论组织的正式化过程

论组织的正式化过程

作者：苏雪梅

来源：《商业时代》2012年第19期

中图分类号：F270 文献标识码：A

内容摘要：组织的正式化过程是组织理论的一个基本问题，这一机制是通过个人的组织性、组织结构化和组织制度化三个层次的作用实现的。个人的可被组织化特性构成了组织正式化的前提，组织结构化使组织成为一个能够健康运作的整体，而制度化过程则形成了组织的共享价值和组织理性。

关键词：组织 正式化 正式组织 制度化

有关组织的研究在社会科学各领域有近百年的历史，研究者从多种角度和层次、依据多种范式对组织的发展过程进行了研究，形成了各种独特的组织理论，为他人开展组织理论研究提供了丰富的素材。但是，研究结论的多样性，也给组织研究带来了一定的困惑，不同研究范式和不同理论范畴的沟通遇到不应有的障碍。有学者指出，组织的正式化，是组织通过制度设计和行为安排，促使组织中的个人按照组织设计行使职能从而实现组织效率最大化的管理过程。本文基于此观点，从个人组织性、组织结构化和组织制度化三个层次对组织的正式化过程进行研究分析，期望建立一个使用简单、通用的概念阐述的正式组织分析范式，以此作为今后对正式组织进行研究的一种基本理论假设。 个人的组织性

个人加入一个组织，成为组织成员的实现过程，遵循如下机制：个人具有理性是加入组织的基本前提；由个人的基本需求产生一系列加入组织的动机；在动机的支配下，个人进行一系列的心理计算再进行决策；在决策计算和心理期望的平衡作用下，个人和组织形成了心理契约；加入组织的个人开始角色化过程，舍弃部分个人特性并被塑造成为具有组织特性的组织人。

（一）个人的理性基础

人的理性是一种认知能力或者认识方式，理性使人们用逻辑手段分析事物和做出决定，并试图提供因果关系的法则（夏军，1992）。 它也是控制或者调节行为、进行抽象思考的一种普遍能力（Bennett，Jonathan，19）。

经济学和管理学领域里，人的理性的假设认为：人对自己的行为带来的产出是有一定的效用偏好排序的，不同的行为选择总会伴随各种不同的结果，形成了一系列的手段——目的关系。如果一个行为产生的结果能够满足人的效用最大化要求，这种行为就是最合适的（March etc.，19；Herbert A.Simon，1976）。当个人具有了这种效用排序和手段选择的能力的时

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候，个人为了使自身需求被满足，多数情况下会进行理性的选择，某些情感、冲动等不理性或者非理性的行为就能够得到抑制。西蒙等人关于理性的有限性的研究，也是在承认人的理性这个基础上开展的。理性即使是有限的，仍是个人能够加入组织并使自身具有一定的组织个性的基本保证。

（二）个人选择组织化的条件

具有理性或者有限理性的个人，有着自身在物质上和心理上的需求。有关研究组织行为的理论在研究人的需求问题上形成了一系列动机理论，这些理论基本上都源于一些关于人的基本假定。本文关注的不是基本假定和动机理论，而是组织中人的动机是如何影响决策和行为的。 动机决策是个人选择组织化的条件。如前所述，人的行为会伴随一定的结果，人们形成了自己的一系列手段——目的层级关系。理性支配下的个人，首先考虑个人的需求，对个人的需求强度和多种需求的主次程度形成比较稳定的认识；满足这些需求，个人所必须付出的努力程度或者所必须付出的代价是何种情况，个人也要对此进行计算；在付出努力或代价之后，个人得到的结果与个人最初需求的匹配程度是个人需要计算的第三部分内容。通过上述动机计算过程，个人对需求、努力和结果在有限条件下形成了理性的认识，个人的决策就在这种计算的基础上做出。

动机计算，有力地支持着个人的决策；但个人的决策并不是全部都来源于动机计算的（Handy，C.，1993）。因为计算是要付出时间成本的，而且计算是在有限的条件下进行的。人们会根据个人的经验和先例来简化计算。但动机计算无疑是个人在理性指导下，逐步具备组织特性的一个必然的过程。个人会决定是否加入组织、在组织中做何种程度的工作努力、以及是否要离开组织这样的重要决策中，动机计算是必不可少的。动机计算是个人最基本的决策制定的依据，据此个人选择是否成为一个组织的成员，并具备基本的组织特征。 （三）个人与组织间契约形成

