物资采购管理实施细则

东营联合石化有限责任公司

物资采购管理实施细则

一、总则

（一）为了加强东营联合石化有限责任公司（以下简称联合石化）物资采购管理，规范采购行为，发挥规模优势，降低运营成本，保障有效供给，根据公司有关规定，制定本细则。

（二）本细则所称物资是指公司生产建设和经营管理所需采购的材料、设备、配件及工具等（原料除外）。

本细则所称物资采购管理包括物资采购计划、实施、仓储、供应等全过程的管理、控制和监督。

费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用于本细则。

（三）物资采购管理遵循以下原则

1、服务生产经营，保障物资供给；

2、优先集中采购，发挥规模优势；

3、规范采购行为，实行阳光采购

（四）公司固定资产的购置适用本制度。

二、组织机构与职责

（一）采购管理部：采购管理部归口管理本公司物资采购工作，并履行以下主要职责：

1、贯彻实施集团公司招标管理规章制度，组织制定本公司招标管理实施细则，并监督实施;

2、负责草拟本公司物资采购相关的规章制度；

3、接受本公司各部门提报的采购计划，并组织实施采购；

4、负责组织本公司权限内的招标活动；

5、负责编制招标方案、招标文件、拟授标建议和可不招标项目的商务部分及报批工作；

6、负责本公司评标专家的人选推荐;

7、负责与中标单位签订书面商务合同；

8、负责所采购工程、物资、服务的质量索赔和供应商售后跟踪调查，参与供应商推荐和考核工作；

9、关注市场变化趋势，负责本公司招标项目的预测和物资消耗规律总结，分析共性物资，推进集中采购;

10、协调处理本公司招标采购工作中的有关问题。

11、对本公司各部门经领导批准的废旧物资进行处置。

12、公司安排或集团公司委托的其他工作事项。

（二）需求部门：即计划提报部门，负责物资采购项目技术部分的相关事宜，履行以下主要职责：

1、贯彻实施集团公司招标管理规章制度及本公司的招标采购制度；

2、负责编制和提报采购计划。编制的采购计划须明确技术要求和数量，严格执行国

家或行业等有关技术标准，实行标准化设计、标准化采购;

3、负责编制招标方案和招标文件中的技术规格书; 结合相关行业的行业特性推荐优

质的供应商;

4、负责评标专家人选的推荐，作为技术评委，参与评标工作； 5、负责与中标单位签订技术协议;

6、按照规范和技术协议组织所提报设备的验收，参与一般物资和服务的验收，并对

验收质量负责;

7、协调处理本公司招标工作中的有关问题和后续相关问题。

8、公司安排或集团公司委派的其他工作事项。 三、物资采购计划

（一）采购项目必须具备以下条件方可组织实施

1、已列入年度投资计划和财务预算，并已获得批准；

2、采购所需的技术标准、设计图纸等技术文件已经确定。

（二）物资采购实行计划管理。所有采购物资必须按照管理权限，经部门负责人、预算部门、相关领导审核后，采购管理部按计划实施采购。

1、提报单位：以车间部室为单位。

2、计划提报时间：每周周一。

3、计划单提报原则：集中提报，规模采购;提高计划前瞻性，注重合理采购周期。

4、编制物资采购计划须明确物资的名称、规格型号（可由技术参数替代）、数量、验收标准、预算值等内容。

（1）名称为专业术语，忌土话、模棱两可的名称；

（2）规格型号完整，复杂物资要提报技术规格书。不适宜提报规格型号的可由相应技术参数代替，尽量做到拟选供应商不能对提报的型号或参数产生较大的异议；

（3）数量与单位对应，清晰明确，不得有涂改；

（4）有准确预算值（实际采购金额≤计划提报预算值）若因预算值太低无法采购，采购管理部及时通知提报部门该计划作废。

（5）备注明确使用的位置和工况；

（6）审批后的计划如有改动，改动处必须有部门负责人、分管领导签字确认。

5、一般物资的提报审核权限

（1）需求部门根据所需物资提报采购计划，以OA的形式提报；

（2）各需求部门负责人对所提报计划的完整性、正确性、适用性进行审核并负责；

（3）需求部门分管领导对计划的完整性、必须性进行审核（OA)；

（4）总经理对各级分管领导审核完毕的计划单进行审批(OA)；

6、应急、紧急物资的提报审核权限

针对不可预测的应急物资可采取应急对策，提报计划不受时间，由部门长、分管副总、总经理签字或总经理电话告知采购管理部主任后方可购买。

7、应急类物资无正规OA采购计划的必须在五个工作日内补齐，并在备注栏标注为后补计划。

8、固定资产的提报不适用于应急物资的采购，计划必须审批完成后才能购买；

9、周期性采购的物资只能在规定的时间内提报计划,否则提出书面申请说明理由,并经总经理批准后方可采购。周期性采购的物资明细及提报时间、采购周期以采购管理部下发通知为准。

（三）因物资采购计划提报不准或变更造成的库存积压，由提报单位承担。

四、物资采购实施

（一）物资采购原则上采用招标采购的方式。不符合条件的可采用其他方式。采购方式主要有:现场招标、竞争性谈判、询价、框架协议采购等方式。

（二）物资采购的执行

有年度采购合同或框架协议的执行相关合同单价。

1、采购员对所提报计划进行检查，检查计划内容和审批是否齐全，不齐全时不予接收；技术参数、标准或样品不齐全时不予采购；对于执行周期性采购的物资计划，不在规定时间内提报的，不予采购。

