得要求，安排组织做好每学期期末考试、补考和缓考等工作，如制作试卷、安排考场、安排监考、汇总试卷等，并安排老师评定学生试卷，对学生的成绩进行汇总、审核和系统登陆工作。整个考试相关工作的内容要求保密、无差错，教学秘书在这个工作环节中与试卷、成绩直接接触，教学秘书的政治觉悟、工作素养在这里得到了完整的体现。教学秘书需要做到严格执行学校规章制定，按照规定流程逐步完成，不能出现违规、违章操作，使得教学计划的能顺利的完成。从教学秘书上述职能中可以看出，在高校教学管理活动中，教学秘书起到了承上启下，连接桥梁的作用，教学秘书的工作有着其他人员所无法替代的地位。教学秘书在工作应有大局全局意识，对国家的方针、学院教学管理规定都应领会精神并充分运用到实际工作中，协调解决教学过程中的矛盾及问题，协助学校领导及时、妥善的处理突发事情。为了对教学过程监控更加的专业、合理，教学秘书还应该深入到第一线教学，了解实际的教学情况和动态，并及时向学院领导回报情况，有利于教学管理中能够针对问题根源采取及时有效的解决方案。

二、高校教学秘书的基本素养

素质是指一个人在政治思想、道德品质、知识技能和体格等诸方面先天的条件，经过长期锻炼和学习所达到的水平。高校教学秘书由于工作性质的要求，对个人基本素养提出了很高的要求。具备这些素养要求使得教学秘书能够顺利地完成本职工作。

1.政治素养

政治素养是指一个人在品德、知识、才能方面的综合素质，是一个人灵魂的核心，是其他素养的动力来源。政治素养的高低不仅决定着他工作成就的大小，而且决定着政治生命的长短和人生成败。高校教学工作聘任政治素质好，专业能力强，富有创新精神的高素质人力来担任教学秘书工作是非常重要的。高校教学秘书岗位经常会涉及到一些重大的机密文件，以及在教学管理工程中产生的教学文件、试卷及重要事情的谋划和决策。如果没有过硬的政治素养，在面对诱惑中会迷失方向，甚至影响到学校的教学管理及更高层次的发展。

政治素养主要是指在政治立场、政治品质和政

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治水平等政治素质方面的修养这是思想政治工作者必须具备的基本条件。

2.职业道德素养

教学秘书的工作性质主要是以服务为主，日常工作繁重，在整个教学环节实施过程中，虽然处于重要的地位，但是却又不是教学工作的主要实施者，在教学实施中处于配角地位，这就决定了教学秘书很难脱离其他的工作或人而的体现自身价值，完成创举，更无法获得个人的名利需求。这就要求教学秘书要有大局意识，从大局出发，围绕学校的工作重点和发展为基础，不计较个人得失，以学校发展为自己工作的重心，当好参谋，发挥帮手的作用在工作中甘于奉献，忠诚、热爱本职工作，要时刻想到自己肩上的重担，用顽强的使命感和责

任感去努力工作，敬业爱岗，甘做无名英雄，脚踏

实地，兢兢业业的工作，并在工作实践中不断地归纳总结，力求提高工作能力，提升服务质量。

3.专业素养

教学秘书工作涉及面广，综合性强，这就要求既要当专才，也要当通才。教学秘书的工作是多方面性的，既要具备足够专业的知识，还要有综合的工作能力。教学秘书良好的记忆力、敏锐的洞察力和科学的思维逻辑力是教学秘书需要具备的基本专业素质。伏案书写文件、收发搬运的体力劳动、现代办公自动化的应用都是教学秘书需要具备的能力，同时还要具有一定的组织和管理能力，与人良好的沟通能力，这些专业素养缺一不可，无论哪方面的缺失都会对工作带来巨大的影响。

三、高校教学提高秘书职业素养的三个关键点提高教学秘书的职业素养，是高校教学秘书面临的一个共同的目标，由于不同的个体差异和职能差别，所需要专业要求稍有不同，但是在从专业职能的角度上出发，还是有很多的共性体现，总体来说，提高高校教学秘书职能素养的途径可以采取以下几种方法。

1.增强专业教学管理知识学习

教学秘书没有逐步更新的专业知识，就很难实现在工作中的进步与创新。专业的教学管理知识来源于教学秘书的自学和外出脱产深造，以此来扩大教学秘书的知识面，在熟悉本学科专业基础知识的同时，可以将现代的管理方法和理念运用到实际的工作中去，并用实践的工作经验来不断完善秘书的知识结构。教学秘书通过自身的努力学习，在提高了教学管理能力的同时，也因更加胜任自己的本职工作而形成良性循环效益。(下转第18页)

