采购控制程序1

采购控制程序1 主题 版 本 文件编号： 页 码： 1 / 8 版 本： G 采购操纵程序 修 订 说 明 制订人 发行日期 批 准： 审 核： 拟 定： 发行日期： 会 签 及 分 发 会签 分发 部 门 签 名 日 期 会签 分发 部 门 签 名 日 期 [ ] [ ] 执行总裁 [ ] [ ] 市场营销中心 [ ] [ ] 生产营运中心 [ ] [ ] 专项目营运中心 [ ] [ ] 新项目营运中心 [ ] [ ] 财务中心 [ ] [ ] 人力行政中心 [ ] [ ] 工 程 部 [ ] [ ] 品 保 部 [ ] [ ] 生 产 部 [ ] [ ] 采 购 部 [ ] [ ] 化 工 部 [ ] [ ] 吸 塑 部 [ ] [ ] 来料加工部 归档确认： (DCC) 归档日期： 受 控 章

文件编号： 页 码： 2 / 8 版 本： G 主题 1

目的

采购操纵程序 1.1 规范采购行为，降低采购成本，确保公司各项物资供应（所有外购有形、无形物资，委外

加工产品等），加强公司采购的监督/执行管理，特制定本程序。

1.2 选择合格的供应商并对采购作业进行管理，确保采购的物品不含有标准所规定的化学物质，符合

规定要求，并要求供应商配合进行零件、原材料的化学物质调查（提供有关材料成分表、测试 报告、零部件行业技术标准，设备配置清单/操作说明等文件或者电子档资料）。 2 3 3.1

术语与定义

生产物料：用于产品生产用的主材料与辅助材料。 五金配件、建材等）

3.3 固定资产：指使用期限超过一年在生产过程中用来改变或者影响劳动对象的固定资本的实物形

态。

在生产过程中可长期发挥作用，长期保持原有实物形态，但其价值则随着企业生产经营活动而 逐步地转移到产品成本中去，并构成产品价值的构成部分。分固定资产（房屋、建筑物、机器、 机械、运输工具与其他与生产经营有关的设备、器具与工具等）与低值易耗品。 4

职责 4.1 采购部

4.1.1 主导供应商开发，供应商建档，供应商信用资料收集并复印给财务部作付款根据，供应能力评

估、交期操纵/跟进、商务谈判、超额运费引起市场失效或者潜在失效、客户中断原因分析及纠正/预防，送样前有关事宜跟进工作，对供应商施加与环境管理体系、有害物质管制过程有关的影响并跟进效果。

4.1.2 负责物料/物品的采购工作及提出所有物料供应商的MOQ（最小采购量）、Lead time（最

短交期）给PMC部作参考。

4.1.3负责采购执行中的日常工作（协议/合同拟订、付款申请、采购单拟订/传真/传送其他部门、品

质操纵及特殊跟进、采购档案的建立、市场信息收集、采购帐务处理、交期操纵及特殊跟进、 议价及降价计划执行）。 适用范围

本程序适用于本公司所有采购行为，即生产用料与非生产性用料、劳保用品、固定资产类物品采 购、委外加工产品采购、办公/文具用品及设备维修需用零部件等，与与采购有关联的各项管理。

3.2 非生产物料：指用于非生产使用的有关辅助材料（含：办公耗材、文具、劳保用品、机器设备、

文件编号 ： 页 码： 3 / 8 版 本： G 主题 4.1.5 协助品保部进行供应商来料品质管理。

采购操纵程序 4.1.4 负责采购完成后供应商保护，组织定期评审，供应商降价执行结果跟进。

4.1.6 跟进供应商来料批号管制及有害物质管制，如HSF或者ROHS标识、ICP测试报告

（SGS/ITS/CTI）、材质证明等的有效性。

4.1.7 负责与供方沟通可回收包装物循环、成本扣除或者包装/储运/防护要求提出。 4.2

品保部

月度总结，协助季度/年度评审及现场评审工作。 4.2.2 协助完成第一次采购前对供应商的初选与现场评审。 4.2.3 主导来料特采判定及必要时对供应商进行辅导。 4.2.4 主导供应商月/季品质会议及稽核供应商品质过程。

4.2.5 物料承认（指非第一次购买的物料即更换供应商时的物料承认）。 4.2.6 监督供应商是否按本公司或者客户要求对有害物质管制。

4.2.7 IQC接到仓储课发出的来料检验通知书后，1~3个工作日内需作出品质判定（特殊情况除外）。 4.3

工程部

4.3.1 负责提供判定收货的技术要求、使用条件、质量保证条件等作采购品质根据及IQC检验参考。 4.3.2 协助完成采购前对供应商的现场评审及必要时协助执行对供应商的月度或者季度或者年度评审。

