董昊
摘要:本文基于科学事业单位财务信息化的现状,提出财务管理工作中存在的问题,重点分析了智能财务对财务
管理工作的应用优势,并提出适当的建议,旨在通过对智能财务的思考,从而使智能财务更好地服务科学事业单位, 推动科学事业单位财务管理的发展
关键字:科学事业单位;智能财务;财务管理;应用
_、智能财务概述
2016年以来,科学事业单位以落实“放管服”为主线,重视 并不断推进财务信息化的应用。现阶段,我国科学事业单位的 财务管理信息化建设仍旧处于较为初级的阶段,由于我国信 息技术的运用相对较晚,科学事业单位具有科研项目数量多, 资金规模大,收人来源多等行业特殊性,对信息化提出了更加 精细化的管理要求。目前,我国农业科研院所财务信息化水平 发展不均衡,院属机关或者规模较大农业科研院所发展相对 较快,而其他农业科研院所信息化水平则相对较低,具体可以 分为以下三种阶段:
一是仍处在会计电算化管理阶段。单位基本依靠财务管 理软件进行核算,且财务软件中的部分模块未开发使用,只能 使用核算功能。预算查询、预算控制等其他功能基本依靠财务 人员手工完成c
二是停留在ERP系统管理阶段。单位已经建立了财务与 业务信息化系统,系统能够实现网络报销、预算控制、预算执 行进度实时获悉等功能,能够在财务信息共享、项目资金使用 的透明公开等方面起到较好的支撑作用。
三是智能财务管理阶段。单位构建了敏捷的财务报销与 费控管理体系,实现一站式智能财务管理服务,通过移动智能 录人、移动智能报销,让数据赋能下的财务管理变得更高效。 如中科院上线的智能云财务共享服务平台,率先开启了智能 云财务管理模式,采用智能财务对财务信息化和管理方式进 行了改革和创新,帮助科研人员方便快捷报销,同时减少财务 人员机械劳动,增加财务管理战略思考。但是由于财务信息化 系统整合的T作难度大、信息化资金投人低等问题,智能财务 还没有在科学事业单位得到大面积的推广和应用。
三、财务管理中存在的问题
(一)报账效率低
近年来,智能财务正在频繁冲击着人们的思维,2018年12 月,在首届智能财务高峰论坛上,多位专家学者提出了对智能 财务的展望,未来的智能财务,将通过人和机器的有机合作, 完成组织复杂的财务管理活动,并在管理活动中不断扩大、延 伸和部分替代人类财务专家在财务管理中的活动;智能财务 将渗透到会计核算、会计监督、会计预测.会计决策等职能工 作中,会给财务转型带来更多的技术支持和思维的更新。总体 而言,智能财务是继财务电算化、财务信息化后,以大数据、云 计算、人丁智能等为代表的新信息技术在财务领域的运用,是 覆盖财务全流程的全面的智能化。在未来的发展中,智能财务 通过进一步的研究和实践,对科学事业单位而言,将逐步提升 科研项目和资金管理的效率,为科研T作和科研人员提供更 优质的服务。
随着流程自动化在财务领域的应用,智能财务快速发展, 国际知名四大会计师事务所相继推出了不同特色的财务机器 人。利用财务机器人深度学习、替代手工操作、精准可靠、高效 低耗和快速反应等明显优势,智能财务在各行各业崭露头角, 2019年,中财讯(江西)智能科技股份有限公司正式推出自主 研发的智能财税机器人“i财”,推动人工智能技术在财会税务 领域的应用。海亮集团利用5G与智能财务技术实现智能对 账、智能盘点、智能差旅报销、智能销售等。广东佛山电信公司 实现了通信费自动报销、交通费自动计税、清账稽核等功能。 中化国际(控股)股份有限公司在银行对账、月末人款提醒、进 销项差额提醒、票真伪查验四个业务流程效率极大提 升。以往财务电算化更多的是处理数据,信息化更多的是处理 信息,而财务智能化更多的是处理智能知识,即着重于对知识 的管理和运用。智能财务可以有效提升业务运营效率与服务 质量,减少工作流程的处理时间,在各个领域为单位创造更高 的价值。
二、财务信息化现状
2019年,科技部、财政部联合发文《关于开 展解决科研经费“报销繁”有关丁作的通知》,推动解决科研人 员反映的\"报销繁”问题。财务管理最基础的工作是财务报账,
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该项业务关系着单位会计信息质量和内部管理水平,也是保 证单位健康、稳定发展的重要因素。
1.