通过动机计算，个人会对决策进行理性的选择，尤其在个人选择加入组织成为组织一员的时候。组织与个人之间形成了一定的约定，一方面保证组织能够满足个人的动机计算和决策期望的酬劳或其他形式的替代品；另一方面，这种约定保证了个人能够按照组织的期望提供贡献。

多数情况下，组织与个人之间签有法律认可的契约，以保证组织与个人之间的相互承诺能够有明确性、可执行性和约束性。这是保障组织与个人关系稳定的一种方式。但并不是组织和个人之间的所有关系和约定都能以这种法律性质的契约表达出来。组织和个人之间还有一个双方认可的不需要直接表达出来的心理契约。

心理契约是组织与个人之间相互期望的总和，是一种组织与个人之间的交换关系（Rousseau D.M，Parks J.M.，1993）。个人期望通过个人的努力能够从组织获得自己需要的

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结果，用这些结果满足自身需求；而组织也期望通过提供给个人报酬或者其他等价物，使其能够为组织付出一定的贡献。

心理契约是组织与个人之间相联系的第一个桥梁，也是最重要的桥梁。书面形式（法律形式）的契约保证了双方关系的合法性，具有的是形式上的意义。而心理契约虽然没有被明确表达出来，却是更加稳定的。它才是联结个人和组织直接关系的真正纽带，是个人成为组织人的重要媒介。

组织与个人之间契约的形成，是个人组织化的一个重要标志。在契约的约定或者保证之下，作为组织成员的个人，对于自身行为的结果有了确定的预期；个人在契约范围内，放弃了直接满足个人需求的方式，个人目标也不被明确地表达出来，而是通过组织作为媒介来实现自己的需求。

（四）个人的角色化

根据法律契约和心理契约，组织与个人形成了较为确定的关系，个人贡献和组织报酬能够按契约的约定实现，形成了组织中个人行为的基本范围。真正使个人组织化的是个人的角色化。理性、动机计算和心理契约，复杂的心理过程使成为组织成员的个人具有角色化的倾向。 组织成员的角色化，使个人在组织中首先把自己定位为组织的成员，按照这一角色产生行为。个人的目标、需求、价值观在组织中得到了暂时的放弃，或者被角色化所掩盖。组织成员通过服从组织确定的目标，通过把目标吸引入个人的态度中，培养个人与其个性不同的组织个性。组织成员依据契约约定的范围、方式、程度和时间来工作，组织赋予个人的任务得以完成；同时，组织也为不同角色任务的完成提供了处理各种问题所必须的手段和工具，如资源、信息和设备（Herbert A.Simon，1976）。按照角色，组织成员之间具有了正式关系，得以进行协作；按照角色，组织成员成为组织这架机器的一个部分，保证组织机器的和谐运转，组织目标得以实现。

角色化使个人成为具备组织特征的个人，是组织领域一个关键的跨个人与组织层次的连接性机制。角色化赋予个人以组织特性，使个人为组织做贡献；个人的角色化行为实现组织的存续。按照角色化的要求，组织结构中需要分工和协作，需要信息沟通，对职位有了要求，产生权力关系。角色化成为了组织结构化和组织制度化的微观的基础。同时，组织内存在的角色不一致和角色矛盾，成为组织内冲突的重要来源，角色化既是来源也是解决冲突的重要手段。从这种意义上看，角色化也是组织制度化的内在要求。 组织的结构化

根据巴纳德的定义，正式组织是两个或两个以上个人有意识地协调的行为或力的体系（Barnard，Chester，1938）。组织在实质上是一个协作的系统，而表现出来的是由人的群体构成的一种结构。由于人的协作的复杂性，结构化是保证组织存在的基本要求。

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组织的结构化的框架表现为正式责任的分配，即为完成组织最终目标的途径。组织结构也可以被简单地定义为：将劳动划分成不同工作并协调这些工作的方式总和。组织往往通过纵向的分成等级结构和横向的分工来分解组织目标，形成了组织的职位，以及层级间和职位间的信息沟通机制，产生权力关系。 （一）分层等级结构

