集团公司档案管理制度

档案管理制度

为了规范公司文件档案管理，增强公司文件档案的实用性和有效性，特制定本制度：

一、公司的档案管理由综合办公室专人负责。

二、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

三、所有公司文件必须先到综合办公室备案之后，由综合办公室相关人员统一分类整理并归档。

四、文件的保存：原件存放财务室，复印件留存综合办公室以供借阅。

五、公司文件的归档包括：

（1）公司对外的正式发文和与有关单位来往的文书； （2）重要的会议材料；如：会议通知、报告、决议、总结、典型发言等；

（3）公司对外的签订的合同、协议书等文件材料； （4）公司员工档案、工资、福利方面的文件资料；

（5）本公司重大事件及反映公司重要活动的剪报、照片、录音及视频资料；

（6）所有对外需要加盖公章的文件。 六、文件的借阅：

（1）文件的借阅原则上是只允许借阅综合办公室的文件复印

件，必须使用原件的情况，经相关领导批准后备案后方可借阅；

（2）所有公司文件的借阅必须由当事人到综合办公室档案管理员处填写《文件借阅登记表》备案后，方可借阅；

（3）文件的借阅应严格遵守保密协议，不得将保密文件带回家或公共场所，也不得将文件转借其他人阅读，对尚未传达的文件不得向外泄露内容；

（4）文件借阅完毕后，要及时归还，时限不得超过三天。对于借出的文件，档案管理员要及时催还，发现损坏、丢失或逾期不还，要及时做好记录，并完善档案。 七、文件的复印

如需复印文件，必须由使用人填写《文件印制申请单》经相关领导批准签字后，到综合办档案管理处备案登记文件的使用日期、文件名称、文件分数、使用目的后，方可复印。 八、对外盖章文件的留存

对外盖章文件必须由使用人填写《文件备案申请表》，由分管领导签字确认后，到综合办公室档案管理员处备案并签字（盖章文件综合办公室与财务室需各留存一份），然后持《文件备案申请表》到财务室方可盖章使用。

九、本制度即日起开始执行。