两种人事档案管理模式的分析与比较

两种人事档案管理模式的分析与比较

作者：王晓欢

来源：《科学与财富》2014年第05期

摘 要：随着市场经济体制的日益完善，我国档案管理制度和人事管理制度相继进行了改革，同时人事档案工作模式发生了翻天覆地的变化。在人事档案管理中，如果沿用传统的管理模式，其必然无法适应日新月异的市场发展需要，因此必须要探索出能满足市场经济发展和社会主义建设需要的档案管理制度。本文从人事档案封闭式、开放式管理特点与优劣做了比较，分析了它们的未来发展情况。

关键词：人事档案；档案管理；管理模式；研究比较

在社会主义市场经济条件下，传统的人事档案管理模式越来越无法适应当今社会发展要求，因此必须要探索一种全新的管理模式。目前，人事档案管理产生了内向型封闭式和社会化开放式两种不同的管理策略，这里我们就这两种档案管理模式进行了研究和对比，分析了两者之间的优势与发展情况。 一、内向型封闭式管理模式

内向型封闭式档案管理指的是人事档案单位由内部管理机构、管理人员利用和管理的档案方式，这些档案一般都是不对外开放的档案资源。目前，党政机关、企事业单位在岗的国家公务人员、教师科研人员等人事档案工作普遍采用这种方法进行管理，这一管理模式的应用有着传统档案管理体制所不具备的独特优势，具体表现在下列方面： 1、有利于单位人事档案资源的收集和管理

由于人事档案资源的产生一般都局限于本单位工作人员，因此在档案资源收集的时候仅仅是对单位内部工作人员的资料进行搜集和整理的。同时，由于单位工作人员的工作内容大致相同，因此在人力资源档案搜集中普遍采用了一致的工作标准，以便于档案管理和规范。同时，对档案保管中，采用分类排放、鉴定，采用一般较为一致的标准来进行档案资源整理，这样很快经历了档案成果研究，对档案资源的利用提供方便。 2、有利于人事档案资源的保密

人事档案资源是企业发展的基础，是企业人事管理、人事任用的标准。在档案管理中，做好人事档案管理是考察、了解和用人的关键，是单位工作人员工作中所形成的最真实、最原始的记录。因此，采用内向型封闭式管理模式能够有效的提高档案资源的保密工作，使得档案管理工作变得更加规范、科学、合理。 二、社会化开放式档案管理模式

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社会化开放式档案管理模式是市场经济体制下建立的全新档案管理模式，这与市场经济体制和社会信息化发展程度有着密切关系，是适应社会化、开放化管理要求的管理机制。在档案管理工作中，开放式档案管理包含有以下几方面内容： 1、人事档案管理机构、管理对象的社会化

在市场经济条件下，由于经济组织的复杂化、多样化，由此产生的档案形式也复杂多样。这种人事档案资源的存在虽然有利于人才的吸纳、引进和流动，但是与传统的人事档案制度发生了剧烈的碰撞，使得传统档案管理机制受到挑战。在这种时代背景下，一种全新的档案管理方式应运而生，令人事档案管理成为社会化活动，成为人事档案管理的重要组成部分，也使得人事档案具备了社会化性质。从管理机构上进行分析，人事档案社会化开放式管理不像计划经济时代那种内部管理，这一管理方式的应用改变了传统只收集内部人事档案的现象，在市场经济条件下已经建立了具有较强社会性质的人事档案管理机构，逐渐形成了面向社会的档案管理模式。其管理对象包含了流动性人员的档案资料收集、本单位档案收集以及其他单位工作人员的档案收集。这种档案管理方式更加趋向于社会化、综合化，是一种为整个社会发展做服务的人事管理制度。

2、人事档案来源广泛性和复杂性

人事档案管理机构、管理对象存在着明确的社会性特征，这也决定了人事档案资源的广泛性和内容的复杂性。在传统的档案管理工作中，人事档案的收集、整理以及利用往往都是通过各单位内部人员进行的，这种档案资源利用单一、来源简单，这就形成了档案管理缓慢的特征。而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。 3、利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关 的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。 三、两种模式比较

1、两种模式各有利弊，处于并存阶段。

人事档案社会化开放式管理模式，是社会主义市场经济条件下的一种新模式，是对传统人事档案管理模式的补充， 将与传统人事档案封闭式管理模式并存发展。就传统模式而言，人事档案由各单位内部组织人事机构分别管理， 保密性较好， 利用也较方便， 不仅在过去的人

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事档案管理中起到了重要作用， 而且在今天也还有一定的适用范围。但这种模式比较封闭和内向， 不应成为现代人事档案管理中的唯一模式， 需要更新、改革， 建立新的模式， 社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式。这种模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但也存在泄密、丢失等问题。 我们应充分发挥两者的优势， 克服各自的弊端，使人事档案管理模式更加完善。 2、人事档案开放式管理模式

目前主要适用于流动人员的人事档案管理。由于流动人员中许多是辞职、辞退、脱离原单位或没有工作单位的科技人员与管理人员等， 其档案与一般人事档案相比， 具有一定的特点，因而在管理模式与方法上也有所不同。目前鉴于流动人员一般没有固定的单位，工作变动较大，与单位没有什么联系，他们的人事档案可由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，有利于对这类档案进行管理和利用。 四、结束语

21世纪将是一个更加开放的时代。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显， 人才流动的数量会日益增多， 因而在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式，将成为可能。 参考文献

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[2] 庄承江，黄晓艳. 谈人事档案管理模式的发展——社会化、开放式管理[J]. 中国科技信息. 2005（08）

[3] 康蠡，周铭，李忠峪. 我国省域国家综合档案馆生态位宽度测评及建议[J]. 图书情报工作. 2014（03）

[4] 朱玉媛，鲁文艳，李军. 我国流动人员人事档案管理的现状与对策[J]. 图书情报知识. 2007（03）