按照西蒙（1977）的组织思想，一个组织可以分为三个层次：第一层是基本工作过程，在生产性组织中，指取得原材料、生产产品、储存和运输的过程；中间层是程序化决策制定过程，指控制日常生产操作和分配系统；最上层是非程序化决策制定过程，指对整个系统进行设计和再设计，为系统提供基础的目标，并监控其活动。大型组织不仅分有层次，而且其结构普遍都是等级结构。

从组织目标的等级来看，这种纵向的分层等级体现了最终目标从上级结构向下级结构渗透的层次。这种等级结构也就是为了完成某种行为的相互环套的计划（Collinons，Randall，1977）。

（二）分工协作结构

根据组织内部完成任务的技术水平，组织将不同的行为和任务分配到组织内的不同部分，具有不同任务的组织不同部分形成了组织的部门。组织部门再在内部进行分工，将部门任务分解给部门成员。组织横向的分工协作系统是根据技术的要求而形成的。从组织目标角度看，横向的分工协作结构把组织的整体目标分解成为具有不同作用、需要完成特定功能的分目标，由横向的协作部门共同完成。而在横向的各部门内部，分目标变成了部门任务，再对其进行分工，任务最终落实到每个成员身上。这样，组织的整体目标分解为横向的部门任务，部门任务落实为员工任务，形成一个横向的组织内分工协作结构。 （三）职位

纵向的等级结构和横向的分工协作共同构造了组织结构的框架，横向和纵向相交或者结合会产生若干个结点，每个结点按照等级结构和分工的共同要求具有一定的责任，就形成了组织结构中的微观部分——职位。

职位的含义由等级结构和分工体系来规定。组织结构中的职位与个人的角色化紧密地联系在一起，职位的规定性使个人角色变得具体、形象，也使角色化变得可测量。 （四）信息沟通

分工导致不同功能的职位之间及不同部门之间，和等级结构导致不同等级层次之间，都需要有一种沟通机制才能保证责任的精确衔接，从而保证组织结构的有效性。组织结构只有在沟通的基础上才能建立，因为没有沟通，组织结构就无法影响个人行为。组织结构的每个特定职

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位完成其职责必须具信息并不是能够完全具备的，必须经过沟通才能获得。组织的结构、广度和范围从根本上看，都由信息沟通的效率决定。沟通也往往作为一种组织的重要任务，而被渗透在组织结构当中，有些组织在组织结构中就包含了专门负责沟通的部门。

组织中的沟通往往是双向的过程：一方面，信息从组织的各个职位、各个部门、各个层级向上流动，传递到权力中心或者其他需要做出决策的环节；另一方面，决策或者命令信息，也从决策中心传递到组织的其他部分。任何组织中都存在正式的沟通系统，各种口头和书面的方式都可以作为沟通的媒介，有明显意义的行为和动作也是信息流通的一个途径。组织结构所不能体现出来的影响力也是信息沟通的一个方式。

组织内的信息沟通连通了组织结构的各职位和各部门；同时也连通了各个等级层次，是贯穿整个组织的过程，是建立组织结构的关键因素。 （五）权力

组织结构中的权力分布，是组织结构的纹路，是群体影响个人、个人相互影响的正式途径。权力结构是组织结构化的必然产物。

分层等级结构产生了上下级关系，“上”意味着拥有更多的资源和支配下级的权力。依据组织结构等级化，不同的职位具有不同的权力，高一层的职位被定义为具有控制低层职位的权力。权力附属于职位，每一个职位占有人都可以得到相应的权力，而不管其是否具有相应的个人素质（Scott，W.R，1981）。权力结构对组织结构的稳定性有重要作用，同时也保证组织目标的实现。在组织机器顺利运转的情况下，权力能够起到提供决策、支持、资源和反馈的作用；在信息流通不畅、个人角色冲突、部门间角色冲突等情况下，权力能够化解冲突，是组织冲突矛盾解决所要依赖的一种力量。权力是组织对个人的影响力的一个重要来源。

总结以上的论述，组织结构是把组织表达为一个机械的模型，组织由此变为一个由各个可操作原件构成的机器。结构化成为一种手段或者工具，为组织目标的实现提供了必要的确定性和有效性。通过结构化，组织成员的行为变得更为确定，反过来，结构化也能使组织成员预期其他成员在特定条件下的行为。结构化赋予了组织确定性和理性。 组织的制度化

