“供方”管理模式初探

摘要:企业之间的竞争已从价值链变为供应链之间的竞争。文章从供方管理的原则、目的、必要性等方面确实供方选择的原则、方法。并结合实际工作建立灵活通用的供方评估体系和动态评估流程,并进行了浅入分析。

关键词:供方 供方管理 供方评估 引言

今天,企业之间的竞争已从传统的价值链竞争,演变为供应链之间的竞争。建立强大的供应链,加强供方管理、与合格供方紧密合作,形成企业和供方利益共同体,是提高企业综合竞争实力的重要手段和途径。正因为如此,ISO9000:2000标准将“与供方互利的关系”列为质量管理的原则之一,认为“组织与供方是相互依存的,互利关系可增强双方创造价值的能力。”《全国质量管理奖评审标准》也对供方和合作提出了要求:“组织应规定与供方合作的管理要求;确定和执行对供方进行评估的程序,并将评估信息及时反馈;双方组织应在合适层次上进行双向沟通,共同进行产品设计和开发活动,并持续改进;组织应向供方提供经营帮助和鼓励,使其整体业绩得到提高。”

供方管理是极其复杂的经济活动,它包含多个环节,如采购信息搜集、合格供方评估、合格供方选择、采购价格确定、合同签定等。企业的竞争力很大程度上取决于较低的成本投入。而实施低成本战略一

个重要的方面,取决于外购产品的合理成本及其供应的长期稳定与可靠性。本文围绕供方管理这一主题,就企业供应链中建立长期稳定的合格供方评估、选择体系进行一些初步的探讨。

1 企业建立供方评估选择的原则、目的

原则:质好从优、稳定从优(质量稳定、供货稳定)、优胜劣汰。 目的:建立长期合作的供需伙伴关系,稳定供货渠道,增强防御市场变化能力,实现供需“双赢”。

2 企业建立供方评估、选择体系的必要性

建立供方评估、选择体系是加强采购管理、稳定供货渠道的需要。供方评定是质量标准对采购管理的具体要求,评定对方是对供方评估和再认识的过程,建立有效的激励机制,让供方在竞争中不断提高产品质量,更能满足企业需要。推动企业采购管理更规范、公开、透明,有利于堵塞管理漏洞,降低采购成本。

物资采购供应发展方向是低库存管理,低库存最直接的经济效益是减少资金占用,降低企业总体投入。目前,国内外有些企业已采用模拟零库存或零库存管理,低库存管理必将带来物资供应的高风险,降低风险需要稳定的供货渠道做保证。建立供方评估、选择体系,可以实现优胜劣汰,优化、稳定供货渠道,长期与信誉好、质量高、价格优的供方建立合作关系,降低采购供应风险。

建立评估、选择体系是供需实现“双赢”的需要,“双赢”对于采购中供需双方的作用主要表现在:增加供应商对整个业务活动的共同责任感和利益的分享;增强供需双方对未来的可预见性和可控制能力,使长期合作关系更加稳定;供需合作,一方的成功有助于增强另一方的荣誉感,增强进一步合作的信心。当然,“双赢”最直接的体现是互惠互利,它包括供需双方的承诺、信任、持久性,这些都是保持合作关系的保证,机会主义和短期行为对供需双方长期合作将产生极大的破坏作用,因此对供应商采取合理的评估方法和手段进行评估是十分必要的。抓住供应商的主要指标或问题进行评估,建立激励机制,将大大提高供方的积极性,发现问题及时反馈给供方加以改进,加强供需双方深层次沟通,有利于双方关系稳固。

建立评估、选择体系是降低产品成本的需要。企业要增强竞争力必须把握关键两点:一是产品质量过硬,二是降低单位产品成本。企业降低采购成本只是降低产品成本一个部分,要综合考虑物资采购成本降低是否会影响产品质量,是否会出现单位成本降低而消耗增加,总成本未降反升等等。现代企业生产工艺要求:生产物资供应的生产厂家、物资构成、产品性能等越稳定,生产过程越顺畅,产品质量越稳定可靠。因此,建立适合企业自身要求的供方评估、选择体系,优化供应商结构,可以提高产品产量,降低产品成本。

3 供方选择的准则

供方的选择除按IS09001:2000规定了详细选择标准外,还要结合我所实际情况,产品质量符合有关标准和技术文件要求,制定一些规定。选择供方的评估指标主要用于初次选择供方时,对所有入选的供方进行评估,结构如图1所示。

(a)优先选择研制生产质量高、交付能力强、成本低、具备安全保密能力的合格供方;

(b)优先选择动态评估或检查结果为优秀的合格供方; (c)只选择达到技术要求和满足产品竞争需要的供方;

(d)供方数量,每一品种的供方不少于2家,不超过3家;并集中企业的资源和力量来优化总成本;

(e)请优选的供方参与到产品的开发阶段,以降低成本,实施标准化,实现高质量,减少提前期;

(f)改变采购的短期思路,向长期、战略的供应管理的思路发展; (g)统筹考虑大批量和关键项目、物品,提高标准化的程度,与选定的供方建立长期合作关系;

