加密Excel文件

加密Excel文件

如果不想让自己的Excel文件被别人查看，最好将其加密：单击‚工具‛→‚选项‛，在弹出的‚选项‛对话框中单击‚安全性‛选项卡，然后在‚打开权限密码‛（只允许读不能做修改）、‚修改权限密码‛（允可以阅读，也能修改）输入框中输入该文件的打开权限密码及修改权限密码。单击‚确定‛按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再单击‚确认‛，最后点‚保存‛按钮完成文件加密。下次只有输入正确密码才能打开该文件。 对单元格进行读写保护

（1）对输入信息进行有效性检测：首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后选择‚数据‛菜单中的‚有效性‛选项，设置有效条件、显示信息和错误警告来控制输入单元格的信息要符合给定的条件。另外，这一部分设置很有用，如在设计一个Excel时，不允许用户输入负数年龄及负工资等。

（2）设置锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。选定需要锁定的单元格；选择‚格式‛→‚单元格‛；在‚单元格格式‛设置对话框中选择‚保护‛标签并选中‚锁定‛；选择‚工具‛→‚保护‛→‚保护工作表‛，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。 保护工作簿

打开‚工具‛→‚保护‛→‚保护工作簿‛。选定‚结构‛选项可保护工作簿结构，以免被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工

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作表，并且不可插入新的工作表。选定‚窗口‛选项则可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。

保护工作表

在设置保护工作表前，首先确认要保护的单元格是否处于‚锁定‛状态，选中并右击单元格，在弹出的菜单中选择‚设置单元格格式‛，选择‚保护‛选项卡，确认已选中‚锁定‛项，在默认状态下，单元格和图形对象均处于锁定状态，此时，如果设置工作表被保护，则相应信息不能修改。保护工作表的方法如下：选择‚工具‛→‚保护‛→‚保护工作表‛，在打开的对话框中有‚内容‛、‚对象‛和‚方案‛三个复选项，如果要防止、修改工作表中的单元格或图表中的数据及其他信息，并防止查看隐藏的数据行、列和公式，则选中‚内容‛复选框；如果要防止、改变工作表或图表中的图形对象，则应选中‚对象‛复选框；如果要防止、改变工作表中方案的定义，则应选中‚方案‛复选框。最后为防止其他用户取消工作表保护，还要在‚密码‛文本框中输入密码。

保护共享工作薄

对要共享的工作薄，如果要对工作薄中的修订进行跟踪，可设置保护共享工作薄，选择‚工具‛→‚保护‛→‚保护共享工作薄‛，选中‚以追踪修订方式共享‛复选框，如果需要其他用户先提供密码，才能取消共享保护和冲突日志，则需要在‚密码‛文本框中输入密码，注意，如果工作薄已经处在共享状态，则不能为其设置密码。

为工作薄设置权限密码

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如果不想其他用户打开工作薄，可设置工作薄打开密码，单击‚文件‛→‚另存为‛，单击‚工具‛菜单上的‚常规选项‛，在这里可根据不同需要设置两种类型的密码：如果根本不想其他用户打开工作薄，则需在‚打开权限密码‛文本框中输入密码；如果你只是不想其他用户修改工作薄，但可以打开查看，则需要在‚修改权限密码‛文本框中输入密码。当然为了保险起见，你可以把两个密码都设置，最好是设置不同的密码内容。

隐藏公式

如果不想在共享工作薄后，让其他用户看到并编辑已有公式，可在共享之前，将包含公式的单元格设置为隐藏，并保护工作表。步骤如下：选定要隐藏的公式所在的单元格区域，选择‚格式‛→‚单元格‛，单击‚保护‛选项卡，选中‚隐藏‛复选框，单击‚确定‛按钮即可隐藏公式。

隐藏工作薄

选择‚窗口‛→‚隐藏‛，可以把当前处于活动状态的工作薄隐藏起来，如果要取消隐藏，可选择‚窗口‛→‚取消隐藏‛命令，然后在‚取消隐藏‛窗口中选择相应工作薄即可。

隐藏工作表

选择‚格式‛→‚工作表‛→‚隐藏‛，可以把当前的活动工作表隐藏起来，要取消工作表的隐藏时，选择‚格式‛→‚工作表‛→‚取消隐藏‛，然后在‚取消隐藏‛窗口中选择相应的工作表即可。

