表格管理合理化
在成熟的企业里,一般都会出现这样一种情况:部门齐备,结构完整,但是不干实事,基本上是形同虚设。在管理上被称作是衙门化形式,这种管理上出现的弊端对企业是非常不利的。所谓衙门化,就是只注重形式不做实事。就像是古代的衙门,大老爷高高地坐在公堂上,下面的人们都屏住呼吸,不敢大声说话,连咳嗽都不敢。表面来看,大老爷也是在办公,但真正为百姓做的事情却很少,所以那衙门也就形同虚设了。有些企业的一些部门也如同县官衙门,虽有名但无实。
王永庆从开始创办公司就知道,当公司发展成一个大型的企业集团后也会出现这样的情况。所以,在其公司还没有成为集团的时候,他就将各项管理做到了面面俱到,以避免“衙门化”现象在台塑出现。
其实企业“衙门化”现象在欧美发达国家的企业也存在。不同的是,发达国家的企业是组织型的衙门化,而的企业则是官僚型衙门化,这就是管理的差距。很显然,组织型的衙门化要官僚型的衙门化更有效率,因为组织毕竟还会偏向于管理,而官僚往往是制,效率高与不高也就不言而喻。
企业管理衙门化,还有一个很重要的原因就是企业所在地的当局的保护。当局为什么要这样做呢?
因为同样的产品,企业就竞争不过国外企业,而当局为了保护本土企业不受到外来企业的“压迫”,才运用对本土企业进行保护。也正是因为此,当许多企业与外来企业竞争失败后,并没有从自身找原因,因为他们知道还有当局的保护能够让自己达到垄断的目的。
有先见之明的王永庆认为,当局保护不利于企业的发展,相反只会让企业开始对当局保护产生依赖,从而更加骄纵,这样的管理职能会让企业的发展越来越糟糕。王永庆很反对当局保护。在,每两年都要举行一次所谓的“国建会”。就是当局邀请岛内外各行各业风骚人物,以及学者专家对经济建设与社会发展提建议,定对策。王永庆说,要防止企业衙门化的出现,就要实行规范化管理。对此,他的方法就是不断检讨表格和流程,来促进各项管理工作的规范化。而这一方法就是王永庆所说的表格化管理。
表格化管理,是通过对过去每个工作过程中留下的表格以及所有流程、制度,进行深入检讨、研究,来提高管理效率的方法。而这种管理方法的要旨就是要不断检讨表格和流程。管理者必须要对任何一个工作环节进行认真的分析和讨论,对工作过程的记录以及留下的其他一些证据不能有丝毫的马虎,如果不专心地研究这些表格,就不可能发现问题,更谈不上解决问题了。
据国外一个研究机构调查发现,每一个事故发生前都会有36种征兆,每种征兆又有很多的细节表现。而表格和流程管理就可以让人们注意到这些细节。可见,对于一个企业来讲,不断检讨表格和流程是多么的重要。
表格化管理要求管理者要将管理知识和实际工作联系在一起,做到融会贯通,这样才有效果。如果只是知道管理的一些名词,但对于如何实施却不懂或者没有深究,只是做表面文章,就很难达到真正意义上的管理。
王永庆在谈到表格化管理的时候说,要做到表格化管理,管理者首先就要有一定的标准,什么是好的,什么是坏的。例如某一个单位公认为是有效率的单位,那么它究竟好在哪里,还有没有可以改进的地方?这样就可以检讨考验一番,学习其中的有效率的管理措施,分析它产生的环境、适应的范围。王永庆曾遇到过这种情况,台塑一个部门有20名
成员,每一位都非常忙碌,但忙些什么,值不值得忙,身为他们的上司却不太清楚。管理者经过两次检讨,并在一个礼拜天请所有的人员坐下来研究一番,将所有的文件及事务流程整理好一起摆出来。然后花了1天时间,将流程上的每一个“点”、每一张表格、整个制度,深入检讨研究,重新设计表格,重新安排了流程。结果,20位员工和管理者都明白了以前盲目忙碌的原因,那就是杂乱无章,并且人浮于事。于是大家同意将人员减少一半,其中10位员工马上改调其他部门。经过这次的表格化检讨,这个部门的人员虽然减少,但工作却比以前轻松,每一位员工都在自己的岗位上发挥到了极致。
事实证明,不断检讨表格和流程可以提高部门工作效率。所以,这种表格化管理对企业来说是非常实用的。
王永庆说,有的企业资料很多,生产的、管理的、销售的、采购的等一应俱全,但是企业发展却不能达到理想状态,经常出现库存过高、原材料断货现象,采购时间过长,费时费力。这样企业的生产就很难进行,就很难合理发展。诸多的企业都犯过这样一个毛病,那就是把许多资料当作是每月及每半年一次的盘存工作,把品名、规格、数量等记录下来,填记一大本表格,将库存量统计一下,然后由填表人依序呈送资材主管、厂长和经理过目。但为什么要这样做却从不考虑,仅是潦潦草草看过就算了。
王永庆曾经从资材管理上谈论过表格化管理的重要性。他说,资材管理的第一个先决条件是,表格的设计一定要达到管理上的要求,也就是说要达到合理化。合理化的表格至少要有如下两个栏目:其一是材料主管的“处理对策”。比如说,东西滞存了3个月怎么办?如果有了这一栏,材料主管就会考虑这东西是让它继续滞存在仓库,还是赶快处理掉,或是其他种种办法,并逐条填列出来。如果没有这一栏,材料主管就很难尽到自己的职责,发挥自己的作用,而盘存工作也就完全失去意义。第二是“厂长或经理批示”一栏,资材主管签注的意见如何,所拟的处理办法又如何,厂长或经理在批示判定之前,就要从合理
化管理的要求出发,采取具体的措施。一旦批示了,有没有处理,处理得怎样,这些都要追踪。这样做就能做到科学管理,但是只有这样并不能实现表格化管理的合理化。在日常的管理工作中,有些事情是需要灵活处理的。
比如一个员工外出办事,首先要经管理者批准,填报到什么地方,要怎么样去,去干什么,经核准后才可以乘车外出,这是一般的流程。这样做不仅浪费时间,而且毫无意义。如果业务比较急,需要立刻外出洽谈,这时事后补办手续应是最好的选择。管理者应切记:管理的目的是效率,而不是为了用规则规范人。企业经营的目的是为了发展,能够创造利润,如果一味地强调规矩,就不利于工作的进行。
管理表格的优势不仅体现在企业的内部管理上,还体现在外部事务办理上。
有一段时期,企业都在喊进口原料在加工出口的冲退税手续很难办,那些没有办过这些事情的人就会闻风丧胆,认为这条路最好不要走。但是,王永庆并不相信。结果,他走了一次后发现,这种现象很多时候是那些前来办理手续的企业造成的,因为那些企业本身就没有把资料准备好,也没有一定的表格来记录这些事情,这样往往要跑很多次才能办理成功。而如果手续齐全,把所有证件都准备好,海关一般不会积压太久,否则可以给“财政部”去函,反映海关积压公事,这样事情也就可以很快解决了。
可见,如果管理者能够提前把事情搞清楚,有一套管理制度,有一套设计完整的管理表格,那么根本就不会发生这种所谓麻烦的冲退税业务。
在我们看来,表格化管理其实就是管理者想要达到合理化管理的一种手段。王永庆认为,一个企业之所以不能达到管理合理化,没有表格化管理是一个重要因素。所以,台塑的表格化管理已经达到了台塑人共知并共行的地步了。
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