核算项目,一笔完整的支出凭证往往需要输人十二到十六笔 数据,一笔国库到账凭证甚至需要录人上百笔数据:二是“双
基础”的核算模式,财务会计和预算会计的确认时间存在差 返单率高。科研人员及单位管理层对财务制度掌
异,年末编制当期盈余与预算结余差异表需要将当期预付的 商品和服务支出金额、支付应付未付的商品和服务支出金额、 当期收到已预付账款的商品和服务金额、当期发生的应付未 付商品和服务金额等差异项筛选出来,会计核算难度和繁琐 性都会大幅度增加。
2.电子监管耗时耗力。电子凭借便捷高效、无纸
握信息的程度相对有限,不符合规范的单据发生退单,或是已 签好字的单据发生重新签字的情况时有发生。而且,在传统现 场审批模式下,科研人员忙于项目试验,野外采样,编写论文 等科研T.作,一旦课题组长及单位相关领导公务繁忙出差,在 审批环节将增加科研人员报账业务的时间成本,不仅影响报 销效率,还给科研人员增加了额外丁作量。
2.
资金支付功能较弱。目前大部分财务系统未实现银企 化利于保存、低成本等优势在全国得到迅速推广与应用,其带
来的重复报销和票据真实性难以确定等问题也越来越突出。 为监管电子,多数单位通过建立《电子报销台账》,然 后通过Exrel的查重功能来审核。但是每个月的电子报销 太多,每张电子都需要录人代码、号码、开票曰 期、价税合计金额、货物应税劳务服务名称等关键信息,繁琐 的录入工作占据了财务人员大量的时间。
四、智能财务的应用优势
(一)优化服务质量
直联功能,资金支付主要采用汇款、支票、公务卡等形式,导致 报销资金支付时间较长,同时也增加了财务与银行对账负担。 另外,公务卡消费认证集中依托代理银行公务卡支持系统,需 要由专人对报销事项进行审核后,在公务卡系统中凭据刷卡 小票进行逐张逐项的查询与审核,不仅财务部门的丁.作量非 常大,而且容易出现超期还款现象。
3.
财务助理队伍建设不足。自中办发50号文发布以来,大
部分单位都建立了科研财务助理制度,但因财务助理专业能 力不足、流动性高、素质层次不齐,导致实际聘用财务助理的 课题组较少,造成报账工作仍由科研人员或是学生负责的情 况较为普遍。
(二) 资源数据不共享
科学事业单位将“放管服”理念融人科研管理服务工 作中,借助“信息化”手段,让信息多跑路,让科研人员少跑 路,不断推进信息化在财务报销和科研资金管理中的应 用。
1.
不同系统间数据交互困难,无法实现资源共享,导致科研 项目管理效率低,信息反馈时效性差。一是财务系统本身多个 系统不兼容,以现行财务系统为例,系统基本处于使用状 态,和其他财务系统如预算系统、决算系统、国库支付系统没 有有效衔接,不能实现系统对接和数据共享,财务数据分散, 实时信息难以及时反馈到决策层及课题负责人。二是科研、资 产、财务等多个部门系统相互。科学事业单位内各部门都 有自身的运行系统平台,如办公自动化系统、科研管理系统、 资产管理系统、财务核算系统等。各部门并不完全掌握科研项 目资金从项目立项、评审、执行、验收及采购申报执行的 情况,项目的资金管理与项目立项、采购相互,系统 间未形成统一体系,管理容易缺位。
(三) 新形势下财务核算工作量与日俱增
智能报销。智能财务通过由局域网向移动端移动的
智能化报销方式,科研人员在单位内可使用网络直接登录 报销,出差在外可即时通过手机进行财务报销预约、财务 收支审批等事项,报销更加方便快捷,突破了固定场所的 。
2.
