维普资讯 http://www.cqvip.com 窖中国电力教育 ２００８年３月上总第１０８期 浅析新时期高校教学秘书应具备的素质 陈晓蕾 摘要：教学秘书工作是高校教学管理工作的重要组成部分。高校教学秘书的素质通过具体的教学管理工作，会直接或间接 地影响到教学质量。本文从多个方面具体论述了高校教学秘书应具备的素质，以期适应高等教育事业的发展需要。 关键词：高校；教学秘书；素质 作者简介：陈晓蕾（１ ９８０－），女，河北保定人，华北电力大学人文与社会科学学院，助理工程师，主要研究方向：教学 管理。 （河北保定０７１ ００５） 高校教学秘书是管理本院系教学管理工作的得力助手， 所以在工作中，教学秘书要精诚团结、相互合作、严于律己、 是各种教学管理信息上情下达的桥梁，是联系教务处及院系的 宽厚待人。… 纽带，是院系常规教学教务管理的重要岗位。他们既是管理 （５）准确无误。这是衡量一个教学秘书是否称职的主要 者，又是服务者，他们的工作质量会直接或间接地影响到教学 标准，也是完成工作的保证。如教学秘书需要负责每学期学生 质量。因此，拥有一支高素质、高效率的教学秘书人员队伍， 成绩的录入工作，对此要求百分之百的准确率。 是高校提高教学质量与效益的重要保障。 （６）高效运作。教学秘书是联系上下左右的枢纽，其办 一、教学秘书应具备的基本素质 事效率直接影响到学校的教学工作。因此必须迅速处理每一件 １．政治思想素质 工作，养成迅速果断的工作作风，提高工作效率。 政治素质是教学秘书工作成绩的重要前提。没有全面正 （７）积极主动。在新形势下，不能消极被动地等待任 确的政治思想素质，教学秘书工作就会迷失方向。在深化教育 务，在做每件事前先考虑轻重缓急，做到井井有条，并主动对 改革的今天，教学秘书必须具有一定的马列主义修养，在工作 布置的工作做好跟踪督促，适时给予建议和协助处理。 中坚持四项基本原则，认真学习邓小平理论、 “三个代表”思 （８）客观求是。教学秘书能接触到各个层面的信息。当 想以及科学发展观，认真学习国家在教育管理方面的一系列方 涉及到向领导反馈情况时需要客观、全面的反映，不能夸大其 针和政策，并能用以指导实际工作。要有科学的世界观、人生 词也不能蓄意缩小，为领导提供客观真实的决策依据。 观、价值观和发展观。热爱教育事业，热爱本职工作，树立牢 ５．职业知识素质嘲 固的全心全意为群众服务的思想，从而充分发挥工作热情和聪 （１）教学管理规定。教学秘书作为高校教学工作的具体 明才智，达到教育育人、服务育人、管理育人的目的。 执行者，应当熟知新时期高校教学管理工作的指导思想和任 ２．职业道德素质 务，以及它的工作内容和基本要求，熟知上级主管部门的各项 高校教学秘书应树立良好的职业道德观，力争做到“爱 政策和规章制度，以及本校、院系制定的各种教学管理规定和 岗敬业、严以律己、细致耐心、团结协作、准确无误、高效运 条例。 作、积极主动、客观求是”。具体而言： （２）教育理论知识。高校教学秘书还应当熟知高等教育 （１）爱岗敬业。教学秘书的工作是教学实施过程中的重 管理学、高等教育心理学、高等教育法规 公共关系学等方面 要环节。教学秘书必须充分认识到自己岗位的重要性，以强烈 的基本知识，了解和掌握教育教学管理的一般规律。 的事业心、高度的责任感、爱岗敬业的精神、饱满的工作热情 （３）秘书专业知识。作为秘书人员都应当具有的秘书专 投入到工作中去。 业知识，包括应用文写作知识、文书制作和文书处理知识、档 （２）严以律己。教学秘书的每一项具体工作都是与学校 案保管知识、会议组织知识等。 