(h)提升供方的服务品质,使供方预先做好一些预装和测试工作,对产品的质量等负全责如图1。

4 选择合格供方的方法及其动态管理 4.1 常规评估

在日常工作中如何选择合格供方,我们简单归结为以下几点:

(a)制订供方管理手册,手册对供方的选择与评定、供方管理、质量责任和绩效评估都需作明确规定。并召开供方工作会议进行宣传落实,使双方加强自律。

(b)成立由所主管领导、质量处、生产部、条件保障部、技术部门、和价格办组成的评定组,对供方进行综合评定。以后每年评定一次,新增厂家分类评级按手册规定操作,评定合格的供方列入合格供方名册。合格供方名册是所采购部门订货和选点的法规性文件,只有列入供方名册的供方才能取得相应的订货量。合格供方名册每年末由所条保部组织编制或确认。编制或确认后的合格供方名册应盖章发至所内各有关部门并收回或销毁原合格供方名册。合格供方名单发生增时,所条保部负责发出更改通知单并送达各有关部门。

(c)我们可以在所的质量指标体系中设立外购外协件批次合格率指标,由质量部门按月统计供方批次合格率和进行统计分析,供方批次合格率完成情况和考核意见,并能反馈至采购部门和供方,并根据统计结果协助采购部门对供方进行考核。

(d)对每个供方建立了产品质量档案,实行“挂号就诊”式的检验,使评估建立在数据的基础上,可信度更高。

4.2 特殊情况评估

在工作中总会发生一些特殊情况,因此,我们也可以对特殊情况作些规定:

(a)验收检验连续3次不合格或产品在批量使用中因质量问题给所里造成重大经济损失或人身伤害,供方应无条件接受退货并依据情况做出相应赔偿。我们也可根据情况要求供方限期改进,重新认定或取消合格供方资格。

(b)验收检验连续2次不合格或产品在批量使用中因质量问题延误生产进度,供方应暂时停止供货并接受退货,供方在限期内改进,并提供分析、整顿、改进报告,经同意后可恢复供货。

(c)供方提交的产品经检验被认定为假冒伪劣产品,则立即取消合格供方资格并没收该批产品。动态评估流程如图2。

4.3 进口产品合格供方的评估

由于进口产品生产厂家往往无法完全按照上述评估指标体系来评价,有些通过网上查询也很难全面准确地收集其质量体系的运行情况以及其产品价格、技术服务、供货情况等;因此,通过信息评价的方

法也只能是对已经使用过的产品开展实物质量的信息收集,加上网上收集的相关质量信息等进行综合评价;但由于进口产品供货渠道和环节的多样性和复杂性,往往造成对进口产品生产厂商的评价显得不够充分。有时在进口产品出现质量问题时,由于无法和生产厂商直接沟通,往往也弄不清是生产环节出现的问题,还是供货环节出现的问题。

针对这样的问题,目前解决的方法主要有:(1)把对供应商(进口贸易商)的供应渠道的评价也纳入评价范围之内,对生产厂家的评价主要放在产品的符合性、产品质量保证能力、技术能力等方面;对供应商(进口贸易商)的评价主要包括:供货渠道是否稳定、面宽、快捷,供货产品是否质量价格稳定,售后服务是否有保障、抵御风险的能力等;对一些供应渠道面窄、质量价格不稳定、抵御风险能力差的供应商要及时剔除、取代;同时还要要求供应商寻找专业的质量检测机构对进口产品进行检测,提高供应商(进口贸易商)对进口产品质量的鉴别能力,杜绝假冒伪劣产品流入军品科研生产中去。(2)开展进口产品的国产化替代,从根本上解决进口产品在供货各环节出现的质量问题。

5 应主动加强与供方的沟通,促进动态管理

要与供方建立合作互利的关系,特别是关键供方,力争与其结成相对稳定、互赢共存的共同体。让供方感受到:所里研制、生产的最终产品的质量有它的一份责任。

要将现有供方的重新评估结果(例:授权书的有效期限、曾提供产品的符合性等)及时与其充分交流,以促改进。如:可与确定为需要改进的供方沟通,促其改进并进行跟踪管理;激发、鼓励和承认供方的改进和成果;与供方共同建立质保管理,建立质量信息传递制度;与确定为不合格的供方停止订货,将其从合格供方中去除等。以真正做到对使用的供方进行动态管理。

6 结语

供方评估、选择体系中,评估是基础,选择是结果,合理的评估方法是保证结果公平的前提;反之,结果是否公正又可以映射出评估方法的合理性。可以肯定建立供方评估、选择体系能够促使供方在公开、公平、公正的前提下参与竞争,优化供应商,稳定供货渠道,为招标采购、降低采购成本打下坚实基础。同时有效激励供方不断进行技术革新,提高产品质量,降低产品成本。我们要实践科学的发展观,在实践中不断的完善供方评估与选择体系,进而使供需双方逐步形成风险共担、利益共享、长期合作战略伙伴关系。

参考文献

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