东营联合石化有限责任公司
物资采购管理实施细则
一、总则
(一)为了加强东营联合石化有限责任公司(以下简称联合石化)物资采购管理,规范采购行为,发挥规模优势,降低运营成本,保障有效供给,根据公司有关规定,制定本细则。
(二)本细则所称物资是指公司生产建设和经营管理所需采购的材料、设备、配件及工具等(原料除外)。
本细则所称物资采购管理包括物资采购计划、实施、仓储、供应等全过程的管理、控制和监督。
费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用于本细则。
(三)物资采购管理遵循以下原则
1、服务生产经营,保障物资供给;
2、优先集中采购,发挥规模优势;
3、规范采购行为,实行阳光采购
(四)公司固定资产的购置适用本制度。
二、组织机构与职责
(一)采购管理部:采购管理部归口管理本公司物资采购工作,并履行以下主要职责:
1、贯彻实施集团公司招标管理规章制度,组织制定本公司招标管理实施细则,并监督实施;
2、负责草拟本公司物资采购相关的规章制度;
3、接受本公司各部门提报的采购计划,并组织实施采购;
4、负责组织本公司权限内的招标活动;
5、负责编制招标方案、招标文件、拟授标建议和可不招标项目的商务部分及报批工作;
6、负责本公司评标专家的人选推荐;
7、负责与中标单位签订书面商务合同;
8、负责所采购工程、物资、服务的质量索赔和供应商售后跟踪调查,参与供应商推荐和考核工作;
9、关注市场变化趋势,负责本公司招标项目的预测和物资消耗规律总结,分析共性物资,推进集中采购;
10、协调处理本公司招标采购工作中的有关问题。
11、对本公司各部门经领导批准的废旧物资进行处置。
12、公司安排或集团公司委托的其他工作事项。
(二)需求部门:即计划提报部门,负责物资采购项目技术部分的相关事宜,履行以下主要职责:
1、贯彻实施集团公司招标管理规章制度及本公司的招标采购制度;
2、负责编制和提报采购计划。编制的采购计划须明确技术要求和数量,严格执行国
家或行业等有关技术标准,实行标准化设计、标准化采购;
3、负责编制招标方案和招标文件中的技术规格书; 结合相关行业的行业特性推荐优
质的供应商;
4、负责评标专家人选的推荐,作为技术评委,参与评标工作; 5、负责与中标单位签订技术协议;
6、按照规范和技术协议组织所提报设备的验收,参与一般物资和服务的验收,并对
验收质量负责;
7、协调处理本公司招标工作中的有关问题和后续相关问题。
8、公司安排或集团公司委派的其他工作事项。 三、物资采购计划
(一)采购项目必须具备以下条件方可组织实施
1、已列入年度投资计划和财务预算,并已获得批准;
2、采购所需的技术标准、设计图纸等技术文件已经确定。
(二)物资采购实行计划管理。所有采购物资必须按照管理权限,经部门负责人、预算部门、相关领导审核后,采购管理部按计划实施采购。
1、提报单位:以车间部室为单位。
2、计划提报时间:每周周一。
3、计划单提报原则:集中提报,规模采购;提高计划前瞻性,注重合理采购周期。
4、编制物资采购计划须明确物资的名称、规格型号(可由技术参数替代)、数量、验收标准、预算值等内容。
(1)名称为专业术语,忌土话、模棱两可的名称;
(2)规格型号完整,复杂物资要提报技术规格书。不适宜提报规格型号的可由相应技术参数代替,尽量做到拟选供应商不能对提报的型号或参数产生较大的异议;
(3)数量与单位对应,清晰明确,不得有涂改;
(4)有准确预算值(实际采购金额≤计划提报预算值)若因预算值太低无法采购,采购管理部及时通知提报部门该计划作废。
(5)备注明确使用的位置和工况;
(6)审批后的计划如有改动,改动处必须有部门负责人、分管领导签字确认。
5、一般物资的提报审核权限
(1)需求部门根据所需物资提报采购计划,以OA的形式提报;
(2)各需求部门负责人对所提报计划的完整性、正确性、适用性进行审核并负责;
(3)需求部门分管领导对计划的完整性、必须性进行审核(OA);
(4)总经理对各级分管领导审核完毕的计划单进行审批(OA);
6、应急、紧急物资的提报审核权限
针对不可预测的应急物资可采取应急对策,提报计划不受时间,由部门长、分管副总、总经理签字或总经理电话告知采购管理部主任后方可购买。
7、应急类物资无正规OA采购计划的必须在五个工作日内补齐,并在备注栏标注为后补计划。
8、固定资产的提报不适用于应急物资的采购,计划必须审批完成后才能购买;
9、周期性采购的物资只能在规定的时间内提报计划,否则提出书面申请说明理由,并经总经理批准后方可采购。周期性采购的物资明细及提报时间、采购周期以采购管理部下发通知为准。
(三)因物资采购计划提报不准或变更造成的库存积压,由提报单位承担。
四、物资采购实施
(一)物资采购原则上采用招标采购的方式。不符合条件的可采用其他方式。采购方式主要有:现场招标、竞争性谈判、询价、框架协议采购等方式。
(二)物资采购的执行
有年度采购合同或框架协议的执行相关合同单价。
1、采购员对所提报计划进行检查,检查计划内容和审批是否齐全,不齐全时不予接收;技术参数、标准或样品不齐全时不予采购;对于执行周期性采购的物资计划,不在规定时间内提报的,不予采购。
