2015版质量管理体系文件与记录管理程序

目的

对质量环境管理体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用文件的有效版本。加强对记录的控制，以提供符合要求和质量环境管理体系有效运行的证据。

适用的范围

适用于本公司对质量环境管理体系所使用的文件和记录的控制。 3.0定义：无 职责

行政部是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；品管部负责技术文件的管理。

各部门均是本程序的配合并实施的单位。

最高管理者〔总经理〕负责管理〔质量环境管理〕手册批准。 管理者代表负责审核管理手册和批准程序文件。 工作程序 文件概念

文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、电脑磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。质量与环境管理体系文件是质量与环境管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。 本公司的质量与环境管理体系文件的范围包括： ----形成文件的质量与环境方针和目标； ----管理手册；

----为了贯彻ISO9001/14001标准所规定的流程性文件和记录； ----确保对过程的有效策划、运行和控制所需要的文件和记录，例如质

量计划、程序文件和相关的标准、标准以及“规定”、“安排”、“方式”等文件；

----记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件； ----其他文件。例如流程卡、作业指引等，标准中虽未规定，但在实际

活动中需要。

管理手册

5.2.1管理手册是规定本公司质量/环境管理体系的纲领性文件。 5.2.2管理手册的主要内容有：

----质量/环境管理体系覆盖的范围，包括任何不适用的细节与不应用的合理性；

----为质量/环境管理体系编制的形成文件程序的引用； ----质量/环境方针和目标；

----质量/环境管理体系过程之间相互作用的表述。

5.2.3手册的结构、详略程度和格式编排，应结合本公司的类型、规模及

产品或过程的复杂程度、文化和风格进行编制，标准并未作统一规定。 5.2.4公司的管理手册由管理者代表编制与审核，报总经理批准后发布实

施。

5.3 文件控制

5.3.1文件控制，指对质量/环境管理体系文件的编写、评审、批准、发放、

使用、检索、访问、更改、再批准和标识、回收、作废等全过程活动的管理。

5.3.2本公司管理体系文件控制的主要内容如下：

5.3.文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准,批准权限见下表 区 分 管理手册 流程性文件 指导性文件 制 定 管理者代表 ISO推行小组 责任人员 审 核 ----- 各部门会签 核 准 总经理 管理者代表 文件编写人员直接上司 5.3.在文件实施中，由于各种原因发生变化时〔例如公司的组织结构、

产品范围、工作流程和适用法律法规发生变化时〕，应对文件原文进行评审，确定是否需要更改。本公司的管理体系文件在每年最少评审一次〔在管理评审会议中进行〕，由管理者代表牵头，各职能部门对所管理的文件进行评审。如果需要更改，应报公司相关的责任人对更改后的文件进行再批准。

5.3.识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改〔在文

件原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容〕换页和换版三种。修订由公司文控中心统一组织，修改申请人填写《文件申请单》，经相关责任人审核，管理者代表批准后，由文控中心对受控文件统一修改，修改后的文件需要再次按照5.3.。

5.3.文件的版本用大写英文字母“A、B、C，……”表示；假设文件只

作小部分修改时，可填写《修订记录》作划线式修改或者换页修改

〔如果划线式修改超过三分之一需要换版发布〕，发行时为0次〔即：A/0版〕，第一次修改为1次〔即：A/1版〕，依此类推，当修改超过8次时，无论修改多少，均要换版发布。

5.3.各部门所持有的文件要编制的《受控文件一览表》，即把所使用文

件的最新有效版本文件〔含外来文件，法律法规等〕写入清单中 5.3.要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分

发号〔包括外来文件〕。撤出过期、作废的文件，填写《文件/记录销毁记录表》经管理者代表批准后销毁，如需保留，需经管理者代表批准，并盖“作废文件”印章和“保留文件”字样的标识。 5.3.受控文件均进行编号，并填写在《受控文件一览表》中。受控文件

在发放时，收文部门应在《文件分发表》中签名确认收到。 5.3.2.8文件应保持清晰、可辨，易于识别。质量管理体系文件应单独

存放，以保持受控状态。

5.3.受控文件为内部使用的有效版本文件，也是向认证机构报送的文

件。受控文件再修改时应统一跟踪更改，不可遗漏。持有受控文件的职工在工作调动或调离本公司时，应将文件交回本单位〔部门〕。非受控文件可用于投标和向咨询单位报送,非受控文件不再跟踪修改。

5.3.收集与产品和服务有关的外来文件。凡不是本公司编制的使用文

件，均属外来文件，包括从书店购买的、上级发文、国家或地方政府、协会发文等。应使用外来文件的最新有效版本文件，列入受控文件清单中。要控制外来文件的发放〔发放范围经管理者代表审批〕。