4.3.3 新物料/物品承认及替代料确认。 4.4

仓储课

4.4.1 负责根据采购订单按单收货及通知IQC进行来料检验及验收合格入电脑帐及台帐。 4.4.2 负责外来包装物及可回收/不可回收包装物管理、退回供方、协助回收等。 4.4.3 负责对供应商来料管理工作稽核是否与PMC或者有关部门需求一致

4.4.4 负责审核供应商送货单信息是否填写完整及供应有否贴批号（LOT NO）及有害物质不含的标

识“HSF”或者“ROHS”。

4.5

PMC课

4.5.1 负责按市场营销中心各业务人员所接收到的“生产工程单”提出物料需求（用“请购单”执行）。 4.5.2 负责按采购部提供的材料供应行情或者特殊情况结合本公司客户及本公司特性拟订最高/最低

安全库存量、要紧原材料一览表，并抄送仓储课、采购部。

4.6

财务部

根据仓储课的<入库单>，品保部的检验记录，采购部的<采购单>，供应商的<送货单>与供应商对账；按采购部提出的“付款计划”付款或者协调付款执行；稽查仓库内存放材料占用资金的合理性。

4.2.1 IQC负责来料检验/测试，根据工程部提供的信息拟订来料检验标准，主导实施供应商品质

文件编号 ： 页 码： 4 / 8 版 本： G 主题 5 5.1

程序内容 供应商评审

采购操纵程序 5.1.1 所有供应商（要紧为主材供应商）在采购前务必依《供应商管理程序》完成评审作业。

A 所有供应商在纳入AVL《合格供应商一览表》前务必要求其提供营业执照、税务登记证、可

开税额能力、通过ISO9001、QC080000&ISO14001体系认证证书，对没通过认证的供 应商务必提交 “ISO9001、QC080000& ISO14001体系认证计划书”。

B 所有材料在采购前务必由供应商提供材料样品、承认书（一式四份承认书）/〈材质证明书〉/ 〈检测报告〉/MSDS (Material Safety Data Sheet，即化学品安全说明书或者称之化学品安全技术

说明书或者化学品安全数据说明书)，采购部收到样品及有关资料后填写<供方物料样品送检报告>给有关部门执行样品检测、承认，OK后及时将承认结果反馈给供应商（样品与<供方物料样品送检报告>一并给供应商作为后续交货之检验根据）。所有样品承认务必签实物板作为生产交货、验收、测试根据。

5.1.2 试用期供应商务必需齐备有关资料、评审后纳入<临时采购供应商一览表>。

5.1.3 经评审合格的供应商务必纳入AVL<合格供应商一览表>后呈最高管理者或者职务代理人批

准后执行商业往来抄送财务部、仓库、IQC、体系中心。未经评审并列入<合格供应商一览表> 供应商，严禁执行采购。

5.2 采购申请

5.2.1直接生产物料的请购由PMC课按订单实际需求量及同意生产损耗值、库存量提出申请。 5.2.2 要紧原材料（含油墨）由PMC课结合库存量、实际需求量提出申请。

5.2.3 生产辅料、劳保用品、成品包装用PE袋、纸箱等由仓储课依各部门的实际用量、适量存量按月

提出申请。

5.2.4 文具、办公用品及耗材、后勤（电工用照明、线路耗材、日用小五金等）用料/物品由管理部按

月实际用量、适量存量提出申请。

5.2.5 非生产特殊用料及生产辅料由使用部门按月/周需求提出申请，特急件务必经部门主管及以上批

准后方可“急”购。

5.2.6 生产设备常用易损零部件由机修工按易损件适当备货或者月/周需求提出申请。 5.2.7 所有申请根据《请购作业指导书》，部门主管批准后方可采购。 5.3

采购执行

税额、保质/保固期、品质责任、服务/保护责任、包装方式，必要时有备件清单等信息。如否 一律不同意采购。

5.3.2采购部随即查询有关资料，进行相应的“询价/比价与议价”作业，在价格得到部门主管、最高 5.3.1 采购部在接到<请购单>后，以物料的类别与特性决定采购方式。所有报价单务必有付款方式、

