表格管理合理化

表格管理合理化

在成熟的企业里，一般都会出现这样一种情况：部门齐备，结构完整，但是不干实事，基本上是形同虚设。在管理上被称作是衙门化形式，这种管理上出现的弊端对企业是非常不利的。所谓衙门化，就是只注重形式不做实事。就像是古代的衙门，大老爷高高地坐在公堂上，下面的人们都屏住呼吸，不敢大声说话，连咳嗽都不敢。表面来看，大老爷也是在办公，但真正为百姓做的事情却很少，所以那衙门也就形同虚设了。有些企业的一些部门也如同县官衙门，虽有名但无实。

王永庆从开始创办公司就知道，当公司发展成一个大型的企业集团后也会出现这样的情况。所以，在其公司还没有成为集团的时候，他就将各项管理做到了面面俱到，以避免“衙门化”现象在台塑出现。

其实企业“衙门化”现象在欧美发达国家的企业也存在。不同的是，发达国家的企业是组织型的衙门化，而的企业则是官僚型衙门化，这就是管理的差距。很显然，组织型的衙门化要官僚型的衙门化更有效率，因为组织毕竟还会偏向于管理，而官僚往往是制，效率高与不高也就不言而喻。

企业管理衙门化，还有一个很重要的原因就是企业所在地的当局的保护。当局为什么要这样做呢？

因为同样的产品，企业就竞争不过国外企业，而当局为了保护本土企业不受到外来企业的“压迫”，才运用对本土企业进行保护。也正是因为此，当许多企业与外来企业竞争失败后，并没有从自身找原因，因为他们知道还有当局的保护能够让自己达到垄断的目的。

有先见之明的王永庆认为，当局保护不利于企业的发展，相反只会让企业开始对当局保护产生依赖，从而更加骄纵，这样的管理职能会让企业的发展越来越糟糕。王永庆很反对当局保护。在，每两年都要举行一次所谓的“国建会”。就是当局邀请岛内外各行各业风骚人物，以及学者专家对经济建设与社会发展提建议，定对策。王永庆说，要防止企业衙门化的出现，就要实行规范化管理。对此，他的方法就是不断检讨表格和流程，来促进各项管理工作的规范化。而这一方法就是王永庆所说的表格化管理。

表格化管理，是通过对过去每个工作过程中留下的表格以及所有流程、制度，进行深入检讨、研究，来提高管理效率的方法。而这种管理方法的要旨就是要不断检讨表格和流程。管理者必须要对任何一个工作环节进行认真的分析和讨论，对工作过程的记录以及留下的其他一些证据不能有丝毫的马虎，如果不专心地研究这些表格，就不可能发现问题，更谈不上解决问题了。

据国外一个研究机构调查发现，每一个事故发生前都会有36种征兆，每种征兆又有很多的细节表现。而表格和流程管理就可以让人们注意到这些细节。可见，对于一个企业来讲，不断检讨表格和流程是多么的重要。

表格化管理要求管理者要将管理知识和实际工作联系在一起，做到融会贯通，这样才有效果。如果只是知道管理的一些名词，但对于如何实施却不懂或者没有深究，只是做表面文章，就很难达到真正意义上的管理。

王永庆在谈到表格化管理的时候说，要做到表格化管理，管理者首先就要有一定的标准，什么是好的，什么是坏的。例如某一个单位公认为是有效率的单位，那么它究竟好在哪里，还有没有可以改进的地方？这样就可以检讨考验一番，学习其中的有效率的管理措施，分析它产生的环境、适应的范围。王永庆曾遇到过这种情况，台塑一个部门有20名

成员，每一位都非常忙碌，但忙些什么，值不值得忙，身为他们的上司却不太清楚。管理者经过两次检讨，并在一个礼拜天请所有的人员坐下来研究一番，将所有的文件及事务流程整理好一起摆出来。然后花了1天时间，将流程上的每一个“点”、每一张表格、整个制度，深入检讨研究，重新设计表格，重新安排了流程。结果，20位员工和管理者都明白了以前盲目忙碌的原因，那就是杂乱无章，并且人浮于事。于是大家同意将人员减少一半，其中10位员工马上改调其他部门。经过这次的表格化检讨，这个部门的人员虽然减少，但工作却比以前轻松，每一位员工都在自己的岗位上发挥到了极致。

事实证明，不断检讨表格和流程可以提高部门工作效率。所以，这种表格化管理对企业来说是非常实用的。

王永庆说，有的企业资料很多，生产的、管理的、销售的、采购的等一应俱全，但是企业发展却不能达到理想状态，经常出现库存过高、原材料断货现象，采购时间过长，费时费力。这样企业的生产就很难进行，就很难合理发展。诸多的企业都犯过这样一个毛病，那就是把许多资料当作是每月及每半年一次的盘存工作，把品名、规格、数量等记录下来，填记一大本表格，将库存量统计一下，然后由填表人依序呈送资材主管、厂长和经理过目。但为什么要这样做却从不考虑，仅是潦潦草草看过就算了。

王永庆曾经从资材管理上谈论过表格化管理的重要性。他说，资材管理的第一个先决条件是，表格的设计一定要达到管理上的要求，也就是说要达到合理化。合理化的表格至少要有如下两个栏目：其一是材料主管的“处理对策”。比如说，东西滞存了3个月怎么办？如果有了这一栏，材料主管就会考虑这东西是让它继续滞存在仓库，还是赶快处理掉，或是其他种种办法，并逐条填列出来。如果没有这一栏，材料主管就很难尽到自己的职责，发挥自己的作用，而盘存工作也就完全失去意义。第二是“厂长或经理批示”一栏，资材主管签注的意见如何，所拟的处理办法又如何，厂长或经理在批示判定之前，就要从合理

化管理的要求出发，采取具体的措施。一旦批示了，有没有处理，处理得怎样，这些都要追踪。这样做就能做到科学管理，但是只有这样并不能实现表格化管理的合理化。在日常的管理工作中，有些事情是需要灵活处理的。

比如一个员工外出办事，首先要经管理者批准，填报到什么地方，要怎么样去，去干什么，经核准后才可以乘车外出，这是一般的流程。这样做不仅浪费时间，而且毫无意义。如果业务比较急，需要立刻外出洽谈，这时事后补办手续应是最好的选择。管理者应切记：管理的目的是效率，而不是为了用规则规范人。企业经营的目的是为了发展，能够创造利润，如果一味地强调规矩，就不利于工作的进行。

管理表格的优势不仅体现在企业的内部管理上，还体现在外部事务办理上。

有一段时期，企业都在喊进口原料在加工出口的冲退税手续很难办，那些没有办过这些事情的人就会闻风丧胆，认为这条路最好不要走。但是，王永庆并不相信。结果，他走了一次后发现，这种现象很多时候是那些前来办理手续的企业造成的，因为那些企业本身就没有把资料准备好，也没有一定的表格来记录这些事情，这样往往要跑很多次才能办理成功。而如果手续齐全，把所有证件都准备好，海关一般不会积压太久，否则可以给“财政部”去函，反映海关积压公事，这样事情也就可以很快解决了。

可见，如果管理者能够提前把事情搞清楚，有一套管理制度，有一套设计完整的管理表格，那么根本就不会发生这种所谓麻烦的冲退税业务。

在我们看来，表格化管理其实就是管理者想要达到合理化管理的一种手段。王永庆认为，一个企业之所以不能达到管理合理化，没有表格化管理是一个重要因素。所以，台塑的表格化管理已经达到了台塑人共知并共行的地步了。