5.3.3文件编号规则

5.3.编号规则如下：

XXX - XX - XX - XXX

公司代码 - 类别代码 –部门代码 - 流水号

注：当同一种表格有多种格式或描述时，分别在其原编号后加流水号A、

B、C……以示区分。如XXX-QR-HC-001A、XXX-QR-HC-001B

注：当三级文件有多种文件描述时，分别在原编号流水号后面再增加一

个流水号以示

区分。〔原流水号代表文件区分代码〕

如：XXX-WI-ENG-001-001、XXX-WI-ENG-002-001 5.3.编号规则如下〔除表格与三级文件〕：

XXX - XX - XXX

公司代码 - 类别代码 –流水号

5.3.3.3文件类别代码为:

一级文件/管理手册: 代码为QEM 二级文件/流程性文件: 代码为QEP 三级文件/标准文件: 代码为WI 四级文件/表单文件: 代码为QR 外来文件： 代码为WL 其他类别文件： 代码为QT

5.3.3.4部门代码如下：

总经办 GM 文控中心DCC 品管部 QC 行政部

HR

营销部 MA 采 购 CG 品管部 ENG 货 仓 HC

PMC 部 PMC 生 产 SC

5.3.假设属外来文件应优先使用其原编号，无原编号的外来文件，按以上编号原则再编文件编号。

5.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部门使用受控文件的副本,为了区分，文控中心应在正本文件的反面加盖“文件发行专用章”, 在副本文件的正面加盖“受控文件专用章”,非受控文件加改“仅供参考”印章，所有的受控文件不可以随意复制与外发。 5.3.5文控中心负责定期(每年一次)向市相关部门查询有关外来标准的变更情况，以确保使用最新版本的外来标准。 5.4 记录控制 5.4.1 记录概念

----记录指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是

一种特殊的文件。

----记录的作用，可提供产品、过程符合要求的证据和质量环境职业健

康安全管理体系有效运行的证据，还可为采取纠正和预防措施以及为保持和改良质量环境职业健康安全管理体系提供信息。 5.4.2 记录的控制内容

本公司对记录规定要控制标识、储存、保护、检索、保存期限和处置等

主要内容。

----标识：单个记录可用编号作标识，记录的储存袋〔盒、夹〕可用标

准章节号、程序文件顺序号或表格的编号作标识，以便于检索、快速查找。

----储存：记录的储存环境条件要确保防潮、防腐、防鼠啃等，以确保

记录在储存期间不丧失、不损坏、不变质。为便于查找，按程序文件名称设置记录的袋〔盒、夹〕标识。

----保护：当年的记录由本部门保管，跨年度的记录由公司行政部建档保管，专业性记录平时可由相关人员分散保管，审核时或归档时交

由文件员统一保管。记录应与其他质量环境职业健康安全管理体系文件一起存放在专门部位，保持受控状态。

----检索：为便于检索和快速查找，各单位应建立相关记录表格清单，

行政部建立公司总的记录表格清单。在日常保存记录的袋〔盒 、夹〕内建立记录目录，随时把已填写过的记录名称填入记录目录中，以便于随时查找。在合同条件下，顾客如果需要查阅有关记录，应经管理者代表批准，并履行借阅手续，阅后及时收回。

----保存期：一般的质量环境职业健康安全管理体系运行记录保存3

年，产品特点、法规要求及合同要求另定保存期，施工工程质量及验收记录应长期保存。

----处置：对过期、作废的记录归档要经公司主管领导批准、实施监督

销毁。销毁记录的清单应存档。 ----填写记录应完整，保持清晰可辨，不准用铅笔填写记录。记录不准

擅自涂改。如确需修改记录的内容时，应经管理者代表批准。

5.5 文件保密

公司文件资料按保密程度分为绝密文件、机密文件、普通文件、公开性文件、宣传资料。公司各部门按照不同的保密等级对文件实施管控防止泄密。 5.5.1绝密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大

损害的文件资料。通常情况下包括以下几类： ---财务分析报告；

---对高层管理者的考核报告； ---对工资分配方案及所属文件；

---涉及项目成本、利润的报告或论证材料；

---公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；

---公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。

5.5.2机密文件：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的

文件资料。通常情况下包括以下几类： ---公司注册及相关文件；

---技术资料、工程设计的重要图纸； ---立项报告、业务进度分析报告；

---涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；

---公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。

5.5.3普通文件：指一般性的，可以提供应所有的职工查考利用的文件资

料。通常情况下包括以下几类：

---平时各种工作流程、指引、标准、规章制度； ---一般业务工作来往文件〔不涉及绝密、机密的文件〕； ---各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等； ---行政管理工作的计划、总结、报告； ---一般性的月、季工作计划与总结报告； ---有关干部任免、调配、定级等的文件； ---财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。

相关记录

6.1 《文件分发表》 6.2 《文件申请单》 6.3 《记录一览表》 6.4 《受控文件一览表》

6.5 《文件/记录销毁记录表》