《归档文件整理规则》操作指南(新)

《归档文件整理规则》操作指南

1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：

档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。

2、《归档文件整理规则》的适用范围：

《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。

3、归档文件整理的基本步骤：

（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。

（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。

（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。

（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。

（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。文件题名必须一字不变地输入，如果文件标题不能概括文件内容，请在原标题后自拟或补充标题，并加“[]”加以区别,如“××市档案局关于转发×档[2008]180号文件的通知”，应重拟标题并抄录为“××市档案局关于转发[××省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知”，又如“××市档案局通报”，应重拟标题并抄录为“××市档案局[关于市直机关达标升级情况的]通报”。有些归档文件的附件独立性强，如正文公布实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，如果目录中只抄录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检，此时也可在正文题名后抄录附件题名，附件题名外加“（）”，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。

如果文件题名过长，超过软件所规定的120个字节（60个汉字），需进行简化，并在备注栏注明。如果是会议材料、报表、内部信息等成套文件，则每一份文件都要作为一件输入。例如，××工作会议文件之一：×××同志在会议开幕式上的讲话；又如，情况反映第三期：×××贪污犯罪情况的内部通报。

（6）装盒上架：装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。装盒的几点要求如下：

①不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒（请示与批复，跨年度召开的会议等文件除外）。

②不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

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③应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，直立放置时不至于使文件弯曲受损。

④档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照件号排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。档案盒脊背上起止件号，中间用“—”分开。同一年度永久、长期、短期档案集中在一起依序排列上架。

4、文件的归档时间如何确定？

《规则》放弃了原有的按针对年度归档的做法，统一按文件签发日期（即落款日期）判别文件所属年度。例如，1995年形成的《1996—2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。

机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会形成跨年度文件，这样的文件往往统一在办结年度归档。比如，跨1998年、1999年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年即1999年整理归档；跨1998年、1999年两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，即1999年整理归档；下级单位1998年12月写的请示，上级单位1999年1月收到，则该请示连同办理中形成其他文件一起归入1999年。

按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件。这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的时期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本日期为准；正文与附件为一件，以正文日期为准；转发文与被转发为一件，以转发文日期为准；复文与来文为一件以复文日期为准。

有些文件没有标注日期，应考证清楚，按考证日期归档。 5、订本式的文件材料如何装订？

报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。去除原有的不符合要求的装订物。订本式的会议记录，要拆除原来不符合规范的装订物，重新装订。

6、装订时是否必须去除金属装订物？

是否需要去除金属装订物，可以视具体情况灵活掌握。一般来说，永久、长期保存的档案必须去除不符合规范的金属装订物，短期保存的档案可不去除金属装订物。此外，对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已经严密封装在其中，拆钉会严重损害原貌，此时可不再拆钉重装。

7、几种特殊类型文件“件”的确定

（1）重要文件（如法律法规）除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本（包括历次修改稿）需要归档保存，如过厚不易装订，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。

（2）一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。来文与复文若处理环节、层次多，可分别为一件。

（3）文件在运转过程中一般都附有文件阅办单。有的阅办单有领导的重要批示（或签批条），它真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件，归档章应加盖在阅办单上，编页号也要从阅办单（或签批条）开始。

（4）会议材料一份文件为一件；活页纸会议记录，每一次会议为一件，订本式的一本为一件；整本的介绍信存根为一件；刊物正本为一件，底稿为一件，如果底稿太厚可视情况分为若干件；不同类型的报表各为一件；未装订的式样同一的表格可装订为一件；成套文件中的每一份文件各为一件，这样才有利于日后的查找。

（5）在计算机及网络环境下生成的文件,无纸质定稿,或打印机输出的定稿与正文完全一致,打印底稿可不归档,而用栏目填写齐全、经领导签发的发文稿纸与文件正本一并归档，有领导重要批示或重要修改意见的文件打印底稿应与正本一并归档。

8、归档章有哪些要求？

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归档章统一用红色印泥盖在文件首页的右上方（我们平时的收文章要加盖在文件首页的上方或左上方）。归档章内项目也统一用红色印泥加盖。

9、传真件如何归档？

传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。尽管复制件本身在耐久性方面也存在问题，但强于传真件字迹的耐久性。复印件应单面复印，复印时墨粉浓度不要太深，以防粘连。

10、超大纸张如何归档？

实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于A4或16开两种规格。由于档案盒是按照A4规格设计的，因此，超大纸张必须加以折叠。拆叠时应尽量减少拆叠次数，同时拆叠缝应尽量放在字迹外。

五、何为事由？

事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程，如一项工作、一次活动、一次会议。不是指一类相同性质的事情，也不是指一方面的工作内容。

