安全生产文件和档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加强耐驰公司与安全生产有关的文件、记录和档案管理,规范并确保各相关场所使用文件为有效版本,加强安全记录控制和档案管理,特制定安全生产文件和档案管理制度;

第二条 本制度的主要编制依据如下：

⑴中华人民共和国安全生产法中华人民共和国主席令第13号,自2014年12月1日起实施；

⑵企业安全生产标准化基本规范AQ/T9006-2010； ⑶机械制造业安全生产标准化规范AQ/T7009-2013; 第三条 本制度适用于公司安全生

、档案资料的管理;

第二章 职责

第四条 公司总经理负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件;

第五条 体系办公室负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁,负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发;

第六条 体系办公室责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件,如安全管理

制度安全生产责任制、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；

第七条公司各流程部负责组织各部门编制、修订、评审安全操作规程;

第八条工业健康与安全部负责生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放;

第九条 职能部门负责职责范围内文件的编制、审核,对职责范围内记录的格式及使用负责,对记录填写的规范性进行指导及监督,负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作;

第三章 管理程序

第十条 安全生产相关文件的分类 ⑴安全生产目标相关文件； ⑵机构和职责相关文件； ⑶安全投入相关文件；

⑷安全生产相关法律法规、标准规范、管理制度等相关文件； ⑸培训教育相关文件；

⑹设备设施、工艺信息等相关文件； ⑺作业安全相关文件； ⑻隐患排查治理相关文件；

⑼危险源监控的相关文件； ⑽职业健康的相关文件； ⑾应急救援的相关文件；

⑿事故调查、报告和处理的相关文件； ⒀绩效评定的相关文件;

第十一条 安全生产相关文件的编号和标识

管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由企业管理部负责,按管理体系要求统一进行编号控制;

安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”,并以印章标识;受控文件在更改时接受更改服务;持有文件人员因工作变动,应将“受控 ”文件交回文件发放部门;文件持有人不得私自复制文件,不得私自向外部人员借用、赠送、转让;

国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号;

第十二条 安全生产相关文件的编制、审核和批准

安全相关管理体系文件由安全环保质量部组织编制、审核,职能部门负责编制、审核职责范围内的文件;记录表格的制定由职能部门同时进行,企业已有的表格,可在文件中直接引用;

受控文件经审核并确定发放范围后,由企业主要负责人批准发布;

第十三条 安全生产相关文件的发放

企业管理部负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作,并填写文件清单以便于核对文件版本和检索;应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本;

安全生产相关文件的发放范围由安全质量环保部提出,企业主管领导或主要负责人批准后,由企业管理部发放;

安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录;

政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记,填制法律、法规与其他要求清单;

第十四条 安全生产相关文件的评审、修订

⑴企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审,对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估;经评估需修订的,或者由建议修订的部门提出修订意见和建议,由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布;文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录;

⑵安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注;当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时,对体系文件作整体换版处置,并做出相应的换版标注;

⑶所有安全生产相关文件的修订方式应在文件修订记录注明“修订方式”和“负责修订的人员”;

第十五条 安全生产相关文件的领用、借阅和复制

安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字;因破损需重新领用文件的,由文件使用

部门向文件发放部门提出申请后,以旧换新;若发生文件遗失,由遗失单位提出申请,经企业管理部负责人审批同意后方可补发;

内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时,应填写文件借阅记录,由企业管理部负责人批准;

第十六条 安全生产相关记录的格式设计和填写

各部门专用的记录格式,由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交企业管理部备案;

记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动,满足支持性文件的有关要求;一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等;

安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改;不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目,将该项用斜杠／划去；各相关栏目责任人签名不允许空白;如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据,签署更改人的姓名或加盖印章、日期;

第十七条 安全生产相关文件保管、作废与销毁

安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管;需归档保存的安全生产相关文件,每年或项目完成时向档案管理部门及时归档;

受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时,由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废,作废的文件应及时从使用场所撤出,需保存的加盖“作废留存”印章,确保防止作废文件的非预期使用;

对要销毁的作废文件,由原发放部门填写文件记录销毁清单,经分管领导批准后方可销

毁;方式有：粉碎、撕毁、烧毁、磁盘格式化,损坏光盘等;

第十八条 安全生产档案的分类

归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料;

第十九条 安全生产档案收集与移交的基本要求

归档材料应确保完整、准确真实、系统规范,反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程;

归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求,进行整理、编目造册; 具有重要保存价值的电子文件,应与内容相同的纸质文件同时归档; 第二十条 安全生产归档时间

各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档,也可按项目活动内容归档; 第二十一条 安全生产档案保存期限

安全生产档案保管期限分为永久、长期1—5年、短期1年以下三种; 档案管理人员调动工作时,必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗; 第二十二条 安全生产档案的利用

借阅、复制有密级的安全生产档案,必须按照国家有关保密的法律和法规办理;

安全生产档案利用中,要处理好安全生产档案保密和利用的关系,既要保护企业的知识

产权和商业秘密,保障企业的合法权益不受损害,又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用;在提供、利用、公布档案时,不得损害国家利益和他人的合法权益;

第二十三条 相关记录 ⑴文件清单； ⑵文件发放记录； ⑶文件回收记录； ⑷文件销毁记录； ⑸文件评审记录； ⑹文件修订记录； ⑺文件借阅记录;

第四章 附则

第二十四条 本制度与国家法律、法规相抵触时,按国家有关规定执行; 第二十五条 本制度修改权属公司生产运营流程,解释权属工业健康与安全部; 第二十六条 本制度自颁布之日起执行;