文件编码和书写规定

一、文件书写和编码规定 1.0目的

规范统一质量体系文件书写格式、文件的唯一性编码和装订。

2.0适用范围

适用于中心所有科室质量体系文件书写、编码和装订。

3.0职责

3.1质管科负责制订文件的书写规定、统一编码和审核。 3.2相关科室负责归口管理文件的书写、编码和装订。 3.3科主任负责文件的审核。 3.4主管主任负责文件的批准。 4.0工作程序 4.1文件书写

4.1.1每页文件必须设置文件名称、编号、页码排序、编制人、审核人、批准人、发布和实施日期并确保唯一性，页眉设计参照下图： 文件名称：×××××××××× 编制人：××× 审核人：××× 编号：DX/CP-××–001-00/D 审批人：××× 修改发布日期 20090415 批准实施日期 20090425 排序：00 本章0/00 4.1.2B层次文件和程序文件，按1.0目的、2.0适用范围、3.0职责、4.0工作程序、5.0相关文件和6.0质量记录顺序书写。

4.1.3C层次文件和操作规程文件，按操作步骤书写，标以数字顺序。

4.1.4数字顺序编号，每行最多可编4组数字（如：1.2.1.1），行首不留空格，第二行开始留两个字符，超过4组数字（如：1.2.1.13）后，另起一行，行首控4

文件名称：文件书写和编码规定 编制人：XXX 审核人：XXX 编号：DX/CP-ZG–001-00/D 审批人：XXX 修改发布日期 20090420 批准实施日期 20090430 排序：01 本章2/04

个字符（两个汉字），以（1）、1）、英文大写字母和英文小写字母，以后可增加小写英文字母数量（如：aa、bbb等）。 4.1.5排版

4.1.5.1A4打印纸，上下宽1.8、左2.0、右1.8，行距为固定值、22磅。 4.1.5.2正文和标题均用4号宋体字，标题为黑粗体。 4.2编码

质量管理文件实行统一标准编码，规定编码由六部分组成：

DX/1或2个大写英文字母—2个大写英文字母—3位阿拉伯数字—2位阿拉伯数字/1个大写英文字母（如：DX/B-××-001-00/D） 4.2.1第一部分：DX

表示大连市血液中心。

4.2.2第二部分：/1或2个大写英文字母

表示文件层次和属性，分三层，即A、B、C，WL表示外来的法规文件或技术标准等。

4.2.2.1 A层次，为质量手册。 4.2.2.2 B层次，为质量体系程序文件。

4.2.2.3 C层次，为科室质量管理受控文件，其中包括：

（1）C：科室内部岗位接口的程序性文件，如DX/C-××-001-00/D （2）CG：规章制度和岗位职责，如DX/CG-××-000-00/D （3）CP：作业指导书，DX/CP-××-00O-00/D

文件名称：文件书写和编码规定 编制人：XXX 修改发布日期

（4）CB：记录表格，DX/CB-××-00O-00/D （5）CJ：打印记录，DX/CJ-××-00O-00/D

审核人：XXX 编号：DX/CP-ZG–001-00/D 审批人：XXX 20090420 批准实施日期 20090430 排序：01 本章3/04 4.2.3第三部分—2个大写英文字母：为文件的主管部门、所属科室汉语拼音的第一个字母（见附表），A层次文件无此部分。

4.2.4第四部分—3位阿拉伯数字：三位数字为文件编号。

4.2.5第五部分—2位阿拉伯数字：—2位阿拉伯数字，表示文件正式修改的次数，外来文件为发布日期或收文日期。

4.2.6第六部分/1个大写英文字母：版次号，外来文件为实施日期。 4.3文件装订

采用活页按“章”排序装订，修改文件时不改动“章”排序号，只需修改本章的页码即可。

4.3.1第一层次文件（A）以主题要素为“章”，每页设“共×（本章排序数）/×（总

章数）“和“本章×（本章排序页）/×（本章共多少页）数码。

4.3.2第二层次文件（B），以每个程序文件为“章”，每页设“共×（本章排序数）

/×（总章数）“和“本章×（本章排序页）/×（本章共多少页）数码。 4.3.3第三层次文件（C），可以是单册或设分册，每册设“部”或“章”，每“部”

以每个文件为“章”，每页设“共×（本章排序数）/×（总章数）“和“本章×（本章排序页）/×（本章共多少页）数码。 5.0相关文件

6.0质量记录

文件名称：文件书写和编码规定 编制人：XXX 审核人：XXX 编号：DX/CP-ZG–001-00/D 审批人：XXX 修改发布日期 20090420 批准实施日期 20090430 排序：01 本章4/04 附表：

科室或班组质量管理文件编号拼音缩写

序号 01 部门名称 办公室 党办 02 03 总务科 财务科 业务科 04 业务科 （信息组） 拼音缩写 BG DB ZW CW YW XX SK XK XY TC JC CF JY 序号 10 部门名称 血型室 质管科 拼音缩写 BX ZG ZK 11 质管科 （质控组） 01 02 03 04 05 06 输血科 05 输血科 （贮血室） 区域性中心贮血室 旅顺口区 金州区 普兰店市 瓦房店市 庄河市 长海县 LQ JQ PQ WQ ZQ CQ 血液部 06 血液部 （体采组） 07 08 09

机采科 成分科 检验科