文件编号 ： 页 码： 5 / 8 版 本： G 主题 采购操纵程序 管理者或者其职务代理人批准后方可执行作业。

5.3.3采购部将<请购单>通过系统转成<采购单>，单上需明确载明：供应商资料、品名、规格/型号、

数量/重量、价格/币别，交付期、付款方式，品质/环保标准要求，不含有害物质等信息，以传真 （或者复印件）发送给供应商（<采购单>一式四份，财务、采购、仓库、供应商各一份）。 5.3.4 <采购单>经部门主管审核，最高管理者或者其职务代理人核准后，再传真给供应商，供应商收

到后须在半个工作日内确认回传，否视默认。

5.3.5 新物料的采购优先考虑现有的合格供应商。

5.3.6 客户指定供应商按《采购操纵程序》、《供应商管理程序》执行或者按客户要求执行，但不能免

除

其供应合格产品的所有责任。

5.3.7 所有物料采购务必是从<合格供应商一览表>与<临时供应商一览表>中的供应商采购，当<请购

单>中的物料为新料时则务必完成5.1工作后进行采购（特殊紧急情况时报部门最高管理者批准 后处理）。

5.3.8 物料采购时务必依照品质与环保有关要求让供应商提交相应的资料与证明（如材质证明、ICP

报告，有害物质不使用证明等）（ICP报告指SGS或者ITS或者CTI等权威机构出示的报告）。 5.4 采购操纵（即拟、审、核、决权限界定）：

5.4.1 报价单：由供应商按产品制造或者成本构成而制的“报价单”，传真或者正本给本公司采购部，

每类

物料或者产品务必按采购5R原则（适时、适地、适质、适量、适价）有3—5家以上“报价单” 待选产品采购价格，务必经采购部最高管理者或者其职务代理人批准后方可执行采购，固定资

产

类务必经最高管理者或者其职务代理人批准后方为有效。 5.4.2 采购单

A 原材料采购单张《采购单》金额为RMB5000.00（含5000）元以上务必经部门最高管理者或者

其指定职务代理人批准后方为有效，生产辅料采购单张《采购单》金额为RMB2000（含2000） 元以上需经部门最高管理者或者其指定职务代理人批准后有效；固定资产或者机器设备零件配件务必经部门最高管理者审核、公司最高管理者或者其指定职务代理人批准后有效；所有由公司

代购产品或者设备及其配件需经部门最高管理者、公司最高管理者或者其职务代理人批准后有效，办公用品、劳保用品、电工用料、后勤用品等采购按生产辅料之核决权限执行。 B 所有《采购单》审批时务必附请购单单号，用途等信息。 5.4.3 请款单

A 原材料、辅料、劳保用品、办公用品、电工电料等原则上与供方以帐期进行往来，且务必在

双核对无误后方可请款。单张请款单在RMB5000元（含5000）以上务必由公司最高管理者 或者其职务代理人批准后方执行付款；固定资产类需经最高管理者批准后方可执行付款。 B 如因特殊务必提早或者应急处理务必得到部门最高管理者或者公司最高管理者批准后方可。

文件编号 ： 页 码： 6 / 8 版 本： G 主题 5.5 采购跟踪作业

采购操纵程序 C 所有商业往来付款根据务必按“合同”或者“协议”执行，且供应务必出示有效税票方可付款。 5.5.1 当<采购单>下达给供应商后需进行确认（电话或者EMAIL），并要求供应商在半个工作内回复

交期并回传，以免影响交期而延误生产，否视供应商默认交期及有关要求。

5.5.2 采购部在下达<采购单>后，根据供应商回复的交期进行后续交货状况的跟进，必要时制订相应

的交货进度跟踪表进行跟踪，同时自下单时间开始须半个工作日内按PMC要求回复交期。

5.5.3 当供应商的交货延期（或者不能持续交货）务必以邮件或者书面“通知”反馈信息，且采购部

应自

知息后半小时内知会市场营销中心/PMC课/生产部等有关单位作出应对措施，必要时召开会 议讨论处理方案。

5.5.4 因生产条件、市场需求变化需要更换物料采购时，采购部需知悉要求信息立即与供应商协商，

达成一致意见后进行订单更换或者取消作业（因变更产生成本变化须更换采购单并分清责 任归属）。

5.5.5 采购部须会同品保部SQE依《供应商管理程序》定期对供应商进行品质/交期/价格/超额运费

引起本公司市场失效/服务等项目进行综合评价，并完成相应的跟踪事宜。

5.5.6 采购部在收到IQC检验判定不合格并贴附不合格标识之物料时，一个工作日内查明原因，并

通知供应商在3个工作日内办理退料手续；最长不得超过7个工作日，根据PMC要求交期， 及时补回好品。若供应商未能及时处理，本公司可作收取其场地占用费及自行报废处理，所 有退货缺失从供应商当月货款中扣除（特殊情况需有书面或者邮件根据）。

