哈尔滨枢纽改造工程指挥部档案管理实施细则

哈枢指综[2011]第5号 第一章 总 则

第一条 为规范哈尔滨枢纽改造工程建设项目档案管理工作，根据《铁路建设项目管理指南（试行）》（建建[2007]72号）以及铁道部、铁路局有关档案管理的规章制度，制订本细则。

第二章 档案管理

第二条 档案分为：文书档案、科技档案、设计资料档案、竣工资料档案、会议档案、设备仪器档案、人劳档案、招投标及合同档案、计划统计报表、会计档案等。

第三条 综合部负责建设项目文书档案、会议档案、设备仪器档案的收集、整理、立卷、归档的管理工作。计财部负责建设项目会计档案的收集、整理、立卷、归档管理、招投标档案、合同档案、计划统计报表工作。工管部负责科技档案、设计资料档案、竣工资料档案的收集、整理、立卷、归档的管理工作。

第四条 档案收集内容为：

1． 指挥部各种重要会议和重大活动及事件形成的文件材料，包括通知、报告、讲话、简报、纪要、总结和典型经验材料等。

2． 指挥部其他工作中形成的重要文件材料，包括命令、指示、重要通知、通报、请示、报告、批复、工作计划、总结、规定、章程、重要调查材料、计划文件、统计报表、会计凭证、会计帐簿、会计报告等会计核算专业资料。

3． 指挥部所收与业务相关的文件资料。

4． 参加上级机关召开的重要会议带回的文件、资料。 5． 因机构变动或采购重要设备接收的各种文件、资料。 6． 各种招投标资料、合同。 7． 设计单位交付的设计文件。

8． 施工、监理单位报送的各类文件、资料。 9． 施工单位、设备安装单位编制的竣工文件。 10． 其他应该收集归档的文件、资料。

第五条 综合部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。公文办结后，公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存，按年度进行分类整理，列清目录，立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。

第六条 立卷、归档应做到：

1． 文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

2． 正确反映指挥部的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。 3． 立卷范围应按规定的范围归档，并根据公文内容确定保管期限。

4． 应归档的公文要收集齐全，分类准确，组卷合理；卷内公文排列系统，编号清楚；案卷标题简明确切，语言通顺；装订要整齐、结实，卷皮字迹要工整。

第七条 没有归档和存查价值的公文，经指挥部有关人员鉴别和分管领导人批准，在立卷归档工作结束后销毁。一般公文，在收发文簿上加盖“销毁”戳或清册销毁，秘密及以上公文要填写销毁清单，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。

第 档案鉴定工作应根据档案的保存价值，从范围（政治、经济、文化）、从时间（现实的、当代的和将来的）、从有用性（作参考、作凭证）等各方面全面地估计和预测，

确定需要保存的档案和保存时间，销毁已失去价值的档案，达到有区别有重点地保存档案。对已过保管期限的档案适时提出销毁建议，经综合部负责人审核同意，报指挥部分管领导批准后实施。

第九条 计财部、工管部、综合部要安排人员负责档案的管理工作，强化档案管理人员的教育和业务培训，提高档案管理人员的素养和业务能力。

第十条 指挥部按照档案保护“六防”（防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防光）要求，配备和添置必要的设备设施，确保档案的安全防护和长期保存。

第十一条 工程建设所有档案资料原则上不得外借，如需调阅、复印，必须经指挥部领导批准。

第十二条 项目竣工后，所有档案资料按规定移交铁路局档案管理部门。

第三章 附 则

第十三条 本细则未尽事宜，参照国家、铁道部、路局有关档案管理的规定办理。 第十四条 本细则与上级规定有抵触的，按上级有关规定执行。 第十五条 本细则由指挥部综合部负责解释，自印发之日起执行。