人事档案管理制度20190314

一、总则

1.1为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和使用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，结合公司实际，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司人事档案管理的各项工作，包括人事档案收集、编号归档、保管和借阅等。

1.3公司人力部门的主要职责：

1.3.1负责制定、修改和完善公司人事档案管理的相关管理制度与实施细则。

1.3.2负责人事档案管理制度的实施工作，并进行具体指导和监督检查。

1.3.3收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索功能。

1.4人事档案是在组织人事管理活动中形成的各项记录，以个人为单位归档保存的文字、声像等资料。

二、材料归档

2.1新员工办理入职手续2日内，人事档案管理人员将新员工的人事档案收集、整理、归档。

2.2人事档案的归档内容：

2.2.1个人简历、员工登记表、面试评估表、薪酬核定审批表。 2.2.2个人身份证、毕业证书(或可查的学信网证明打印截图）、学位证书、职称证书、资格证书等复印件。

2.2.3《劳动合同书》、《劳动合同补充协议》、《保密协议》、《竞业禁止》等。 2.2.4原单位解除劳动合同证明。 2.2.5工作期间，各类表彰、奖励、晋升晋级、任职、处罚处分等人事材料。 2.3人事档案管理员不得擅自处理或销毁档案材料，若人员离职或退休，转移至固定存放点，保存期五年。

三、档案的借阅与查阅

3.1人事档案原则上不借阅。公司各部门确因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人事负责人批准后方可查阅。外单位来公司查阅人事档案时，必须持盖有公章的单位介绍信和本人工作证或身份证，经当事人同意和人人事负责人批准后方可查阅。

3.2借阅档案要如期归还。逾期不还的。档案员必须及时追回。 3.3借阅档案时，档案员和借阅者要当面点清材料份数和页数，并登记签字，有遗失、缺页、损坏等情况时，应立即追查有关人员责任。

3.4未经同意不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料。

3.5人事档案管理人员每月检查核对一次借用和查档次数，并及时做好档案入库归位工作。

3.6公司建立档案查阅登记制度，对查阅档案进行登记。

四、档案管理工作要求

4.1人事档案管理实行专员责任制，由人事部门负责安排专人保管与整理。 4.2人事档案管理员做好档案管理的各项工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理。

4.3人事档案管理人员负责档案的安全性，应及时上锁，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等防范工作，如发现隐患应及时采取措施。

4.4每月归档及整理一次。

4.5人事部门对员工职位变动和薪酬调整等所形成的材料，应及时收集并整理，保证档性。

4.6解除（终止）劳动合同人员的档案，在办理解除（终止）劳动合同手续后，一周内转移至固定存放点。 五、档案的保密要求

5.1档案管理人员不得擅自提供档案或向他人泄露档案内容；整理档案过程中不得丢失档案材料，不随便议论档案内容；不得将档案材料随意放置。 5.2档案管理人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案。

5.3个人不得擅自转移、分散和销毁档案材料，需要销毁的材料必须进行登记，经人力资源科负责人批准后，按照销毁规定的程序销毁。 六、附则

6.1本规定由公司人事部门制定，其解释权和修订权归公司人事部门所有。

附件：《人事档案管理表单》

人事档案管理表单

1、人事目录表 编号 文件类别 文件名称 页数 建档位置 建档时间 备注

2、人事档案信息表 姓名 基本情况 性别 情况 身份证号码 婚姻状况 学历/专业 籍贯 联系电话 担任职务 转正时间 续签时间 文件名称 应聘者登记表 身份证复印件 劳动合同书 保密协议 薪酬审批表 职务聘任通知 民族 情况 出生日期 政治面貌 毕业学校 户口所在地 现住址 备注 聘用情况 所属部门 入职时间 合同到期时间 备注 文件名称 个人简历 应聘者面试评估表 学历证书复制件 劳动合同补充协议 竞业禁止 薪酬晋升审批表 中止合同/续签审批表 档案情况

3、档案查阅登记表 序号 档案编号 档案名称 查阅人 查阅时间 用途 经办人 备注