智能预警。智能财务具有全覆盖的审核预警设置,包括
经济业务预警,如出租车票连号预警、交通类票据节假日乘坐 预警、出差住宿费超标预警、出差重复领取交通补助预警等; 经费控制预警,如经费预算的总额超支预警、经费调整未履行 审批预警等。通过智能预警,报销人可以即时发现违规并及时 修正;财务人员无需人T审核,减轻了工作量,且避免审核工 作不被理解而引发争端。
3.
智能支付。资金收支业务主要借助智能财务系统与银
I.新会计制度为财务人员带来的挑战。随着国家财 政管理改革的不断深人及新会计制度的正式实施, 科学事业单位的财务人员面临着经费管理多样化、业务核算 复杂化的局面。
一
行系统对接而形成的银企直联功能来实现。通过系统与银行 的连接,记账凭证中需要支付的资金,可通过银企直联直接进 行支付,同时对于银行收到的款项,可直接传输到财务系统中 进行确认和记账。由于银行接口嵌人到智能财务系统中,故对 于每一笔收支款项,银行与财务系统均可通过共用代码传递. 系统可借此实现自动对账功能,减轻出纳人员的工作负担。同 时,公务卡实现在线报销,一键还款,减轻了财务人员的审核 工作量,降低了单位会计档案库存。
是“双分录”的核算方式,无论是在记录上,
还是核算过程中,都会耗费财务人员大量的时间。以科学事业 单位为例,科研项目需要通过设置项目档案、功能分类、预算 来源,部门等辅助核算进行专项管理,按照双分录的核算要 求,财务人员每录入一笔会计分录就需要选择三到四个辅助
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4. 智能手段宣传答疑。一是利用微信公众平台,实现对公 及防伪水印辨别设置,将凭证在装订前进行全量高速扫描,
保证了凭证成像清晰完整。科研人员在合理的授权范围内 可随时在财务查询系统查阅下载打印,避免了多次翻阅纸 质档案导致的凭证破损、散落遗失、重要信息被覆盖的 情况,节约了大量的人力和物力,为科学事业单位的经费管 理、专项资金管理、科研项目的结题及其他各类财务审计工 作带来极大便利,有利于票据的监控与查询。
2.实现全票种智能拍照录人。科研人员出差时可以利用 手机拍照智能识别信息,系统通过将纸质单据中的 代码、’号码、日期、金额等多项结构化字段转化为经费核 算所需的信息化格式,替代了传统业务流程下逐笔手工录人 信息,实现同步上传数据并且自动反馈错误信息,大大减轻了
智能采购分析。通过智能采购平台实施线上采购,让 科研人员报销工作量。同时,利用扫描识别技术,可以精
准的对每一张电子的内容进行提取,将代码、号 码等信息直接导出到Excel里进行查重的操作,让电子的 审核更加高效。
(四)财务基础核算人员将逐步被取代
信息通知、知识小课堂、解读、答疑助手、基础工作系统衔 接、线上远程协助等多种模块,帮助科研人员更全面、更深人 了解财政新、科研新管理,切实解决科研人员在日常财务 报销中遇到的问题。二是利用财务机器人,实现快速问答,精 准记录各项用户需求,并直接从数据库中调取数据实时更 新,为科研人员提供服务。如电子科技大学开发的“财宝”机 器人,“财宝”不仅会主动跟师生打招呼,介绍服务内容,还 能听懂用户的问题并通过语音、图片、文字、视频等方式进 行回答,具有高度拟人性。同时财宝”可以根据后台数据分 析,找准师生问询率较高的重点领域“对症下药”,改进相关工 作。
5.
