工程部档案分类编号办法

1 工程部档案分类编号办法1 一、范围1

本办法适用于工程管理部及项目部。1

二、职责1

（一）工程管理部及项目部1

工程管理部及项目部应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制。1

（二）档案管理人员1

担负文件材料收集、整理、立卷、归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。三、办法 （一）分类原则1

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以公司全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。1 （二）档案分类1 1、部门档案一般按以下类别设置： 公文档案、安全档案、质量档案、照片档案、音像档案、电子档案。1

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2、项目档案一般按以下类别设置：1 前期档案、技术档案、经济档案、安全档案、照片档案、音像档案、电子档案。1

（三）档号编制1

档号由类目号、件号组成。1

1、类目号的编制1

一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即GW：公文、JS：技术、JJ:经济、AQ:安全、ZL:质量、ZP：照片、YX:音像、DZ:电子。1

二级及二级以下类目：二级类目为年度号，三级类目为项目编号（工程部为“1”、项目部一次类推“2”、 “3”……）， 四级类目为卷综号，五级类目为文件号。1

2、件号的编制1

各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写案件顺序号。1

阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“.”隔离。1

类目号与件号中间用间隔号“-”隔开。1

（四）档号示意1 1、工程文件档案Gw2010·1-1-1

2、照片档案

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2010年工程部的公文类档案第1卷第1件1 1

ZP2010·1-1-1 2010年工程部的照片类档案第1卷第1件1

ZP2010·2-1-1 2010年1项目部的照片类档案第1卷第1件1

（五）档案排架1

本单位档案按大类分别排架：1

1) 部门的档案首

先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后排列，在同一保管期限内，按件号顺序排架。1

2) 工程的档案首

先按性质排列,再按项目先后排列,在同一项目内,按件号顺序排架。1

3) 照片类的档案

首先按年度排列，在各年度内按保管期限永久排列，在永久保管期限内，按件号顺序排架。1

4) 音像类的档案

首先按载体种类排列，在同一种类内按时间顺序排架。1

5) 电子类的档案

首先按档案种类排列,管理类光盘按永久、长期、短期排列，在同一种类内和同一保管期限内按时间顺序排架。1

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