隐藏行或列

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隐藏行或列共有三种方法，这里以行为例：（1）右击要隐藏的行号，在出现的快捷菜单中选择‚隐藏‛命令。（2）单击需要隐藏行中的任意单元格，然后选择‚格式‛菜单下的‚行|隐藏‛命令即可。（3）移动鼠标要隐藏行的右侧，按住左键，通过移动向左移动的方式，将列宽调整为0，这样对应的行号会从工作表中自动消失，起到隐藏效果，要取消隐藏，需要同时选择该行的左右相邻的两行，或者选中整个工作表，然后选择‚格式‛菜单下的‚行|取消隐藏‛命令即可。

隐藏VBA程序

在使用VBA编写的程序而生成的表格时，由于这些程序都存放模块表中，为了保护这些程序，可以通过VBA编程将工作表对象的Visible属性设置为‚xlveryhidden‛。

设置只读方式

选择‚文件‛→‚另存为‛，在该对话框中选中需要设为‚建议只读‛属性的工作簿文件，然后单击该对话框上的‚选项‛按钮，打开‚保存选项‛对话框，选中该对话框中的‚建议只读‛复选框，然后单击‚确定‛按钮，再单击‚另存为‛对话框上的‚保存‛按钮即可。在‚建议只读‛方式下，无论何时打开工作簿，Excel总是首先显示出一个提示信息对话框，建议应以只读方式打开工作簿。

修改扩展名

修改Excel工作薄的扩展名（把.xls改为其他扩展名），Excel就不认识了，最好是把扩展名改成.dll等系统文件的名称，然后再

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把文件的属性设置为隐藏，让别人会误以为这是个系统文件，而不敢去碰它，自己要用时再改回来就行了。 1. 多工作表同时录入技巧

【问 题】 有时我们经常会遇到这样一个问题，几个工作表需要在同一位置录入相同的数据，如果每次都是自己一个工作表一个工作表这样录入的话，既费时又费力，有没有什么好办法能够让其他几个工作表自动与第一个表同步录入呢？

【小 飞】 其实对于这个问题，Excel的开发人员已经早早就做好考虑了，它为我们提供了一个被称为工作表组的功能，将几个工作表组合到一起后，无论在其中任何一个工作表中输入的数据，都会被自动复制到其他工作表的相同位置。而且不光是数值，就连格式和公式也能够自动复制，操作的方法也很简单 【方 法】

1) 首先要按住Ctrl键再用鼠标依次点击每个需要组合的工作表标签，将它们组合在一起（工作表组合支持跳跃式选择），操作完毕后，您会发现工作表的标题区中已经显示了‚工作组‛字样了。如图1所示

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图1

2) 随后在任何一个成组工作表中输入需要的数据即可。如图2所示

图2

3) 等所有的数据输入完毕后，您就可以直接在图2成组工作表的标签上点击右键，选择‚取消成组工作表‛命令，这时您就会惊奇地发

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现，刚才组合为一组的Sheet1、Sheet3、Sheet4这三份工作表中的数据已经完全一样了。怎么样，方便吧！

【小提示】 成组工作表之间的自动复制是基于行号列号来定位的，因此，无论其他同组工作表中当前单元格是多少，都不会影响到成组表之间数据的准确定位。换句话说，就是当您在其中一个表的C7单元格中输入一个数字‚1‛以后，其余的成组工作表都会在自己的C7单元格中显示‚1‛

2. 一个单元格内输入多行数据

【问 题】 有的时候，我们需要录入的内容很长，希望能够在同一个单元格内多行录入，可Excel的单元格不同于Word，既没有换行的命令，也不能直接用回车键换行，这又该怎么办呢？ 【小 飞】 呵呵，其实Excel本身是支持用户在一个单元格内输入多行数据的，只不过输入方法与平时用法略有不同罢了。