科研人员在实验室即可完成材料的选型、比价,人库,出库、 验收,全过程痕迹化管理。利用大数据分析控制,采购前,通 过电商快采平台公开遴选综合电商入驻,从采购源头防控 造假风险,加强对供应商的资质、履约、诚信管理,约束供货 行为。采购时,系统可以根据信誉对经销商进行分类,对热 销产品进行管理,提高选择效率;同时,系统自动计算商品 均价,避免出现购买畸低商品,造成品质没有保证,或是购 买畸高商品,形成利益输送;采购后,对采购内容进行分 析,对同一商户采购百分比畸高、熟人采购等进行风险提
目前,财务软件在科学事业单位中已得到普及使用,但从 财务软件的使用情况来看,财会事项的机械、单一、重复还未 得到根本改变。财务人员工作过程中的大部分时间都被基础 工作所占用,从审核原始票据,到对它们进行整理,分类、粘 贴,从填制记账凭证到银行转账、对账等简单重复的核算工作 量极大,财务人员在从事此类工作时需要消耗大量的时间和 精力,在处理过程中也容易出现失误,且受到个人情绪波动、 精力不足等多种因素,审核事项遗漏、记账科目出错、转 账单位信息错误等时有发生,再加上可能存在主观故意的操 作等行为,导致会计信息失真的现象难免发生。智能财务的出 现将逐步取代机械性、重复性的会计手工作业,系统自动生成 会计记账凭证和会计报表,且24小时不间断的工作,实现自 动、精准、高效的会计核算流程。财务人员将从繁琐的基础性 财务核算工作中解脱出来,促进财务工作的规范化、增强会计 信息的可靠性。
五、智能财务的应用建议
(一)加强财务系统信息化建设,为智能财务建设提供有 力保障
(二) 打通信息孤岛,实现科研项目资金数据融合
通过信息系统互联互通、数据共享,实现财务、资产、科研 信息系统业财融合:即项目立项、人款、执行、采购、预算调整、 结题结算等多部门线上协同办理。立项时,科研人员线上申报 立项,科研信息系统同步将项目实施内容、经费预算、项目组 成员等信息传输到财务信息系统。经费到账时,项目经费到账 信息同步传送科研信息系统,科研和财务部门线上审核确认。 项目执行时,资产系统政采信息与财务系统项目信息自动对 接,政采货物、服务、工程及经费预算科目超支前自动预警提 示,督促科研人员按照预算执行,对于确需开支调整的科目尽 快办理经费预算调整手续。结算结题时,科研和财务信息系统 协同进行结题预警管理,促进项目按期办理结题结算,按期使 用结余资金。
(三) 图像智能处理技术,实现数据快速采集
1.完善信息化内部控制建设。有效的内部控制是保证财 务信息化建设顺利开展的前提,科学事业单位应结合自身情 况,严格按照《事业单位内部控制制度建设指引》的要求,完善 内部控制建设,作出符合自身客观条件和需求的目标规划,明 确信息化建设需要实现的目标,充分考虑财务信息化建设的 流程,将内部控制贯穿于财务管理环节中,实现流程再造,对 相关控制节点进行完善与优化,以适应财务管理信息化建设 的需要,为科学事业单位实现智能财务提供有力保障。
图像智能处理技术,是指运用OCR(光学字符识别)技术, 通过图像处理技术手段,将图像(影像)上的文字、表格、图像 转化为电子版的数据,通过计算机程序,将关键有用的信息提 取出来,快速实现数据信息的采集,完成对关键信息的识别、 转换、记录、统计功能。
1.实现会计凭证影像化智能管理。利用票据影像化系统
中国农业会计2019—9 31
2. 加强财务系统基础建设。随着信息化技术的不断提升, 作共贏
1.
目前在市场中已经存在着种类繁多的财务管理软件,用友、金 蝶等财务软件品牌逐步开启机器人智能服务新时代。为了应 对智能财务带来的技术挑战,提供更加高效、更加有针对性的 服务,科学事业单位需要加强自身财务软件的建设与开发,采 用技术先进且满足科学事业单位“放管服”实际情况的财务管 理软件,服务科学事业单位越来越细化的财务管理需要,在使 用现有软件的过程中分析不足,记录下科研人员使用以及系 统流转过程中遇到的问题,将问题进行分类汇总与逐项分 析,不断完善软件的功能,使现有技术能不断适应新时代硬 件和软件的需求。利用科学事业单位自身发展优势,及时更 新观念,逐步实现向智能财务的更新进步,为智能财务打下 坚实的基础,科学事业单位应站在长远发展的角度出发.加 大资金投入,研发出符合自身需要的财务软件,让科研经费财 务管理T:作更加优质高效。
3.