结构化，创造了组织的存在形式和组织成员的结合方式，使组织目标得以用这种方式实现。它是组织存续必然要采用的形式，是组织必经的进化过程。而为了使组织成为一部自循环的机器，正式组织也经历着制度化的过程。依据个人组织化和组织结构化的基础，组织不依赖于任何特定个体的参加，重要职位上的人事更替已经变得不再重要。领导，甚至是创新，都由于融入了正式的结构而被规则化和规范化（Schumpeter J.A，1947；Calbraith，John kenneth，1967）。

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在组织面临从环境而来的外界环境和压力时，面临组织成员、权力结构的变化时，面临组织内部和组织与外部的冲突时，组织便产生制度化需求。通过制度化过程，组织结构和组织个人行为便高过了完成任务这程度，变得有价值，超出了技术层面的局限。制度化进程形成了组织独特的结构能力和责任义务关系，这种关系更为稳定和持久。制度化在每个组织中的程度不同，一般表现为如下几个方面： （一）组织目标合法化且形成共享价值

制度化过程是一个使组织目标合法化的过程。一方面，由环境提供给组织的资源和组织由于环境而受到的这对矛盾的作用下，组织探索自身的存在价值和存在方式。组织目标与环境的要求和约束经过平衡的过程而变得有价值。从社会环境的角度，组织的目标具有了合法性。另一方面，个人的角色化与组织结构下的职位对应，个人按照职位的要求进一步角色化，组织目标被组织成员内化，成为个人认可的共同价值。从个人角度，组织目标具有了合法性，成为成员的共同价值取向。

（二）组织制度化的个人间关系形成权威结构

组织目标内化为组织价值，被个人分享。从组织结构角度看，结构中的每个职位，也内化了这种组织价值。制度化的人与人直接的关系，变成了职位与职位之间的关系，从原来特定的人或者具体的任务中抽象出来。权力来源于所处的职位，成为有合法根源的权威。人与人之间的力量关系转换为职位权威，而不是纯粹结构下的上下级间权力关系。组织结构的非人化特征成为基本特征，组织结构不依附于人存在，而依附于组织中的职位。

权威结构比权力结构表现出更多的稳定的和制度性的特征。权威使个力脱离个人而存在，由规则和制度代替了个人意志。 （三）组织理性

制度化是指一个价值中立的过程：使组织目标成为共同价值、使组织结构依赖职位、形成权威结构。通过制度化，实现了组织理性。各个职位的成员和群体都从组织共同的价值（即组织目标）出发来进行判断、决策，并确定自己的行为。组织理性代替了个人理性，这样组织也更加不依赖于某些个人的特征，人事变动不会影响组织的存续。 结论

通过以上对个人组织性、组织结构化和制度化这三个层次的分析，组织正式化过程呈现出如下的逻辑：个人具备成为组织成员的特性—理性、动机计算，个人通过契约和角色化实现组织化过程；组织结构化是组织存续的方式，等级结构和分工协作体系构成了组织结构的构架，结构化在组织内部产生了具体的职位分布、信息沟通机制和权利结构；组织通过制度化过程，使组织成为一部自循环的机器，制度化主要表现在组织目标合法化并成为组织的价值观依据，

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组织内上下级关系由权力结构制度化为权威关系，形成组织理性。以上述逻辑揭示出的正式组织本质，可以作为今后研究组织理论的参考。 参考文献：

1.夏军.非理性世界[M].三联出版社，1992

2.Bennett, Jonathan. Rationality: An Essay towards an Analysis [M]. Humanities Press, 19 3.March, James G., Simon, Herbert A. Organizations [M].John Wiley & Sons, 1958 4.Herbert A. Simon. Administrative Behavior [M]. The Free Press, 1976 5.Handy, C. Understanding Organizations[M].Oxford University Press,1993

6.Rousseau D. M., Parks J. M. The contracts of individuals and organizations [J]. In L. L. Cummings and B. M. Staw(Eds.), Research in organizational behavior, Greenwich, CT: JAI Press, 1993

7.Barnard, Chester. The Functions of the Executive [M]. Harvard University Press, 1938 8.Simon, Herbert A. The New Science of Management Decision [M].Prentice-Hall, Inc., 1977 9.Collins, Randall. Conflict Sociology: Toward an Explanatory Science [M]. Academic Press, 1977

10.Scott, W. R. Organizations: Rational, Natural, and Open Systems [M].Prentice Hall, 1981 11.Schumpeter J.A. The Creative Response in Economic History[J].Journal of Economic History, 1947