南京信息工程大学 实验报告

实验名称

撰写工作说明书实验报告

日期2012.12.14得分

学号55指导教师黄芳院经管院专业人力资源管理姓名张敏实验目的：

通过本次试验，掌握工作说明的撰写方法、技巧以及注意事项。根据不同岗位的工作任务、职责要求等撰写工作说明书。实验内容：

1、搜集与该工作相关的岗位信息。2、根据所学的知识撰写工作说明书。3、说明该工作说明书的用途。

1、岗位信息：

文秘主管。根据公司有关制度、规定，做好公司工作总结、政务信息、制度汇编、印章管理、收文处理、保密文件管理、文书档案移交、值班表编制、信访接待、外事管理和主管公司各部门的秘书等管理部内相关行政事务。2、工作说明书

一、职责总述

根据公司的有关制度、规定，做好公司工作总结、政务信息、制度汇编、印章管理、收文处理、保密文件管理、文书档案移交、值班表编制、信访接待、外事管理和其他工作。

二、所受监督

上级领导监督、平级互相监督、部门互相监督。

三、主要工作

工作总结：负责公司的年、季、月工作计划、工作总结等文字材料的草拟工作，交领导审阅定稿后，负责按照本公司的公文流转方式下发到有关部门。

政务信息：负责公司政务信息初稿撰写，催交和审核工作，并将政务信息向相关公司报送。

制度汇编：做好一定时期的制度汇编工作。印章管理：负责公司制定工作印章管理办法并负责印章管理工作。收文处理：负责公司的来往文件的签收、登记、传阅、催办和归档工

作。

保密文件管理：做好文件签收、传阅、保管、销毁的管理，不发生文件泄密。

文书档案移交：每年3月前，向公司档案主管移交文书档案。值班表编制：负责公司各类值班表的编制工作，并制定值班工作管理的标准。

信访接待：做好群众来信、来访的接待和处理，并及时向公司信访办公室领导反馈有段问题，做好信访案件的跟踪和处理。外事管理：按公司有关规定做好外事管理工作。其他工作：及时完成上级领导交办的其他工作。

四、任职资格

政治素质与职业道德：作风正派。文化程度：大专及以上专业：文秘、经管相关专业。

工作经验：大学毕业，2年以上实际工作经历；或专科毕业，4年以上实际工作经历。

工作知识：掌握一定公共关系的基本知识；掌握文书档案管理标准；熟悉秘书工作知识和保密工作制度；熟悉公文运转，掌握商机关于公文处理的规定；了解现代企业管理知识；了解外事接待工作的基本流程。

工作技能：有较好的文字能力；能够熟练地使用计算机、编写工作范畴内的管理标准和文件材料；能够熟练地使用办公自动化工具，也包括传真机、复印机和扫描仪。

素质要求：有工作责任心；具有一定语言文字表达能力、组织协调管理能力；机敏，有礼貌，善于接待访客的基本礼仪。职称及其他资格要求：助理及以上专业技术职称。身体素质要求：身体健康，无妨碍本岗位工作的疾病。

五、晋升

根据公司相关规定，在一定的时间内，按其工作表现给予晋升机会。

六、相关工作关系

内部关系：公司各部门。外部关系；总经理工作部、各相关单位、与公司公文往来单位。七、工作时间

上午8:00——12:00

下午2:30——6:00星期一到星期五

八、工作环境与条件

工作场所：办公室。环境状况：舒适。危险性：基本无危险，无职业病危险。九、性别：女十、其他

年龄：25左右性格：开朗细心

3、该工作说明书的用途：简单说，就是用来明确文秘主管这一岗位的内容，切实有效履行其岗位职责具体用途如下：（1）为招聘、录用文秘主管提供依据，确定该岗位的任职条件岗位说明书里已经确定了文秘主管的任职条件，任职条件是招聘工作的基础，招聘工作需要依照任职条件来挑选人员，不满足任职条件的人，不能用。如果企业一定要用只也能降格使用，例如工资等级要下降，或者职务要略微下降。（2）对其进行目标管理在对员工目标管理设计的时候，依据岗位说明书所规定的职责，通过岗位说明书可以很清晰、明确地给员工下达目标，同时也便于设计目标。（3）绩效考核的基本依据岗位说明书确定了岗位职责，在绩效考核的时候，只有通过考察岗位说明书，才会知道只有这个岗位才有这个职责，才能去考核这个岗位上工作的员工是不是尽职尽责，是不是完成了工作目标。假如在岗位说明书中根本就没有这个职责，就不能拿这个要求考核他，因为他不需要承担这样的责任。所以，岗位说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用，也是绩效考核的一个基本依据。（4）是对文秘主管进行教育与培训的依据对员工进行培训是为了满足岗位职务的需要，有针对性地对具有一定文化素质的员工进行岗位专业知识和实际技能的培训，完备上岗任职资格，提高员工胜任本岗本职工作的能力。根据岗位说明书的具体要求，对一些任职条件不足，但其它方面优秀、符合公司急需人才要求的员工进行教育和培训，提升他本身的素质，最后使其达到岗位说明书的任职要求。