(05)文件控制程序A02

编号：AW-QSP-05 版本/页改次：B/01

1. 目的

本程序说明了文件的发放、回收、更改与作废的控制，确保各场所使用的均为有效版本。

2. 范围

适用于与本公司质量管理体系有关的文件的控制。

3. 程序

3.1 质量管理体系文件

3.1.1 文件的批准与发布：

质量管理体系文件按照下列方式编制、审核、批准及保存:

文件类别 质量手册 程序文件 作业指引 记录表格

3.2 文件的标识和发放:

3.2.1 文件发布前必须经批准人批准后方可发行。

3.2.2 文件应以编号进行标识 (工模部的图纸按《图形文件编号作业指引》进行编号) ，其余

按下列方法执行。

质量手册 :

程序文件 : AW-QSP-XX

序号从01、02、03… 程序文件 深圳市有限公司

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AW-QM 质量手册

深圳市有限公司

编制 副管理者代表 各部主管 各部主管 各部主管 审核 管理者代表 管理者代表 批准 总经理 总经理 保存 文控中心 文控中心 文控中心 见质量记录清单 部门主管以上 部门主管 管理者代表 文件名称：文件控制程序

编号：AW-QSP-05 版本/页改次：B/01

**部门代号** 部门 代号

作业指引: AW-WI-XXX-XX 序号从01、02、03…

部门代号 作业文件 深圳市有限公司

记录表格: XXX- XX- X 版本/改次从A-A99 序号从01、02、03… 部门代号

外来文件: AW-OD-XXX-XXX 序号从001、002、003… 部门代号 外来文件 深圳市有限公司

版本/页改次 X / XX 编号01、02、03… 整份换版A、B、C…

文件的页码格式 X / X

共几页 第几页

部门 代号 部门 代号 部门 代号 部门 代号 行政人事部 ADM 财务部 FIN 资材部 PUR 工程部 ENG 生产部 PMC 品管部

QCA 业务部 SALE 3.2.3 归档管理的外来文件包括：

a)

工作中使用的国家标准、行业标准、地方标准和国际标准；

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文件名称：文件控制程序

编号：AW-QSP-05 版本/页改次：B/01 b) c) d)

顾客提供的图样、技术要求等； 各种物料、设备的使用说明书； 作为工作依据的其他外来文件和资料。

3.2.4 外来文件的接收、控制与保存：

a) b) c) d)

传真→总务部→相关部门→存档 电邮→相关部门→打印→存档 顺带→生产部→相关同事 邮件→保安部→相关同事

注：各收件部门负责人确认以上外来文件是否受控，如是，交文控中心加盖“外来文件”印章并编号（编号方法见3.2.2）并经管理者代表审批后放发，印章式样如下：

3.2.5 各需受控的文件经有关负责人审核、批准后交文控中心，由文控中心在其首页背面加盖“受控正本”印章（式样如下），填写《文件发放/收回记录表》后按要求复印并在首页加盖“受控副本”印章（式样如下），注明副本号（部门代号），发放到相关部门签收存档。 3.2.6 如客户或厂商等需借阅本公司受控文件，则在复印件上盖“参考文件”印章（式样如下），只作参考资料，不负责更改控制，本公司工作现场不准使用非受控本。

3.2.7 文件使用人不得涂改、损坏文件，不得使用失效或作废文件，一经发现由文控中心收回。

如需到文控中心借阅文件资料填写《文件资料借阅登记表》后方可借阅，并要妥当保管，确保其完整性。 3.3 文件的更改和换版

3.3.1 文件需要更改时，由相关责任部门填写《文件更改/销毁申请单》，注明更改的原因，并

经部门主管审核后，交管理者代表批准；文控中心则需填写《文件修改历史》记录该文件的修改情况。

3.3.2 文件申请批准后，由各申请部门实施更改，更改后交文控中心，文控中心按《文件发放

/收回记录表》上的发放部门和份数分发更改后的文件。

3.3.3 作废的旧版文件由文控中心按《文件发放/收回记录表》中的记录收回，作废文件加盖“作

废文件”印章（式样如下）或直接销毁，但文控中心的原稿文件保留电子档，如没有特殊要求则隔离两年，到存放期限后直接删掉。

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编号：AW-QSP-05 版本/页改次：B/01 3.3.4 质量手册、程序文件及作业指引中注明有版本及页改次，版本由「A」开始递增，页改

次由「01」开始递增，递增至「04」，当页改次超过「04」时，整份文件版本号上升一级，即版本「A」转为「B」而页改次归位为「01」，原版文件作废，换发新版本。其文件经修改后均需填写该文件的《文件修改历史》。

3.3.5 质量记录表格版本由「A」开始递增，修改一次为「A01」，直到「A99」，当记录表格修改超过「A99」时，版本号上升一级，即「A99」转为「B」，依次类推。 3.4 质量记录表格控制则按《质量记录控制程序》进行。 3.5 文件的日常管理：

3.5.1 文控中心负责将受控后的质量管理体系文件正本和质量记录表格原稿存档管理。 3.5.2 文件丢失后，应及时向文控中心提出申请，并填写《内部沟通单》，经管理者代表批准由

文控中心办理发放手续。

3.5.3每次内、外部质量审核前，由文件管理员检查有关在用文件的有效性，发现问题及时处

理。

3.6 受控文件定期评审：

质量体系文件定期召开评审会议，通常每年召开一次，以确保所批准的质量管理体系持续有效地推行，并且符合ISO 9001:2008之各项要求。 3.7 经发放的文件文控中心需登录于《文件资料一览表》内。

4. 相关文件

4.1《质量记录控制程序》 4.2《图形文件编号作业指引》 5. 相关表格

5.1 《文件修改历史》 5.2 《文件发放/收回记录表》 5.3 《文件更改/销毁申请单》 5. 4 《文件资料借阅登记表》 5. 5 《文件资料一览表》 5. 6 《内部沟通单》

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受控文件印章 生效日期 编 制 审 核 批 准 2018-4-1 袁启辉 曾小能 罗为 页码：

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