【方 法】

1) 首先选中一个单元格，开始输入文字

2) 当输入到需要换行的位置时，按动Alt + Enter（回车）键，此时您就会发现光标已经自动在格内换了一行了，然后继续录入剩下的文字就可以了，呵呵，就这么简单。如图3所示就是最终效果图

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图3

3. 财务报表不马虎，轻松实现语音校对

【问 题】 Excel作为一款强大的电子表格软件，自然特别受到财务人员的青睐了，好多财务报表其实就是Excel制成的。但百密总有一疏，谁也不敢保证自己在录入庞大的数据报表时不会出现一点错误，要是自己录入时身边能有个助手帮着自己进行校验，那该有多好呀，可这样的‚美事‛又怎么可能呢？

【小 飞】 其实，Excel还真就给大家提供了这样一位好‚助手‛，那就是它的语音校对功能，启动以后，您既可以选择在报表输入完成时一次性朗读校对，也可以让Excel在您每输入完一个单元格后就朗读出来，非常实用。相信用过之后您就一定会喜欢它的 【方 法】

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1) 点击‚工具‛菜单→‚语音→显示‘文本到语音’工具栏‛命令，调出语音工具栏

2) 如图4所示就是该工具栏上各个按钮的说明

图4

3) 使用时，只需将要校对的区域用鼠标选中，然后再点击相应的功能按钮就可以了。值得称赞的是，Excel的这个朗读功能智能化程度很高，比如它在朗读的过程中如果遇到了标点符号，会自动停顿一下，使得我们听上去更加自然。

【小提示】 有些朋友在第一次使用语音朗读功能时，会发现Excel读出的全都是英文，这又是怎么回事呢？原来这是Windows XP的默认语音引擎捣的鬼。要解决它也很简单，只要点击‚开始‛菜单→‚设置→控制面板‛菜单项，然后再双击其中的‚语音‛图标，将‚语音选择‛中默认的‚Microsoft Sam‛引擎改为‚Microsoft SimplifIEd

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Chinese‛就可以了。如

图5所示

图5

4. 长报表如何固定表头显示

【问 题】 平时我们经常会遇到一些长报表的显示问题，这些表格一般都拥有几十、上百条记录，显示时一屏肯定放不完，这时就出现了一个问题，当我们将报表向下拖动时，就无法再看到表格的标题栏了，如果赶上表格里的数据都是数字代码的话可就‚抓瞎‛了，根本搞不清它们究竟代表什么含义了。如图6所示

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图6

【小 飞】 其实要处理这个问题倒也不难，Excel为我们提供了一个窗口拆分冻结功能，可以允许我们将标题栏‚冻结‛在窗口的最上方，这样任凭我们再怎么滚屏、翻页也不会出现如图6那样看不到标题行的情况了。 【方 法】

1) 点击‚窗口‛菜单→‚拆分‛命令，Excel的画面会被两个分割线分成四部分。如图7所示

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图7

2) 用鼠标将横向分割线拖动到标题行的下侧，再将纵向分割线拖动到A列的左侧（意思就是不进行纵向分割，如果您的表格同时需要纵向分割请自行操作）

3) 点击‚窗口‛菜单→‚冻结窗格‛命令，将分割好的窗口冻结起来，这时再试着翻动一下页面吧，是不是再也不会看不到报表的标题栏了。如图8所示就是最终的效果图

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图8

5. 快速转换Excel的行和列

【问 题】 互换工作表中的行列也是平时较为常见的一种情况，如果使用手工转换，不仅速度慢，还特别容易出错，像这种情况Excel有好的解决办法吗？

【小 飞】 对于行列转换来说，Excel的确也给我们提供了一个简单的方法，而且用的就是平时常用的粘贴命令，只不过这次是‚选择性粘贴‛ 【方 法】

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1) 首先选中要进行行列转换的表格，执行右键→‚复制‛命令。如图9所示

