高职院校教学秘书岗位职责和能力要求探讨

□肖程蒙伊

【内容摘要】教学秘书是高职院校中一个必不可少的岗位，尤其是在教学改革的过程中，教学秘书发挥着至关重要的作用，基于

此，本文针对高职院校教学秘书的岗位职责和能力要求进行分析。基于高职院校教学秘书的岗位职责、素质能力，针对高职院校教学秘书存在的问题，提出了具体的提升策略，以供参考。

【关键词】高职院校；教学秘书；岗位职责；能力要求

【作者简介】肖程蒙伊（1988～），男，陕西渭南人；陕西警官职业学院助教，硕士

近几年来，高职院校不断发展，综合水平不断发展，但教学管理工作还需要得到进一步完善。教学秘书作为高职院在实际工作的过程校教学管理中的基层执行者和管理者，

中，必须要明确自身的岗位职责，具备良好的素质能力，以此让教学质量、教学秩序得才能够真正地推动高职院校发展，到保障。

一、高职院校教学秘书的岗位职责

教学秘书在高职院校中的核心岗位职责就是要将学院是连上级管理部门的各项通知传递给学院内的每一个院系，接高层和基层的关键。具体岗位职责包括以下几个方面。

（一）教学服务管理工作。服务是教学秘书的核心工作教学秘书在岗期间需要积极协助各也是最为基础的工作，

部、系领导开展教学工作，保证教学任务可以得到具体的落教学任务书发实。教学服务管理工作主要涉及教材发放、

放、排课等，同时还要帮助教师和学生完成课程编排、选课、调课，教学器材、教学场所等方面的安排和使用也属于教学秘书的工作范围，除此之外，学生的学籍注册、毕业、退学、休学等内容也由教学秘书负责。考务工作也属于教学秘书的总的来说，和教学有关的服务都由教学教学工作内容之一，

秘书负责，教学秘书的工作重心始终都围绕着校内师生。

（二）教学档案管理工作。除了教学服务之外，教学秘书教学秘书属于基层管还需要承担着教学资料收集整理工作，

在日常工作的过程中需要涉及大量的教学信息和教理人员，

学资料，如：教学进程表、课程表、校历、教学计划、教案、考试试卷等。不仅如此，从教学服务工作内容上看，学生名册、学成绩表、论文、实习材料等也需要教学秘书进行管籍档案、

教学秘书需要对这些资料进行建档、整理、收集，为教师理，

保证教学工作稳定开展。和学生提供全面的资料，

（三）教学监督管理工作。教学秘书在协调各部、系领导开展教学工作的过程中，还要定期对教学秩序、教学进度、教监督，保证教学计划可以得到稳定执行。学质量进行检查、

在监督管理的过程中，教学秘书要将其中存在的问题汇总起来，根据领导给出意见，形成具体整改对策，同时跟踪整改情况。主要的监督方式有听课、评课、评教、教学比赛等，通过

保证教学质量，提高教学效果。多元化的监督活动，

二、高职院校教学秘书的素质能力

从岗位职责来看，教学秘书的工作具有融合性、辅助性、管理型、协调性、综合性等特点，而这些特点也对其提出了一定的素质能力要求，主要涉及以下几点。

（一）思想道德素质。教学秘书的岗位职责虽然基础，但关系到一个院校的教学工作是否可以正常稳定是十分重要，

的运转。面对复杂、繁多的工作内容，教学秘书要付出大量的精力和时间，只有由内而外地热爱这项工作，拥有较强的才能认真仔细地对待每一个工作细节。敬业奉献精神，

（二）综合知识素质［1］。教学秘书的工作内容较多，涉及教学管理、教学服务、专业建设等多方面领域，只有具备较高才能对教学工作做出正确的学科专业知识和教学理论知识，

的记录和评价，才能保证课程设计、课时分配的科学合理。不仅如此，教学秘书还要熟悉人才培养、师资配备、课程设置、实训环节等方面的知识，以此保证工作质量和工作效率得到提升。

（三）多元化能力素质。作为教学秘书除了上述两方面还要具备信息处理能力、统筹规划能力、沟通协调能能力，

力、语言表能力，这些能力都可以帮助教学秘书更好地完成提高工作效率，实现高校办公自动化，保证教教学管理活动，

学任务可以清晰明确的传导。

（四）学习发展素质。教学改革发展要求教学秘书不断发展自己，提高管理工作水平，让教学管理工作符合社会发从而实现更高的自我价值。展和学院发展的根本要求，

三、高职院校教学秘书存在的问题

通过上文分析，对高职院校教学秘书有了一定的了解，同时也意识到了教学秘书这一岗位的重要性，但是从目前发展情况来看，这一岗位的工作效率较低，工作质量无法保证，对高职院校的改革进步造成了一定的阻碍。

（一）高职院校中的教学秘书综合素质较差。在实际调大部分教学秘书的学历较低、职称较低、教查的过程中发现，

学能力较弱、科研能力较差，这是因为很多高职院校没有对这一岗位形成正确的认识，在这样的情况下，工作人员自身

Industrial&ScienceTribune2020（19）1·245·

产业与科技论坛2020年第19卷第1期也缺少积极的工作态度，最终导致教学秘书的作用无法完全发挥。

（二）高职院校中的教学秘书岗位职责模糊。高校领导层和工作人员本身并没有真正明确这一岗位的责任义务，认为教学秘书只是执行者，

甚至还有很大一部分人员认为教学秘书就是本部门的内勤，但实际上，教学秘书拥有一定的管理权力，

这样的情况下，就会出现权责分离的情况，很多工作无法有序、有效开展，最终造成的结果就是工作量不断增加，工作质量日益降低。

（三）高职院校中的教学秘书缺少创新意识。根据教学秘书工作性质和工作特点上看，教学秘书的工作强度较大，工作任务较重，这样的情况下，教学秘书真正可以利用的时间较少，创新意识的培养也会受到一定的影响。但是随着高职院校不断发展，

