费用管理相关规定

总则

制定目的

为了严格公司的费用报销管理，规范费用报销的程序及规定，加强费用开支控制，提高经济效益，依据国家有关法律法规，结合公司实际特制定本制度

适用范围

适用于发生报销相关费用的各相关部门及相关人员

本制度所指的费用包括：差旅费、招待费、通讯费、公务车经费

管理职责

管理部

负责管理办法的制定，费用使用的监督管理，对超费用标准的部门和个人进行处罚。 财务部

负责费用报销的审查、费用报销、费用开支的分析、控制及管理。 各部门

负责本部门费用开支的管理和标准的控制，部门主管负责本部门及员工费用报销的审核。 公司领导

公司总经理、副总经理为公司各类费用、支出事项的有权审批人。

审批权限

副总经理5000元以内，总经理5000元以上。

第一章 差旅费报销

一、出差申请

1、员工因公出差，应填写“出差申请单”，详细注明出差事由、行程安排及费用预算、是否借支等；

2、填好“出差申请单”后，报上级领导核准后转管理部登记后方得出差。 3、如遇紧急情况，由主管临时派遣出差者，可先行出差，事后补填出差申请单，并呈报管理部登记备案。 二、 出差核准权限：

1、员工出差时间3～7天的，由主管副总或总经理核准；

2、员工出差天数超过７天的，以上管理人员出差，由总经理批准； 3、出外培训超过15天，因公出国出差，由总经理批准，董事长审批。 三、借款

1、员工出差需要预支差旅费的，可以办理借款； 2、出差人员借款，应填写“借款申请单”；

3、“借款申请单” 与“出差申请单” 一并报上级领导核准后，经财务签字后，方予借支；

4、前次借支未清者，不得再借款。

四、差旅费报销标准： （1）交通工具标准： 交通工具 飞机 火车 轮船 长途汽车 市内出租车 （2）住宿标准：

出差地点 总经理 特区、沿海、直辖市 具实报销 省会、其他城市 具实报销 （3）伙食补助标准 ： 出差地点 总经理 特区、沿海、直辖市 具实报销 省会、其他城市 具实报销 （4）交通补助标准：

出差地点 总经理 副总经理 特区、沿海、直辖市 具实报销 40 省会城市、其他地区 具实报销 30 说明：

（1）副总以上领导在报销标准以内的，按具实报销，超过标准的，按标准报销；部门主管及以下人员，按标准包干使用；特殊情况报总经理审批后报销。 （2）出差期间若报销了招待费，则不再另报销伙食补贴。

（3）凡乘坐公司车辆出差的不享受交通补助，原则上员工出差乘坐公共汽车、中巴车，实报实销。特殊情况要乘出租车的须经部门主管在出租车票签字同意，由公司总经理批准方能报销。

部门主管 30 20 一般工作人员 20 10 副总经理 60 50 部门主管 50 40 一般工作人员 40 30 副总经理 250 200 部门主管 200 150 一般工作人员 150 120 总经理 副总级 经济舱 软卧 二等舱 具实报销 部门主管 一般工作人员 特殊情况经总经理批准可乘经济舱 硬卧、特殊情况经总经理批准可乘坐软卧 三等舱 具实报销 经总经理批准可报销 五、差旅费报销程序

1、出差人员应于出差返回后，到财务一周内报销差旅费；

3、出差人员将报销凭证连同各项单据报部门负责人和分管副总经理审核；审核通过后报总经理审批；

4、出差人员持审批后的差旅费凭证并附“出差申请单”，经财务部负责人复核后报销差旅费，同时一次交还预支差旅费。

5、 报帐后结欠部分金额或一周内不办理报销手续的人员欠款，财务部通知管理部，在其当月工资中扣回。

第二章 招待费报销

一、 招待费开支原则：

1、招待费开支要严格遵循“厉行节约，合理开支，严格控制、超标自负”的原则。能免则免，能省则省。

2、招待费的使用严禁超标（超出预算总额）。

3、用餐完毕，原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费，经总经理批准的除外。

二、招待费开支的申报及审批：

1、招待费采取申报制度，负责接待的部门或个人需要招待客人的，应按本规定提前申报；

2、负责接待的部门或个人填写“招待费用申报表”，注明客人单位、职务、人数、是由，陪同领导、陪同部门、陪同人数，用餐时间、费用预算等； 3、招待费实行“一支笔”审批制度。接待人数无论多少，支出金额无论大小，只有总经理有审批权；

4、“招待费用申报表”，先报部门负责人和分管副总经理审核，审核同意后报管理部复核其当月招待费是否超标，并在“招待费用申报表”上注明后，复核后再报总经理审批同意后，方可按标准开支。