图9

2) 然后将光标定位于新表格所在的区域，再次点击右键，执行‚选择性粘贴‛命令，然后在弹出的如图10所示窗口中勾选上‚转置‛复选框，点击确定就可以了。

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图10

3) 如图11所示就是转换完成的表格，看看是不是和自己想要的一模一样呢？

图11

6. 不用格式刷，照样快速复制单元格格式

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【问 题】 说起快速复制单元格的格式，大家一定都会想到使用格式刷命令，但要按小飞的说法，这个格式刷只是在对不相邻单元格进行复制时效率较高，而如果要复制格式的单元格正好和原单元格挨着时，用起来反而会不方便了

【小 飞】 对于紧挨在一起的单元格如果想批量复制单元格格式，最简单的方法就是使用单元格填充柄进行格式填充 【方 法】

1) 大家请先看一下如图12这张图表，我们的目的是想将A列的单元格颜色、字体、字号以及表格线等诸多格式都复制到其他列上，如果去使用格式刷就显得不那么方便了。

图12

2) 首先将A列中所有带格式的单元格选中

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3) 然后再将A列的单元格填充柄（就是选中后出现在最后一个单元格右下角的小黑方块）右键拖动到F列处

4) 在弹出的如图13所示菜单中执行‚仅填充格式‛命令即可。

图13

5) 如图14所示就是最终的效果图。

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图14

7. Excel快速绘制斜线表格

【问 题】 大家都知道，Word软件从2000这个版本开始就增加了一个绘制斜线表头的功能，非常实用。但作为同样流行的办公软件Excel却直到2003版都没有提供这个功能，难道Excel就没法画出斜线表格了吗？

【小 飞】 答案当然是可以的，只不过得动动脑子换个方法来画了，还记得‚表格与边框‛里有个手画表格功能吗？今天咱们就用这个方法在Excel中绘制出斜线表头来 【方 法】

1) 首先选中要绘制斜线表头的单元格

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2) 然后单击‚格式‛菜单→ ‚单元格‛命令，并在弹出的‚单元格格式‛窗口中点击‚边框‛标签。如图15所示

图15

3) 点击合适角度的斜线按钮即可完成绘制操作。如图16所示为最终效果图

图16

8. 数据输入，菜单选

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【问 题】 有时我们需要绘制一些带有交互功能的工作表，允许用户向里面填入一些数据，然后表格再去根据这些原始数据进行相应的计算分析。这就要求用户录入的数据必须符合一定的要求才行，而控制数据的有效性当然不能只靠用户自己的觉悟，最好就是能在用户输入时，Excel会产生一个下拉菜单，只允许用户输入菜单中预设好的这些值

【小 飞】 其实，作为一款专业的电子表格表格，Excel早已对这样的问题设计了一系列解决方案，下拉菜单功能只是其中的一种 【方 法】

1) 将准备设置数据的单元格全部选中 2) 执行‚数据‛菜单→‚有效性‛命令

3) 在弹出的‚数据有效性‛窗口中将‚有效性条件‛设置为‚序列‛，并保证‚提供下拉箭头‛复选框为选中状态。然后在‚来源‛输入框中键入所有的预设参数，用英文逗号分隔，最后点击‚确定‛按钮使其生效。如图17所示

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图17

4) 此时，当我们再次点击已设好的单元格时，就会惊奇地看到，单元格右侧会自动弹出一个漂亮的下拉箭头，点开以后正是我们预设好的几个参数清单。如图18所示

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图18

9. 函数也来玩‚搜索‛

【问 题】 对于一些老Excel用户来说，函数应该不会一个很陌生的东西，由于它的功能十分强大，在用户当中可以说是倍受青睐。但函数也有一个问题，那就是格式过于生硬，难以记忆，这就给大家使用函数时增添了不少麻烦，Excel对此又是如何解决呢？ 【小 飞】 其实，Excel本身对于函数是有一定搜索功能的，而且智能化程度还不错，有点像网络上的搜索引擎，而它的具体位置其实就在我们每天使用的‚插入函数‛窗口当中 【方 法】

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1) 先将光标定位于需要插入函数的单元格中

2) 然后点击‚插入‛菜单→ ‚函数‛项，弹出插入函数窗口，在这里面我们就能清楚地看到函数搜索框。如图19所示

图19

3) 在搜索框中我们可以根据自己的想法简单描述出函数的作用，比如我们想查找一个具有统计功能的函数，那么只要在这里输入‚计数‛两个字，点击‚转到‛按钮以后，Excel就会自动推荐几个和‚计数‛最相关的函数，而且当把鼠标点在每个函数上时，下面还会显示出该函数的简单介绍以及使用格式。如图20所示