加强学习、提升价值,逐步向复合型财务人员转型。会
计T.作时时刻刻都处在变化之中,制度在变,准则在变,税法 在变,在变化的过程中需要财务人员不断学习,不断调整,不 断适应;当智能财务技术替代了繁杂的数据处理工作,财务如 果不懂业务,只能提供低价值的会计服务,改变和学习是传 统财务人员的唯一出路,他们不仅需要持续终身学习专业 知识,还应该学习业务.融人业务。作为科学事业单位的财 务人员,还应该进行跨专业学习,扩大财务人员的知识面和 综合素质,努力建设同时具有财务会计、农业科研、信息技 术等专业知识的复合型人才,促进财务人员从业务型向管 理型、复合型的转变。笔者认为,未来真正需要的是懂会计、 善分析、懂业务、能参谋、懂平台化软件管理的综合性财务人 才。
2.
财务人员应对好丁.作转型,实现与智能财务的合作共
建立财务信息数据库。财务管理活动是建立在掌握大 贏。一是智能财务的进步离不开人类的智慧。智能财务的设置
依赖于人类的设计,收集资料完善,程序应用设计得当,才能 构思出符合每个单位实际情况的程序。财务人员需要及时记 录跟踪智能财务使用期间需要完善的问题,及时反馈给研发 人员解决.并要做到跟踪查询,不断的完善技术更新,后期智 能财务氺能更加高效的提供服务二是智能财务能够更好的 辅助财务人员进行决策分析:智能财务为单位完成标准化的 T.序同时,可以实时获取大量的关键数据,提供大数据的分析 结果,计算出的会计信息更加及时可靠。智能财务帮助财会人 员从大量基础会计T.作中解脱出来,拥有更多的时间和精力 来进行决策分析,从而大幅地提高财务决策水平。智能财务与 财务人员相辅相成,相互促进,在未来的发展中,将逐步实现 财务人员与智能财务的合作共赢。
重视财务系统安全性能建设。智能财务数据的处理与
主要参考文献
量、全面的数据之上,财务管理的决策方法需要数据支持才能 有效地加以利用,通过搭建财务大数据平台,以信息数据库为 基础,挖掘财务大数据信息,帮助企业实时采集与财务管理活 动相关的财务和业务数据,整合内外部数据,集成各种财务、 科研、统计、管理、制度、报表等综合信息,以及银行、国税. 财政等外部相关信息数据,开展基于大数据的财务管理,单 位在充分获取各种相关数据的基础上,对单位的发展方向 做出更加准确的分析和判断。另外,在平台建设中引人s计 算,利用互联网技术提供数据服务支持,使用者能够随时随 地存储会计信息。为单位管理者提供丰富、实时高效的决 策相关信息,提高运营效率和管理成效,推动单位价值持续提 升。
4.
传输主要依赖信息系统和网络,尤其是采用手机智能终端实 现报销后,报销数据与财务终端相连接,在访问报销系统的时 候,会计数据信息存在泄露的风险,一旦被不法分子利用,进 人安全漏洞,人侵系统进行窃取、拦截、篡改重要的会计信息. 都会给科学事业单位带来不可估量的损失。科学事业单位应 当重视财务系统安全性能建设,保障会计信息的安全。一是财 务人员要有信息网络安全意识.系统访问异样时,应该及时联 系技术人员进行相关系统漏洞修补,防止有关数据丢失:二是 提高安全性能,防止黑客侵人:,财务系统应通过指纹扫码,面 部识别等多重加密技术手段,对数据存储加密保存,建立起严 格的身份认证体系,提高数据传输的可靠性和安全性。此外, 还需设置好系统数据的自动备份,电子防伪水印,对重要数据 必须进行异地备份,防止数据篡改、丢失。
(二)转变观念提升价值,实现财务人员与智能财务的合
|1]本刊编辑部.智能财务探索开启新历程——(02M0-11
智能财务
研究中心成立暨首届智能财务高峰论坛综述[J].新会计.2019
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作者单位:中国热带农业科学院橡胶研究所
(责任编辑:广大)
余应敏,王彩淋.财务机器人对会计行业的影响及其应
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