5、特殊情况由当事部门负责人向总经理电话请示，得到批准后方可开支。但事后必须补办手续，否则财务部有权拒绝报销。

6、赠送礼品，纪念品等由管理部统一办理。当事部门应在申请时注明礼品名称，数量，价格，事由，报管理部，管理部报总经理审批同意后，统一购买，然后交当事部门。

三、招待费报销标准： 1、总额控制标准

（1）公司总的业务招待费，控制在公司营业收入的2‰之内；

（2）各部门的业务招待费，由公司结合各部门实际情况，在与其签定目标经济责任制时下达年度业务招待费指标；

（4）各部门应严格按照公司下达的指标进行开支，各部门负责人对此负责。超过部分一律在部门负责人年终奖金或工资中予以扣除。 2、用餐控制标准

客户级别 （董事长、总经理）重要客人 国外客人 国内客人 一般客人 说明：

（1）一般客人中午用餐统一在食堂用工作餐，重要客人经总经理批准可以在外面用餐；一般情况，中午不许喝酒，特殊情况经总经理批准可少量喝酒；

用餐标准（元/人） 具实报销 100 50 20 （2）应由总经理或副总经理主持接待的用餐，因特殊情况不能亲自参加，委托其他人员接待的，用餐可按总经理或副总经理的标准执行。

（3）因特殊情况超过用餐标准的，必须经总经理审批同意后方可报销，否则超过部分由经办人承担。 四、招待费报销程序

1、用餐后，应在三天内报销费用；

2、使用人填写报销凭证后连同各项单据报部门负责人和分管副总经理审核；审核通过后报总经理审批；

3、使用人持审批后的报销凭证并附“招待费用申报表”，经财务部负责人复核后按用餐标准报销。

4、如有超过用餐标准的，财务部将经办人和超过部分报管理部，由管理部在经办人工资中扣除。

第三章 通讯费报销

一、 通讯费用报销标准 1、手机费报销补贴标准：

职位 副总经理 业务部门主管 其它部门主管 业务部员工

部门 采购部、贸易部 采购部、贸易部 报销标准（元/月） 备注 实报实销 每个月200元 每个月150元 每个月50元 每个月50元 配备专用办公手机 董事长、总经理 2、座机费报销标准： 部门 董事长室 直拨电话数 1 可打长话 国内、国除长途 报销标准（元/月） 具实报销 总经理室 综合办公室 二、 通讯费报销程序

1 1 国内、国除长途 国内长途 具实报销 200 1、享受公司手机费补贴的员工，每个月的手机补贴费通过工资发放，由自己缴费。

2、办公固定电话由管理部审核，报总经理审批。超过标准的费用，由综合办公室内各个部门共同承担，超过金额在部门负责人工资中扣除。 3、特殊情况报管理部审核后，总经理审批报销；

第四章 公务车经费报销

一、经费开支原则

公务车经费开支要严格遵循“厉行节约，合理开支，严格控制”的原则。能省则省，减少不必要的非业务开支。

公务车加油采用ＩＣ卡管理，严格“一车一卡”，杜绝用现金加油。

公务车经费执行预算管理和财务审批制度。财务部负责公务车的经费预算，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，报总经理审核后拨付。 二、报销标准 车辆 别克小车 别克商务车 商务车 三、费用开支申报与审核

管理部月底统计行车里程，交于财务部核算燃料费用，报总经理审核后，财务部按照标准将燃料费充入卡内。超出标准部分特殊情况下，由总经理审批同意后方可批准报销。否则由使用人承担。

车辆保险由管理部统一购买，根据收费标准、承保范围和服务质量进行综合确认。如车辆发生交通事故或损坏严重应向保险公司索赔的，要及时通知保险公司和交警部门，并会同财务部门办理索赔手续。

公司使用 1000 1500 1500 私人使用 每公里1.0元 每公里1.5元 每公里1.5元 私人使用公务车的，管理部办理相关手续，财务部按照标准收取相应的燃料费，以使用的公里数来核算相关费用，费用当月结清，末结清者在当月工资中扣除。 管理部每月统计公务车经费支出情况（包括燃料费、路桥费、停车费、维修保养费），制作公务车司机出车情况及公里里程统计表；每季度汇总《公务车保养维修登记表》备案；每财政年度将公务车年审、年票、养路费、保险费等支出情况制成报表备案。

本规定从发布之日起执行， 2011-10-08

中盐（湖北）食品有限公司招待费用申请表

申请人姓名 招待客户 预计陪同人员 预计金额 招待理由： 招待方式 申请日期 单位及职务 部门经理意见 总经理意见 备注：1、此表需申批后方可执行，实际招待费用不得超过申请金额。 2、招待费用报销必须附此表和实际费用，否则财务部不予报销。

招待费用申请表

申请人姓名 招待客户 预计陪同人员 预计金额 招待理由： 招待方式 申请日期 单位及职务 部门经理意见 总经理意见 备注：1、此表需申批后方可执行，实际招待费用不得超过申请金额。 2、招待费用报销必须附此表和实际费用，否则财务部不予报销。