2、采购员对各部门提报的的材料计划汇总整理，采购管理部结合集团招标部、计划提报部门确定采购方式，符合招标条件的按《富海集团招标管理办法》进行招标采购，其它的采购项目可进行询价采购。

3、对于不符合招标条件的物资实行比价议价的方式采购。

（1）拟选供应商的选择：原则上不少于实力相当且符合我公司要求的三家。

a、对于有历史采购价格且市场变动不大的物资，可根据历史采购价格直接订购。

b、须现场测量、外出加工或维修的物资，可根据实际情况只与一家拟合作供应商议价。

c、单次采购金额2000元以上者，且无历史价格或市场价格发生变动的，由采购人员编制询价单，供应商以传真或盖章扫描件的形式报价；

d、单次采购金额低于2000元且无历史价格或市场价格发生变动的一些产品技术性差、无传真机经营单位的则实行电话询价、报价，业务人员进行记录，且可询两家供应商，但保证订购价格不高于同期合理的市场价格。

（2）采购人员与供应商沟通洽谈价格并确定最终报价及付款方式（下降后的价格、付款方式、工期等业务人员可在报价单上根据谈判情况进行更改，但须签字确认）；

（3）根据比价议价情况，形成意见汇报部门负责人，审批确定性价比最高的成交供应商，部门负责人签字确认，分管领导签字，总经理签字后确定物资供应商。

（4）由采购人员通知供应商订货，下订货单，需要签订合同的订立书面合同。

4、将审核完毕的《询价单》统一存档，存档期固定资产设备类三年，物料类二年。

5、采购人员执行采购时必须从一而终，对订货、催交、接收、付款、质量跟踪、售后服务进行负责，负责各个环节出现的问题。

（三）物资入库与验收

1、订货后采购人员保持与供应商沟通，提醒其按时交货；

2、货到后，采购人员核对销货清单是否与备案记录一致，核对一致后签字认可；

3、采购管理部负责人在销货清单上签字认可；

4、供应商持销货清单送货到仓库或现场，大型设备需直接送到现场。

5、仓库保管按《物资入库与验收流程》进行接收；

6、验收合格的入库，不合格由采购管理部负责联系供应商退货、维修或更换及索赔。

五、问题处理及付款

（一）问题处理

1、对于延迟交货影响工程施工进度及正常生产造成我公司损失的，对供应商按我公司损失金额进行罚款，损失金额由生产部、采购管理部、集团招标部共同商讨决定。

2、货物使用过程中出现质量问题，生产部门书面反馈至采购管理部，采购管理部负责组织相关部门对出现问题批次货物进行全面检测，并出具相应的书面材料，督促供应商尽快退换货。

若属于合同条款和技术协议中明确规定的条款，采购管理部督促供应商按照相应条款

执行，限期整改完成。

若出现质量争议时，采购管理部负责组织供应商、生产部门共同商议解决方案，招标部参与监督。不属于合同和技术协议中规定的，供应商解决后，给予供应商合理成本补偿，补偿金额由参与部门共同形成建议；确属不符合合同和技术协议中规定的，出现质量问题造成损失的，依据损失情况及保证公司利益的原则，由参与部门共同商议处罚措施并形成建议。所形成建议按管理权限上报公司分管、总经理审批。

（二）挂账和付款

1、挂账

（1）采购员联系供应商与财务材料会计（库房）对账；

（2）对账无误后供应商开具；

（3）采购员核对和订货一致后制作付款申请单并签字；

（4）财务材料会计核对与账务一致后签字；

（5）按财务规定，相关领导在上签字。

（6）财务会计挂账。

2、付款

（1）按照合同或约定具备付款条件时，业务员通知供应商开具收款收据，需要使用部门开具证明的通知使用部门长提供。

（2）业务员按照合同或约定提报付款计划，财务会计复核无误后在收据上签字。

（3）按财务规定，相关领导在收据上签字。

（4）财务部按采购管理部提报的付款计划及时付款。

（5）采购管理部、使用部门、财务部不得无故拖延付款环节，造成付款延迟。

六、义务与责任

（一）公司员工对物资采购工作中的违规行为有举报的权利。

（二）违反本细则规定，有下列情形之一的，给予批评教育，情节较重的，按照《富海集工奖罚管理制度》和《富海集团问责制度》等有关规定，对相关责任人予以处理：

1、为了回避招标和审批将同类项目化整为零、化大为小的行为；

2、对于应该执行招标的项目而未执行招标程序，或未按流程审批擅自采购的；

3、应该提报准确的技术标准或技术参数而提报不全、不准确和采购过程中随意变更造成严重后果的；

4、按照审批权限，需报集团公司或专业部门批复方案的，未经批复擅自招标的；

5、参与采购的各级人员在采购过程中出现泄密或误导、干扰评标、与供应商串通损害公司利益等违法违规行为的；

6、评标、定标过程中有失公平，损害公司利益的；

7、弄虚作假、隐瞒招标项目真实情况的；

8、泄露标底、索贿受贿、收取回扣好处费的；

9、未按照规定订立书面合同的；

10、未按招标要求出席招标，且未尽到评委义务的；

11、其他违反本细则规定的。

七、附则

（一）本细则由采购管理部负责解释。

（二）本细则自下发之日起施行。