的教学管理制度相联系的，不能因人而异，必须坚持原则，严 （４）本专业理论知识。教学秘书还应了解所在工作部门的 格按规章制度办事。 专业知识，包括本院系各专业的培养目标，本院系教学计划的内 （３）细致耐心。教学秘书工作是一项非常细致、复杂的 容和特点、各专业的主要课程和课程体系设置的原则等等。 工作，在工作中难免会碰到各种困难、麻烦，这就需要教学秘 ４．工作能力素质 书在处理具体事务过程中，修炼一颗平常心，拿出奉献的精 （１）组织管理能力。近年来，随着高校招生规模的扩大 神，要有甘为人梯的勇气。 和高校教学资源的紧张，需要教学秘书具有较强的组织能力， （４）团结协作。教学秘书是整个系级教学工作的中转 并能合理地利用教学条件，充分运用人力、物力资源，围绕本 站，往上要汇报，请示领导，往下要传达，布置领导指示；还 部门的工作计划，合理安排工作，调动广大师生的参与热情和 要经常深入到学生当中，不断了解他们的思想、学习动态等。 积极性，维护教学秩序，完成教学任务，从而保证各项改革措 回 维普资讯 http://www.cqvip.com 中国电力教育孽 而 施和规章制度能得到有效的贯彻执行，进而保证教育质量。 的最主要能力之一。协调沟通的对象主要有：学校内部职能部 最终形成教学管理“命运共同体”，使人力、物力、财力等资源 ３，心理素质 （２）协调沟通能力。协调沟通能力是教学秘书需要具备 得到合理利用，科学地安排教学管理工作，提高管理效率。 门、本系内部和其他各院系的教学秘书。良好的协调沟通能力 教学管理工作的特点是“繁、杂、复、急、要”。教学 才能保证教学秩序的正常运转、教学活动的统一部署和教学信 秘书工作时一直处于超负荷高速运转状态。紧张、急躁、苛 息的及时反馈，才能与方方面面都建立起一种稳定、和谐的关 刻、健忘等心理障碍在教学秘书身上时有出现。要克服生活和 系，顺利地开展工作。 工作的这些困扰，教学秘书还必须具备良好的心理素质，学会 （３）档案归整能力。在教学管理中，会有许多具有保存 心理调适，始终保持坚强的意志和乐观的心态。要加强情绪修 价值的文字、图表和数据资料，它们是进行教学活动和研究不 养，学会自觉制怒、摆脱苦恼、消除牢骚，克服不良情绪对工 可缺少的依据，是改进教学工作，提高教学质量的信息资源， 也是迎接本科教学水平评估的基本材料，所以必须做好教学档 案收集、整理工作，确保档案的条理性、完整性和正确性。 （４）信息处理能力。教学秘书是各方面信息的汇集点，这 需要对大量基础性信息进行整理、汇总并分析，传递给领导和 有关部门，作为决策依据。同时还应关注并收集其他高校的相 关专业、专业设置的改革信息，社会对人才需求规格的信息以 及教学管理的新措施等，为教学管理提供新建议，当好参谋。 （５）突发事件应变能力。对教学秘书而言，每天所经历 的事、所处理的问题，很多并不是原先预定的程序及内容，往 往会有一些突发性的意外事件发生，需要其马上予以紧急处 理，这是特定的工作性质所决定的。教学秘书在Ｉｔ常工作中要 善于积累处理各种棘手问题的经验。当突发事件发生时，应该 有相应成熟的心理承受能力和迅速做出正确判断并解决问题的 能力。 （６）口头表达能力和文字表达能力。教学秘书的工作性 质决定了其要经常面对师生提出的各种问题、参加会议、上情 下达、解释原因、交涉事宜、请示汇报等等，并往往即问即 答，因而需要教学秘书在熟悉工作业务的同时，要提高自身的 文学修养和精确表达思想的能力，做到语言条理清楚、准确清 晰、简明扼要、措辞得当，以提高沟通效果。