教学秘书必须要进行创新，以此满足院校发展的实际需求，提高教学管理工作的质量和档次。

（四）高职院校中的教学秘书缺少职业规划和发展。教学秘书在维护教学秩序稳定方面承担着至关重要的作用，随着高等教育的蓬勃发展，教学秘书工作也在不断的发展，但是很多工作人员缺少明确的职业规划，

对继续教育、培训工作存在抵触心理，从而导致管理能力无法实现与时俱进

［2］

。

四、高职院校教学秘书的提升对策

（一）正确认识教学秘书工作的重要性。由上可知，教学秘书在实际发展过程中，并没有得到足够的重视，造成这种情况的根本原因在于大部分院校高层领导并没有认识到这一岗位的重要性。但实际上，教学管理工作是一项系统、复杂的工程，

教学秘书的缺失会直接导致教学工作无法稳定有效开展，因此新时期，高职院校和教学秘书本人都要正确认识教学秘书工作的重要性，

从而形成强烈的责任意识，摆正服务态度。作为教学秘书要有耐心，

保持工作热情真诚，以此让各项工作稳定开展。比如：高职院校要根据教学秘书的实际工作任务，

科学调整教学秘书的薪资比例，为教学秘书构建良好的发展空间，享有符合工作量的劳动报酬。从而激发员工的工作积极性，

让员工看到自身发展方向，从而自主建立起发展规划，

积极投入到实际工作中。此外，高职院校还要制定出科学的教学秘书职称评定制度，加强福利待遇，为教学管理质量提升奠定基础。

（二）加强对工作的思考，提高创新意识。教学秘书加强对工作的思考提高创新意识，

可以让教学服务管理工作也得到创新发展，从而从侧面推动高职院校整体的发展。教学秘书的工作内容较为特殊，

在实际工作中，教学秘书可以接收到来自教师、

学生等多方面反馈回来的信息，这些信息对教学服务管理工作的创新发展有着积极的推动作用

［3］

。教学

秘书必须要正确看待这些信息，

有针对性对教学管理服务工作进行创新改革发展，同时联合院、系各部门，对改革对策的可行性进行分析，

保证改革对策得到真正的落实，为教师、学生创造出良好的教学环境。教学秘书比院系的高层管理者更加了解院系的教学发展状况，同时教学秘书是站在整个教学整体上进行管理，

这种全局视角，让其在推动院系发展上·246·

具有一定的优势。在开展教学管理服务工作的过程中，教学秘书要定期总结反馈信息，

并且上报给上级管理部门，让高层管理人员对院系各方面的发展状况形成全面的了解，同时还要给高层管理人员提供一定的创意建议，辅助院系管理人员对教学工作作出正确创新决策。

（三）形成学习意识并且提高学习能力。新时期，教学改革工作不断深入，

院校中的每一个教学岗位都不断的发展，吸收全新的教学理念，教学秘书岗位也不例外。教学秘书本身具有较强的专业性，

想要高效率、高质量地完成工作，就必须要形成良好的学习意识，

积极投入到继续教育中，不断提升自身学习能力。比如：某高职院校针对教学秘书这一岗位制定了专项培训计划，

通过培训制度、考核制度、绩效激励制度，鼓励岗位员工主动投入到培训活动中，学习和教学管理有关系的知识内容，

同时收集、了解最新的教师评定、毕业生就业等方面信息，为校内师生带来良好的服务。

（四）建立形成多元化的工作能力素质。在实际应用的过程中，

想要让教学秘书工作得到全面的开展，提高高职院校的教育教学水平，就要在日常工作中建立形成多元化的工作能力素质，

包括信息处理能力、统筹规划能力、沟通协调能力、语言表达能力。教学秘书的岗位职责贯穿整个教学活动，

是院校、教师、学生之间的教学纽带，在实际工作的过程中，

经常会出现各种情况，比如：教室被占用、教学仪器故障、教师生病等情况，严重的情况下，会对教学活动的正常开展造成负面影响。此时，

教学秘书就要利用自身多元化工作能力，在第一时间解决这些问题，保证教学活动稳定开展，从而有效提高教学质量，

此外，随着办公自动化水平不断发展，教学秘书还要提高自身信息化应用能力，如此可以让教学档案管理工作效率提高，

节省工作时间，让教学秘书有更多时间进行创新思考。比如：某高职院校定期开展教学秘书工作业务大比拼的活动，利用薪资奖励、休假奖励等方式激励工作人员的参与积极性，

同时让教学秘书主动提高自身工作能力素质，为教学管理工作的开展奠定良好的基础。

五、结语

综上所述，教学秘书在高职院校教学管理工作中发挥着至关重要的作用，是其他任何职员都不能替代的，高职院校必须重视这一职员队伍，

加强对此类职员的管理和培养。高校要从岗位职责、素质能力出发，采取多样化的手段，提升教学秘书的岗位能力，保证这一职员队伍可以得到高效稳定的发展。参考文献】

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2］毕瀚文．浅析高职院校教学秘书的素质要求［J］．科技展望，

2014，21：46，483］吴光双，石昭仲．人本管理在高职院校教学秘书激励机制的建立与完善中的应用［

J］．当代经济，2014，12：104～105Industrial&ScienceTribune2020（19）1【［［［［