关于进一步规范公司发文办理的通知

2、各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交综合办公室审核，重要决议应该经过总经理审核才能落实。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司名义发文。

3、对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

发文的范围

1、凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、公司下发文件主要用于：

① 公布公司规章制度；

② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项；

④ 公布公司性的重大开发项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

⑤ 发布有关奖惩决定和通报；

⑥ 其他有关公司的重大事项。

3、公司上行文、外发文主要用于：

① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4、在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5、凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

7、文件的立卷与归档

文件的归档范围

凡下列文件统一分别由办公室负责归档：

① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；

③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

⑤ 有保存价值的员工意见和来信，来访记录及处理结果；

⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；

⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；

⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；

⑨ 公司日志和大事记；

⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

立卷要求

文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

文件的销毁

9．1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

9．2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。