文字表达能力是 教学秘书完成教学管理工作的基本功，学校管理的信息传递大 部分是通过书面文字的形式完成的，因而有必要要求教学秘书 能熟练起草一般性的公文和文件。 二、教学秘书有待提高的素质 １．计算机应用能力 新时期高校教学管理工作逐步走向现代化、科学化、规 范化，计算机技术广泛应用到教学管理工作中。计算机网络的 优越性可以说在目前的教务管理中发挥得淋漓尽致，大到排课 系统、各级各类考试报名系统、学籍管理系统，小到Ｉｔ常教务 资讯、文件传输及各类电子档案等等，几乎渗透到教学管理的 方方面面。要想跟上时代步伐，教学秘书就必须主动地去适应 这种新形势，掌握和运用以计算机网络技术为代表的现代化办 公技术，用这些现代化技术武装自己，提高计算机管理操作的 水平，以适应可能出现的各种新情况、新问题。 ２．科学管理能力 在现代管理哲学中，人是管理之本。管理的主体是人，客 体也是人，管理的动力和最终目标还是人。这就要求教学秘书 积极主动学习现代管理知识，提高科学管理能力，在教学管理 过程中，尊重与关心相关人员，以人为本，使大家找到归属感， 作的消极影响，从而使自己的心理素质得到很大的提高，使自 己始终能以一个良好的心态投入到工作中去。 ４，科研创新能力 在Ｉｔ益竞争的社会中，只有不断创新，高校才能在竞争的 环境中生存和发展。而教学秘书的工作被繁杂的事务占满，只 顾低头做事，对工作的方式方法缺少思考，对工作任务、工作目 标没有自己的思想和观点，不能从根本上提高工作效率。教学 秘书要有开拓创新的意识和能力，以适应新形势的需要。所以， 教学秘书要勤于学习、大胆实践，充分发挥自己的主动性、能 动性和创造性，在做好本职工作的基础上不断探索管理的新途 径、新方法、新手段，促进管理工作信息化、现代化。另外，教 学秘书要重视理论研究，积极参与教学管理相关课题的研究， 使自身由“事务型教学秘书”向“研究型教学秘书”转变。只有 这样，工作中观察才会有新视觉，思维才会有新思路，论述才会 有新观点，行动才会有新举措，管理才会有新效果。 ５，自我提高能力 随着教学改革的深入，外籍教师的增加对教学秘书各方 面的素质要求也大大提高。在Ｉｔ常教学中，经常会有外教询问 课程安排、考试时间、多媒体教室借用、停调课等事宜，如果 没有较强的外语水平则无法胜任此工作。教学秘书有必要加强 自身的英语及其它能力。 总之，要提高高校的教学管理水平，教学秘书队伍应得 到应有的重视并加强建设。学校各级领导及有关部门都应正确 认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务，结合学校实际 建设好这支队伍，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提 高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中的积极作用。同 时，教学秘书也应在教学管理实践中不断提高自身的综合素质 和管理水平，不断更新自己的教育教学管理理念，更好地为高 校教学和管理服务，以适应新时期现代化高等教育事业发展的 需要。 参考文献： ［１】赵卫军．高校教学秘书素质刍议［Ｊ】．学术前沿，２００５， （１ ０）：２１ ５． ［２】徐芬浅谈新时期高校教务秘书的综合素质［Ｊ】．福建商 业高等专科学校学报，２００５，１ ２（６）：７９． 【３】李冠英．新时期高校教学管理人员素质初探［Ｊ】．科技咨 询导报，２００７，（１）：２２２． 【４】吴秀红．谈高校教学秘书素质［Ｊ］．机械职业教育，２００７， （２）：２５． 回