5.5.7 供应商来料如达不到本公司生产或者客户要求，因我方货期紧急，需要特采的物料，扣除供应

商

本批货款10%（在当月应付款中直接扣除）。

5.6 采购帐务处理

5.6.1 采购部根据约定的付款方式/期限进行供应商交货帐务整理与核帐作业。

5.6.2 采购部在与供应商核帐完成后在规定时间内进行请款作业并将“请款单”连同相应的 “对帐

单”经部门主管审核、最高管理者或者其职务代理人批准后转财务部进行货款支付作业，关于

部

分零星“采购物料或者物品”则依特殊方式进行请款与支付作业（如现金支付）。

5.6.3 采购部需于每月月底的最后一天将下月需付款的计划以邮件或者书面方式报财务部。

5.7 记录处理 试报

告及样品、供应商开户银行信息、采购单、图纸或者有关测试报告及其他涉及商业往来及本公司

经营的有关资料不可随意摆放，以防泄密。具体按《文件与资料操纵程序》、《记录操纵程序》 进行管理、储存、处理作业。

5.7.1 所有有关物料/物品载有价格或者其他信息的资料或者记录如报价单、供应商资料表、送样测

5.7.2 所有未完成 <采购单>/<请购单>需归档待随时查核、跟进、协调（与其他资料分开）。 文件编号 ： 页 码： 7 / 8 版 本： G 主题 5.8 采购成本Cost down

采购操纵程序 采购部需依公司进展需求与年度经营目标，采取多种方式操纵采购成本，要求供应商执行年度、 季度降价计划，达成采购成本Cost down管理目标。如有属于供方行业或者本公司行业特性执行

年度累计采购量返点/返利不列入Cost down 考核内容中，但须按行业特性执行。 5.9 数据分析与整理

A 采购部主管应于每月5日前就上月采购总金额及现金支出与不一致时间长短的月结交易方式、

供

应商超单送货等进行统计及纠正/预防分析，以达成优化供应资源及操纵现金流量的根据。 B 采购部主管应与品保部SQE对每月/每季供应商准时交货率、品质合格率、超额运费引起潜在

市场失效进行分析与提出改善计策，对不合格供应商务必执行淘汰。

C 与采购执行与采购管理有关的数据务必作为管理评审输入内容，如在管理评审执行时无与采购

有关的数据输入视采购管理与执行无效或者不合格。

5.10 信息共享与保密

A 采购部需将经批准后的“报价单”即时输入ERP系统及抄送财务部作核算成本及付款的根据。 B 所有与采购有关的信息或者资源如供应商信息、报价信息等可作为公司内部持续改善的参考，

对采购成本如公司内非采购部门询价或者审核的成本较采购部门低时采购部需提出纠正/预防措施，必要时对有关人员按《奖惩规定》执行；公司内所有与采购有关的信息按《保密制度》执行。

6 6.1 6.2 6.3 6.4

记录 <请购单> <采购单>

TB-PU-001

TB-CD-006

<合格供应商一览表>

<临时采购供应商一栏表>

6.5 7 7.1 7.3 7.4 7.5 <供方物料样品送检报告> 参考文件

《供应商管理程序》 《记录操纵程序》

TB-QD-093

CPPC-QP-007 CPPC-CP-001 CPPC-CP-002 WI-PU-002

《文件与资料操纵程序》 《请购作业指导书》

7.6 《特采作业管制程序》 CPPC-QP-026

文件编号： 页 码： 8 / 8 版 本： G 主题 8 主流程 购单>给 仓库/财 非生产性物生产性物料 暂收入仓 供应商送货 采购跟进交期 回传确认 复印<采传真给供应商 审批 下采购单 采购申请 采购计划 采购操纵程序 责任单位 需求部门 采购部 采购部 采购部 者 采购部 采购部 仓储 有关说明 根据需求提出申请 有关表单 请购单 流程图 根据申请制定采购计划 请购单 按计划下采购单 对采购单进行审批 请购单 请购单 最高管理 传真给供应商 将采购需求的全面内容请购单 请购单 依供应商回复进行采购 采购单 按要求对来料进行核对 送货单/请购单/采购单

存档 使用部门确认 特采 订单跟踪 IQC检验 品保部 按检验要求进行检验