人力资源劳动保障世界

补贴、免费体检、旅游津贴、假日津贴、深造机会等等，随着现代社会迅速发展，人们的生活方式也大大改变了，人们不再单一的追求物质激励，更希望得到精神的激励。提高员工福利待遇，完善福利系统，既能有效满足员工的物质需求，也能在一定程度上满足员工的精神需求。员工福利待遇的提高同时也可以调整员工乐观向上、努力工作的心态，增强员工的企业集体荣誉感和企业归属感。

（六）加强员工对薪酬制度设计和管理的参与力度

企业设计合理完善的薪酬管理制度，主要是为了服务于企业员工，企业员工作为企业薪酬制度设计的最广泛受众，其影响力是不言而喻的。让员工积极参与到这个过程中来，员工既是设计者，又是管理者，更是享受者，会更加注重薪酬制度的公平性、合理性、有效性，设计出来的薪酬制度更能让员工感到满意，也更易于长期有效推行。

（七）以企业文化为向导，建立有效的薪酬制度

企业的文化决定着一个企业的管理方式，为了更好的适应企业环境，企业在实行薪酬制度时，应该以企业文化为向导，如果企业文化是融洽、公平、保守的，那么薪酬制度就很有必要往保守方向设计，如果企业文化是以组织成效、创新思维为基

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2.组织协调能力的学习

教学秘书的工作职能主要是上传下达，协助分管教学领导完成工作，同时是师生和学院教学管理机构沟通的重要桥梁。学院下达的各项工作指令都不需要教学院长事必躬亲，教学秘书的工作其中重要的内容就是来组织协调好事务的顺利实施，让其能和谐、正常的运作，这些也会直接影响领导的决策和意见。教学秘书在工作中增加自身的组织协调能力的学习是胜任教学秘书的重要环节。

3.文字与语言能力的学习

教学秘书的日常工作会涉及到很多书面的材料，如向上级领导提供各项请示、报告、资料、教学信息等，同时会向一线教学人员及学生传达上级的各项指示及通知等等。书面文字的规范、标准时教学秘书必备的能力，书面写作能力的高低反映一个秘书的综合能力。语言传达也是教学秘书上传下达的重要交流形式，语言能力的高低，在实际工作中对工作的完成效果起到非常重要的作用，因此，

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础的，那么薪酬制度就需要往激励方面进行设计。企业也可以借助企业文化的宣导，向员工传达企业薪酬制度的侧重点，让员工往相应方向发展，由于员工深受企业文化的影响，因此在改革薪酬制度时也能减少员工内心的不公平感受，提高薪酬满意度。

参考文献：

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[4]董丽华.基于AHP的企业员工满意度关键因素研究[J].现代商贸工业.2013(12).

[5]赵利红.如何提高薪酬的满意度[J].中国人力资源开发.2003(08).[6]谷光阔.员工薪酬满意度管理的新视角[J].管理科学.2010(09).[7]苟毅飞.提高员工薪酬满意度途径研究[J].商场现代化.2006(08).

作者简介：

钱薇（1993—），女，江苏苏州人，本科，肯德基中国华东事业部HR。

陈俊梁（1965—），男，山西文水人，硕士，苏州科技学院教授，主要从事人力资源管理研究。

教学秘书应不断地提高自身的文字书写能力和口头语言表达能力，以此更加胜任本职工作。

四、总结

高校教学秘书的工作职能随着高等教育事业的不断更新发展也在不断地丰富和完善，在高校从事专业的教学秘书工作的专职人员只有具备了本职工作的基本素养，并在工作中逐步提高工作能力及素养提升，才能成为一名称职的高校教学管理者。高校教学管理中秘书需要具备专业的技能知识，爱岗敬业的职业精神，创新性的工作意识等综合能力，为学院培养高质量高素质人才的目标作出贡献。

参考文献：

[1]李晓霞.浅谈高校教学秘书的职责和素质要求[J].成都教育学院学报,2006.

[2]孙红卫.论高校教学秘书职能实现的基本素养[J].浙江工商大学学报,2005.

[3]付子堂.高等教育理念与质量建设研究文集[M].高等教育出版社,2006.[4]曹鹏.高等工程教育教学研究与改革文集[M].电子工业出版社,2007.