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图20

4) 这样，我们就能快速地在庞大的Excel函数库中找到最合适的函数了，点击‚确定‛按钮以后，该函数便会自动插入到当前单元格中，接下来，您就可以继续完成该函数的剩余操作了

【小提示】 使用这种方法时要求函数的描述语言尽可能要简明，否则让Excel看不懂后它就会显示出一个‚请重新表述您的问题‛的错误提示后，拒绝搜索了 10. 监视其他工作表数据

【问 题】 监视其他工作表数据在日常的工作，尤其在多工作表间调试公式时极为实用，但大家所熟知的窗口监视方法一般有二，一是使用窗口重排命令，二是使用窗口拆分命令。其实窗口重排命令一般只对两个的工作簿文件生效，而窗口拆分命令也只是对当前工

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作表生效，要想同时看到同一工作簿上不同工作表的内容恐怕这两种办法都不行

【小 飞】 其实，在Excel当中还有一个不太为人知的方法可以实现对同一工作簿的不同工作表的内容进行监控，这就是‚视图‛菜单中的‚监视窗口‛ 【方 法】

1) 点击‚视图‛菜单→‚工具栏→监视窗口‛，打开如图21所示的‚监视窗口‛对话框

图21

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2) 比如我们需要在Sheet2中的几个单元格测试公式，而且必须在Sheet1中输入原始数据后才能开始，那么就可以使用‚监视窗口‛中的‚添加监视‛按钮将几个需要监视的Sheet2单元格添加进来。如图22所示

图22

3) 这时，我们从图中就可以清楚地看到Sheet2中C2、C3、C4几个单元格中公式的设置以及当前的数值了，可以说一目了然，怎么样，很好用吧？ 11. 快速进行欧元转换

【问 题】 欧元在所有的货币单位里应该可以算是比较新的一员了，作为一名涉外财务人员，可能经常需要在各个欧盟成员国货币之

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间做些换算，可想而知，这个工作量是很大的，Excel能帮我这个忙吗？

【小 飞】 其实自1999年欧元启动以后，这个新的货币单位就开始被各种电子软件所支持了，就拿现在的Excel 2003来说吧，它现在不仅可以像人民币一样轻松地显示欧元符号，而且还内置了一系列实用的欧元转换工具，下面就跟随小飞一起来看一看吧 【方 法】

1) 由于Excel的默认安装里是不包括欧元工具的，所以要想使用这项功能还必须得手工添加一遍。点击‚工具‛菜单→‚加载宏‛命令进入如图23所示的‚加载宏‛对话框

图23

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2) 勾选其中的‚欧元工具‛复选框，然后点击‚确定‛按钮进行安装（这期间可能需要您插入Office 2003安装光盘） 3) 安装完成以后您就可以在工具栏和‚工具‛菜单里找到一个‚欧元转换‛图标了，如图24所示

图24

4) 转换工具的使用也很简单，只要先将待转换成员国货币的位置和欧元货币的输出位置指定好，再设定具体由哪两种货币之间进行转换就可以了，如图25所示

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图25

5) 如图26所示就是转换后的结果，怎么样？还满意吧

图26

12. 轻松玩转数据‚分列式‛

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【问 题】 在一些复杂的数据计算当中，我们可能需要将原来在一个单元格中的多个数据划拨到两个或更多的单元格之中，同其他操作一样，如果表格里的数据繁多，那么光是人工分拨的工作量就是难以想象的

【小 飞】 呵呵，可别忘了，计算机最大的优点就是可以帮助我们快速完成大量的重复性工作。而对于数据分拨，自然也是不在话下，而且经过不同的设置，它还能识别不同的分隔符号，令分拨的效率更高