2、采购员对各部门提报的的材料计划汇总整理,采购管理部结合集团招标部、计划提报部门确定采购方式,符合招标条件的按《富海集团招标管理办法》进行招标采购,其它的采购项目可进行询价采购。
3、对于不符合招标条件的物资实行比价议价的方式采购。
(1)拟选供应商的选择:原则上不少于实力相当且符合我公司要求的三家。
a、对于有历史采购价格且市场变动不大的物资,可根据历史采购价格直接订购。
b、须现场测量、外出加工或维修的物资,可根据实际情况只与一家拟合作供应商议价。
c、单次采购金额2000元以上者,且无历史价格或市场价格发生变动的,由采购人员编制询价单,供应商以传真或盖章扫描件的形式报价;
d、单次采购金额低于2000元且无历史价格或市场价格发生变动的一些产品技术性差、无传真机经营单位的则实行电话询价、报价,业务人员进行记录,且可询两家供应商,但保证订购价格不高于同期合理的市场价格。
(2)采购人员与供应商沟通洽谈价格并确定最终报价及付款方式(下降后的价格、付款方式、工期等业务人员可在报价单上根据谈判情况进行更改,但须签字确认);
(3)根据比价议价情况,形成意见汇报部门负责人,审批确定性价比最高的成交供应商,部门负责人签字确认,分管领导签字,总经理签字后确定物资供应商。
(4)由采购人员通知供应商订货,下订货单,需要签订合同的订立书面合同。
4、将审核完毕的《询价单》统一存档,存档期固定资产设备类三年,物料类二年。
5、采购人员执行采购时必须从一而终,对订货、催交、接收、付款、质量跟踪、售后服务进行负责,负责各个环节出现的问题。
(三)物资入库与验收
1、订货后采购人员保持与供应商沟通,提醒其按时交货;
2、货到后,采购人员核对销货清单是否与备案记录一致,核对一致后签字认可;
3、采购管理部负责人在销货清单上签字认可;
4、供应商持销货清单送货到仓库或现场,大型设备需直接送到现场。
5、仓库保管按《物资入库与验收流程》进行接收;
6、验收合格的入库,不合格由采购管理部负责联系供应商退货、维修或更换及索赔。
五、问题处理及付款
(一)问题处理
1、对于延迟交货影响工程施工进度及正常生产造成我公司损失的,对供应商按我公司损失金额进行罚款,损失金额由生产部、采购管理部、集团招标部共同商讨决定。
2、货物使用过程中出现质量问题,生产部门书面反馈至采购管理部,采购管理部负责组织相关部门对出现问题批次货物进行全面检测,并出具相应的书面材料,督促供应商尽快退换货。
若属于合同条款和技术协议中明确规定的条款,采购管理部督促供应商按照相应条款
执行,限期整改完成。
若出现质量争议时,采购管理部负责组织供应商、生产部门共同商议解决方案,招标部参与监督。不属于合同和技术协议中规定的,供应商解决后,给予供应商合理成本补偿,补偿金额由参与部门共同形成建议;确属不符合合同和技术协议中规定的,出现质量问题造成损失的,依据损失情况及保证公司利益的原则,由参与部门共同商议处罚措施并形成建议。所形成建议按管理权限上报公司分管、总经理审批。
(二)挂账和付款
1、挂账
(1)采购员联系供应商与财务材料会计(库房)对账;
(2)对账无误后供应商开具;
(3)采购员核对和订货一致后制作付款申请单并签字;
(4)财务材料会计核对与账务一致后签字;
(5)按财务规定,相关领导在上签字。
(6)财务会计挂账。
2、付款
(1)按照合同或约定具备付款条件时,业务员通知供应商开具收款收据,需要使用部门开具证明的通知使用部门长提供。
(2)业务员按照合同或约定提报付款计划,财务会计复核无误后在收据上签字。
(3)按财务规定,相关领导在收据上签字。
(4)财务部按采购管理部提报的付款计划及时付款。
(5)采购管理部、使用部门、财务部不得无故拖延付款环节,造成付款延迟。
六、义务与责任
(一)公司员工对物资采购工作中的违规行为有举报的权利。
(二)违反本细则规定,有下列情形之一的,给予批评教育,情节较重的,按照《富海集工奖罚管理制度》和《富海集团问责制度》等有关规定,对相关责任人予以处理:
1、为了回避招标和审批将同类项目化整为零、化大为小的行为;
2、对于应该执行招标的项目而未执行招标程序,或未按流程审批擅自采购的;
3、应该提报准确的技术标准或技术参数而提报不全、不准确和采购过程中随意变更造成严重后果的;
4、按照审批权限,需报集团公司或专业部门批复方案的,未经批复擅自招标的;
5、参与采购的各级人员在采购过程中出现泄密或误导、干扰评标、与供应商串通损害公司利益等违法违规行为的;
6、评标、定标过程中有失公平,损害公司利益的;
7、弄虚作假、隐瞒招标项目真实情况的;
8、泄露标底、索贿受贿、收取回扣好处费的;
9、未按照规定订立书面合同的;
10、未按招标要求出席招标,且未尽到评委义务的;
11、其他违反本细则规定的。
七、附则
(一)本细则由采购管理部负责解释。
(二)本细则自下发之日起施行。
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