11、同一事由的归档文件排放在一起是否必须体现先后顺序？

同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列，才能更好地反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的利用需求。如果一项活动所形成的若干份文件材料，既不按事情办理过程（时间）顺序排列，也不按归档文件的重要程度排列，只进行一种非常随意的放置，那么就看不到事情的办理过程，不利于档案管理和提供利用等工作。因此，同一事由的文件排列在一起时，最好体现出时间或重要程度等顺序。如开一次会议，形成了会议记录，会后又形成了会议纪要，这两份文件就属于同一事由，应排列在一起，会议记录在前，会议纪要在后。一次活动形成若干份文件应按照活动过程或文件的重要程度排列顺序。

12、在实行“随办随归”制度的机关，如何确保同一事由的归档文件排列在一起？

一般情况下，同一事由的归档文件应该在事由办理完毕后收集齐全，再归档保存，以保证排列、编号后同一事由的文件排在一起。但实行“随办随归”时，如在某次会议结束之后，将需归档的文件按随办随归的要求，进行了排列、编号、编目等工作，从而确定了文件的排列顺序和位置，并移交档案部门。会议结束后间隔一段时间又形成了会议纪要，此时文件归档的补救办法是按自然顺序排序进行编号，并在归档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系。

13、如何将零散文件排入已整理完毕的归档文件中？

在归档文件整理工作中，文书和档案人员应该以负责的态度，尽可能保证收集齐全完整，杜绝零散文件归档现象。在难以避免的情况下，将零散文件排列在同一年度相应保管期限归档文件的最后，并在该文与前面相关文件备注栏中注明，以便相互参见。

14、机关档案室要不要编盒号？

各单位目前不需要以盒为单位编流水盒号。如要编号的，可用铅笔临时编号。 15、归档文件目录如何装订？

归档文件目录和目录封面统一采用A4纸竖式打印，并装订成册。归档文件目录可一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本。归档文件目录除集中装订外，无需分别在档案盒中放置。归档文件目录封面格式在软件里有统一格式(如:我的电脑--本地磁盘c: --Program

Files--Microsos--Lams--Image--归档文件目录封面)，建议使用档案局统一制作的硬质封面。

16、为什么每个档案盒都必须放置备考表？

备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明的。此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等项目，这些项目起到了明确整理工作责任，强化监督的作用，对每盒归档文件来说都必不可少。

17、文件页号的编写有何规定？

文件本身的页码能反映文件页数的，不必重新编写页号，否则均应重新编写页号。编写页号同样是在文件正面的右上角和有文字反面的左上角。如有文件阅办单或领导签批条，也要编写页号。页号可用号码机、铅笔、钢笔编写。

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18、归档文件管理软件

计算机辅助整理归档文件，应统一使用永乐文档一体化通用软件。各单位在每年的归档工作完成后，应将档案管理数据库备份两份，载体最好用一次写光盘。

19、成套文件归档时应注意什么？

成套文件在编目时要在每一份文件标题中将文件成套性特征标注清楚。例如，全市经济工作会议形成了若干份文件，在编目时一定要在文件题名中加注[全市经济工作会议材料之一]——会议通知；[经济工作会议材料之二]——××同志在全市经济工作会议上的讲话。这样既可以满足单份文件的检索，又有满足成套文件查找的需要，将整个会议的全套材料检索出来。

有些会议材料或活动中单页文件较多，如果每一份单页文件都作为一件归档，比较麻烦，也不便于保存和利用，可以将几份单页文件装订在一起，合为一件，同时在文件标题中将每一份单页文件的主要内容标注出来。如[×××会议材料之一]——通知、日程、分组名单、候选人建议名单，绝不能简单地概括为“会议准备材料”或“会议零散材料”等与文件标题内容不相干的关键词，否则会造成一些单页文件永远成为死档案，无法查找出来。又如市档案局搞一次档案法宣传活动，印发的扬州市档案馆简介、广陵区档案馆简介、邗江区档案馆简介、维扬区档案馆简介都是单页文件，归档时可以将这几份文件装订在一起作为一件，但文件标题不能简单地概括为“宣传材料”，应归纳为“档案法宣传活动材料之×——扬州市档案馆简介、广陵区档案馆简介、邗江区档案馆简介、维扬区档案馆简介。这样既省事，又能满足查找的需要。

归档章格式（单位：mm）

8×2

全 宗 号 年 度 保管期限 （室）件号 页 数 15×4

新规则档案盒、归档章加盖字码规定

项 目 全宗号 年 度 保管期限 起止件号（室） 正面单位名称 推荐使用方案３

方案１ 黑 体 黑 体 黑 体 黑 体 字 体 方案２ 黑 体 黑体 楷 体 黑 体 华文中宋 方案３ 幼 圆 幼 圆 楷 体 幼 圆 字 档案盒 ４８ ３６ 一号 小二 号 归档章 小二 小二 三号 小二 备注 字号视字多少而定，但要求字宽不过封面上的双黑线(11.5×1.8cm)。 不开口，没有人知道你想要什么；不去做，任何想法都只在脑海里游泳；不迈出脚步，永远找不到你前进的方向。

其实你很强，只是懒惰帮了你倒忙。

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