【方 法】

1) 本例我们要分拨如图27所示的B列单元格（从里面大家可以观察到待分数据都是用标准的逗号分隔的）

图27

2) 首先用鼠标选中要分拨的单元格（切记，分拨命令只对单列多行单元格有效，如果是多列单元格，必须分次进行）

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3) 然后执行‚数据‛菜单→‚分列‛命令，根据这些数据的特征，将‚原始数据类型‛选为‚分隔符号‛后点击‚下一步‛按钮。如图28所示

图28

4) 在第2步中继续根据数据的特征指定好符号的类型，比如本例就设置成了‚逗号‛，此时如果一切无误，底下的数据预览区中就会显示出分列后的样子。如图29所示

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图29

5) 再点击下一步以后，Excel会通知我们可以对每一列分好的数据设置不同的数据类型，如果不需要设置，直接点击‚完成‛按钮即可。如图30所示就是最终‚分列‛完成的数据表

图30 13. Excel变聪明，自动检查数据有效性

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【问 题】 还记得上面我们介绍过的让Excel自动显示下拉菜单而防止输入数据不规范的技巧吗？这个技巧虽然好用，但也有一些，它只适合当单元格的参数数目较少时方能使用。但事实上，大多数的单元格允许输入的数据范围都很广泛，很难通过下拉列表这种方式进行控制

【小 飞】 其实，对此Excel也早有解决的方法。比如这里给大家介绍的Excel自动检测数据有效性就是其中的一则 【方 法】

1) 首先，仍然要将希望检查的单元格全部选中，如图31所示

图31

2) 然后，执行‚数据‛菜单→‚有效性‛命令

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3) 由于本例控制的是‚价格‛列，所以在设置窗口的‚有效性条件‛下拉菜单中要选择‚小数‛，并设定检查条件为‚大于0‛，最后点击‚确定‛按钮使其生效即可。如图32所示

图32

4) 好了，现在试一下它的效果吧，在此小飞特意向其中的一个单元格输入了一个错误的数据‚-1‛，果然Excel马上就弹出了一个错误提示，而不再像以往那样直接接受了

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图33

5) 当然，如果您感觉图中Excel默认的提醒内容过于生硬，还可以通过图32的其他几个标签自已定义错误提示的方式以及内容，由于这些操作都很简单，小飞在此也就不再赘述了，请聪明的读者自己动手试一试吧

教你一招：在Excel表中插入Word文档

有朋友发了Email询问笔者，有没有一种办法可以把Word文档插入到Excel电子表格中？回答当然是肯定的。Office系列软件的一大优点就是能够互相协同工作，不同的应用程序之间可以方便地进行内容交换。使用Excel中的插入对象功能，就可以很容易地在Excel中插入Word文档。下面介绍具体操作步骤。

1.打开要插入Word文档的Excel电子表格文件。

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2.单击要插入Word文档的单元格，然后选择菜单命令‚插入‛→‚对象‛。

3.在如图1所示的‚对象‛对话框‚新建‛选项卡中，选择对象类型‚Microsoft Word文档‛，并单击‚确定‛按钮。

图1 对象‛对话框

4.这时有Excel中会出现一个Word文档编辑框，在里面直接输入内容，方法与在Word中编辑文档完全相同，如图2所示。 15. 轻松输入前面带0的数字

【问 题】 有时我们在进行数据录入工作时会经常需要临时输入一些前面带0的数字，邮政编码就是一个很明显的例子，常规的方法一般都是将该列或该单元格先设置为‚文本‛或‚特殊格式‛（在特殊格式中有包括邮政编码这样的特例），然后再重新录入。不过如果

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这样的数据量较少，但每隔不长时间就遇到一个的话，上述的操作难免就会给工作效率带来很大的影响了，不知道Excel对此有没有什么好的解决办法呢？

【小 飞】 其实对于这类问题Excel也没有直接的解决方案，不过我们还是可以通过一个小技巧来变相地解决它。那就是使用文本快捷输入方式 【方 法】

1) 首先将光标定位于要输入文本的单元格

2) 每次在带0数字的输入前首先插入一个逗号符（英文逗号），然后再继续输入相应的数字就行了。比如唐山的邮编‚ 063000 ‛就可以写上‚ ’063000 ‛

3) 此时您就会发现在Excel中已经可以正常地显示这个带0数字了。如图36所示就是三种不同输入状态的对比图

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图36

【小提示】 使用此技巧输入的数字将自动转换为文本格式，如果您对该数字有计算要求，请慎用

对症下药 四种方法恢复损坏的Excel文档

编辑好的Excel工作簿，却发现内容混乱，无法继续进行编辑，而且还不能够进行打印。这是很多朋友在处理Excel文件时都可能会遇到的一个问题，面对这种情况时，我们应该怎么办呢？

出现上述情况的原因应该是该文件已经被损坏了，此时你不妨尝试使用一下笔者为大家介绍的以下几种办法，或许能够恢复损坏的Excel文件（以Excel 2003为例）。

招数一：将工作簿另存为SYLK格式

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如果Excel文件能够打开，那么将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据。

首先，打开需要的工作簿。在‚文件‛菜单中，单击‚另存为‛命令。在‚保存类型‛列表中，单击‚SYLK（符号连接）(*.slk)‛选项（图1），然后单击‚保存‛按钮。关闭目前开启的文件后，打开刚才另存的SYLK版本即可。

图1 保存为SYLK

招数二：转换为较早的版本

如果由于启动故障而没有保存Excel工作簿，则最后保存的版本可能不会被损坏。当然，该版本不包括最后一次保存后对文档所作的更改。

关闭打开的工作簿，当系统询问是否保存更改时，单击‚否‛。在‚文件‛菜单中，单击‚打开‛命令，双击该工作簿文件即可。

招数三：打开并修复工作簿

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如果Excel文件根本不能够使用常规方法打开，那么可以尝试Excel 2003中的‚打开并修复‛功能，该功能可以检查并修复Excel工作簿中的错误。

在‚文件‛菜单中，单击‚打开‛命令。通过‚查找范围‛框，定位并打开包含受损文档的文件夹，选择要恢复的文件。单击‚打开‛按钮旁边的箭头，然后单击‚打开并修复‛即可（图2）。

为Excel添加自定义纸张类型

方法一：永久设置

如果你经常需要设置一种自定义纸张类型，可以采取此方法。 1、执行‚开始→打印机和传真‛命令，进入‚打印机和传真‛文件夹（如图1）。

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其右侧空白处，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选‚服务器属性‛选项（参见图1），打开‚打印服务器属性‛对话框（如图2）。

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选中‚创建新格式‛选项，在‚表格名‛后面的方框中，为自定义的纸张类型输入一个名称（如zty20×16），然后设置好下面的下面的‚纸张大小‛和‚打印机区域边距‛等参数，确定退出。

3、启动Excel，执行‚文件→页面设置‛命令，打开‚页面设置‛

对话框（如图3），在‚页面‛标签下，按‚纸张大小‛右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，就有‚zty20×16‛自定义纸张类型，供选择设置。

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方法二：临时设置

如果你临时想为某个表格设置一种自定义纸张类型，可以按下述操作 进行。

1、启动Excel，打开‚页面设置‛对话框（参见图3）。

在‚页面‛标签下，按‚选项‛按钮，打开‚EPSON EPL-5700L Advanced属性‛对话框（如图4）。

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在‚基本设定‛标签下，按‚打印纸尺寸‛右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择‚用户自定义尺寸‛选项，打开‚用户自定义打印纸尺寸‛对话框（如图5）。

设置好‚打印纸宽度‛和‚打印纸高度‛（注意：有区间，参见图5）后，确定返回。

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4、按下确定按钮，相应的纸张尺寸即设置给了当前工作表文档，执行打印操作即可。

知道大家有没有发现这样一个问题：同样的操作系统，同样版本的Microsoft Office软件，在Word的‚文件－页面设置－纸张类型‛中，有‚自定义大小‛的纸张类型，而在Excel中却没有！ 如果我们一定要使用这个设置，该怎么办呢？下面我们就来为Excel添加一个自定义纸张类型。

注：以下操作在Windows XP操作系统和EPSON EPL-5700L打印机下测试通过，可能会由于读者使用的操作系统和打印机型号的不同而略有不同，请参考操作。

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